Зберігання даних про дзвінки для інтеграції з Pipedrive
При інтеграції Ringostat та CRM Pipedrive у останню автоматично передаються дані по дзвінкам:
аудіозаписи розмови;
із якого та на який номер був дзвінок;
статус дзвінка;
UTM мітки.
Але інколи, може статися збій. Наприклад, користувач, під доступами котрого було увімкнено інтеграцію, змінив пароль у срм. У такому випадку генерується новий API-токен, по якому підключається інтеграція, та Рінгостат немає більше можливості передавати інформацію. У результаті – до срм не потраплятиме інформація по майбутнім дзвінкам.
Щоб уникнути цього необхідно включити додаткове налаштування для повторної відправки даних до СРМ системи. У разі виникнення збою, достатньо один раз активувати інтеграцію, перед цим обравши у меню "Відправити дані в срм після повторної активації":
Чекбокс із вибором з’являється після відключення інтеграції. Перед повторним включенням потрібно поставити галочку у чекбоксі, а потом лише активувати інтеграцію.
Якщо опція була включена, то після повторної активації інтеграції Ringostat відправить дані у срм за останні три дні: два попередніх та сьогоднішній.
Передача даних із форм на сайті до CRM
Для передачі даних із форм потрібно виконати декілька кроків:
Перший крок
Активувати або перевірити чи активна в проекті інтеграція із формами.
При перевірці слід звернути увагу на те, чи зроблені всі необхідні налаштування цього розділу, перевірити можна по даній інструкції.
Другий крок
Необхідно внести зміни у сценарій інтеграції, відмітивши галочками ті суті, які потрібно створювати при заповненні форми на сайті.
Третій крок
Налаштування у блоці "Передача даних з полів ваших форм до Pipedrive".
Блок має чотири підрозділи:
Відповідність за замовчуванням – список полів, які не доступні до редагування. Це поля інтеграції, в які передаються utm-мітки.
Відповідність для угоди – передача додаткових даних у поля угоди.
Відповідність для контакта – передача додаткових даних у поля контакту.
Відповідність для організації – передача додаткових даних у поля організації.
В першому стовпчику цього підрозділу потрібно вказати поле у СРМ системі, куди передаватимуться дані.
У другому – тип даних, які передаватимуться. Всього три типи: змінні Ringostat, поля із вашої форми на сайті та константи.
В третьому стовпчику потрібно вказати значення, які передаватимемо у СРМ систему, в залежності від обраного типу даних:
Змінні Ringostat — всі доступні параметри можна побачити у випадаючому списку, з якого можна вибрати потрібну змінну.
Поле із вашої форми — тут потрібно вказати атрибут поля, тобто
name. Саме із цього поля передаватиметься інформація до срм по результату заповнення форми на сайті. Якщо в різних формах атрибутиnameрізні, то вкажіть їх через кому.Константи — у цьому полі можна вказати статичну помітку, яка передаватиметься до СРМ системи після заповненя форми на сайті.
Приклад налаштування:
У результаті опрацювання запиту у Pipedrive створюватиметься контакт із:
фактичним ім’ям клієнта, яке він вказав при заповненні форми;
номером телефону клієнта;
іншими даними, які містяться у формі на сайті та які налаштовані для передачі у срм.
Особливості роботи функціоналу
Порядок створення сутностей (контакт, угода, організація, завдання)
У Pipedrive створення сутностей відбувається у наступній послідовності: Організація —> Контакт —> Угода —> Завдання.
Як інтеграція визначає чи існує сутність у Pipedrive перед створенням?
Спочатку інтеграція проводить пошук за номером телефону. Для номера телефону може бути задано кілька полів:
Інтеграція перевіряє чи отримана інформація під час заповнення форми поля tel. Якщо ні – йде перевірка за полем phone та іншими відповідними полями.
Перевірка йтимепо всім вказаним іменам поля у налаштуваннях "Передача даних з полів ваших форм до Pipedrive".
Якщо хоча б одне із вказаних полей інтеграція отримала — проводиться автоматична перевірка у СРМ системі на наявність сутностей із таким номером телефону:
Сутності немає — контакт чи іншу вказану у налаштуваннях сутність буде створено інтеграцією.
Якщо ж під час заповнення форми клієнт не заповнив поле, в якому є номер телефону — проводиться пошук сутностей по емейлу. Якщо емейл не вказаний — пошук по clientid.
Виконання пошуку у срм
Щоб пошук сутності був максимально точним, перед пошуком інтеграція вирізає з номера телефону спецсимволи.
Оновлення міток
За аналогією з іншими інтеграціями мітки оновлюються лише якщо всі поля utm-міток порожні.
Робота з угодами
Оскільки для угоди немає окремого поля із номером телефону — система шукає угоду по контакту (особа у СРМ системі). Відповідно, якщо в СРМ системі є лише організація, а в налаштуваннях сценарію інтеграції налаштовано створення організації та угоди – угода буде створена без зв'язки з організацією.
Передача угод до обраних воронок
Угоди створюються у воронку, яка була зазначена "за замовчуванням".
Розумна переадресація виклику
Розумна переадресація вирішує ряд завдань:
автоматизації бізнес-процесів;
збільшення ефективності роботи відділу продажів;
скорочення часу дозвону клієнтів до компанії, для зручності використання телефонії.
Розумна переадресація дозволяє правильно розподілити дзвінки між менеджерами та зв'язати клієнта в першу чергу з менеджером відповідальним за угоду.
Перед дзвінком менеджеру, Ringostat відправляє запит у CRM систему на перевірку наявності відкритого контакту з номером клієнта. За наявності такого контакту дзвінок буде направлено менеджеру, за яким закріплено контакт із номером:
якщо контакту з номером телефону немає у CRM системі — відбувається перевірка на наявність організації;
якщо немає контакту, ні організації — перевіряється наявність відкритої угоди з номером телефонуючого;
якщо така угода є — дзвінок надсилається менеджеру, за яким закріплено цю угоду;
якщо за номером того, хто дзвонить, немає ні контакту, ні організації ні відкритої угоди — дзвінок буде направлений далі за схемою переадресації.
Порядок і пріоритет можна встановити в налаштуваннях, про що йтиметься далі.
Для цього вам необхідно зробити такі кроки:
Створити блок переадресації з напрямком "Відповідальний менеджер".
Вибрати пріоритет напрямків дзвінка.
При дзвінку на схему переадресації із напрямком "Відповідальний менеджер":
Ringostat шукатиме відкриті сутності відповідно до пріоритету заданого в налаштуваннях
Дзвінок буде переадресовано на напрямки відповідального менеджера у першій знайденій сутності
Якщо відповідального за сутність не знайдено, дзвінок буде перенаправлено на наступний напрямок у схемі переадресації, який слід задати резервним.
Наприклад, якщо задати пріоритет пошуку таким: контакт — угода, Ringostat спочатку шукатимемо відповідального за контактом і тільки потім по угоді.