Одні з найпопулярніших питань серед користувачів нашого сервісу - це питання по співробітниках. Здавалось би нічого складного, але є багато нюансів, про які необхідно знати для успішного створення профілю співробітника.
Отже, нумо розбиратись послідовно.
1. Створення співробітника
Щоб додати нового менеджера в проект, вам ОБОВ’ЯЗКОВО потрібні:
e-mail - електронна адреса співробітника для відкриття доступу до сервісу для нього.
Зверніть увагу:
- e-mail має бути унікальним;
- його не можна змінити через деякий час. Якщо це необхідно, тоді єдиний варіант - видалити профіль співробітника і створити новий з новим e-mail;
- співробітників з поштою .ru додати не можна.
ПІБ - прізвище, ім'я та по-батькові. Можна вказати повні дані або лише ім'я, прізвище чи підписати менеджер один/менеджер два (внесені дані мають бути унікальними). Головне, щоб вам було легко орієнтуватися, потім хто є хто.
Важливо! У базову вартість продукту включено 3 робочих місця. Кожне наступне буде автоматично додано до вартості. Інформацію з приводу зміни вартості ви можете уточнити в чаті підтримки.
Покрокове створення профілю співробітника описано в статті.
2. Доступи для входу в особистий кабінет та додаток Рінгостат
Якщо співробітник буде використовувати для дзвінків додаток Ringostat Smart Phone на ПК, не забудьте це відмітити під час створення sip-акаунту!
2. Щоб мати можливість користуватися додатком Рінгостату тільки на мобільному телефоні, відмітьте лише «У телефоні».
3. Якщо необхідно встановити додаток і на ПК, і на мобільному телефоні, створіть два окремих sip-акаунти.
4. Менеджер користується іншим додатком для дзвінків? Тоді при створенні sip-акаунту не відмічайте його використання в Ringostat Smart Phone.
Під час додавання профілю співробітника в систему Ringostat створюються логіни та паролі менеджерів для входу в додаток.
Для авторизації в додатку Ringostat Smart Phone можна використовувати:
Логін (пошта) та пароль особистого кабінету Ringostat.
Логін та пароль sip-акаунта.
Авторизацію через акаунт Google (якщо пошта зареєстрована в Ringostat).
Якщо ви забули пароль від особистого кабінету Ringostat, його можна відновити за посиланням https://app.ringostat.com/uk/login/ через форму «Забули пароль».
3. Прив'язка до інтеграції
Якщо новий менеджер працює в CRM, не забудьте зв'язати співробітника Ringostat з його профілем в CRM.
Для цього в розділі «Маркетплейс інтеграцій» перейдіть у налаштування інтеграції.
У розділі «Співробітники» оберіть відповідність між менеджерами в СРМ та в особистому кабінеті Ringostat. Збережіть налаштування.
4. Налаштування схеми переадресації
Якщо менеджер використовує вхідні дзвінки - додайте його в потрібну схему переадресації або налаштуйте для нього нову.
У розділі «Віртуальна АТС» -> «Переадресація» вам доступна можливість створювати та редагувати схеми переадресації дзвінків для проекту.
1. Створення та налаштування нових схем для приймання вхідних дзвінків детально описано в цій статті.
2. Якщо у схемах переадресації вашого проекту використовується черга дзвінків, і потрібно додати нового співробітника саме сюди, дотримуйтеся наступних інструкцій.
Перейдіть до розділу “Черга дзвінків” та натисніть “Редагувати”.
У вікні, яке з’явиться, потрібно клацнути на “Налаштування напрямків (операторів)”.
Натисніть «Додати напрямок» і виберіть зі списку потрібний. Збережіть налаштування.
3. Потрібно додати менеджера до схеми з IVR-меню?
Тоді перейдіть у розділ «Голосове меню IVR», виберіть потрібну схему та натисніть «Редагувати».
Виберіть “Налаштування таблиці переадресації”
Перевірте, які схеми задіяні в IVR, і також потрібно вирішити, в яку з них додати менеджера.
4. Щоб додати співробітника у вже існуючу схему переадресації, перейдіть до розділу «Переадресація», оберіть потрібну схему та блок для редагування.
У формі, яка з’явиться, натисніть «Додати напрямок» і виберіть потрібний. Збережіть налаштування.
5. Налаштування вихідного зв'язку
Налаштувати вихідний зв'язок для менеджера, можна перейшовши у відповідний розділ проекту.
1) Якщо необхідно закріпити за менеджером окремий номер для вихідних дзвінків, тоді це легко можна зробити за кілька кроків:
Натисніть «Нове правило». У першій вкладці "Для того, хто дзвонить" оберіть тип облікового запису — SIP або співробітник.
Після цього оберіть зі списку потрібний сіп-акаунт або менеджера.
Виберіть “Єдиний вихідний номер”, з якого співробітник здійснюватиме вихідні дзвінки. Натисніть «Додати» і збережіть налаштування.
2 ) Якщо один SIP-аккаунт/співробітник має телефонувати з різних номерів, враховуючи тип напрямку, налаштувати правила можна так само в декілька кліків:
У розділі "Налаштування вихідного зв'язку" натисніть "Нове правило".
Оберіть третю вкладку "Комбіноване".
Тепер оберіть тип того, хто дзвонить. Налаштувати можна як для SIP, так і для співробітників та відділів. (1)
Далі вам потрібно обрати тип напряму (код країни) чи префікс. (2)
Оберіть номер зі списку. (3)
Після того, як ви вказали напрямок, виберіть єдиний вихідний номер зі списку та натисніть «Додати», а потім «Зберегти» на сторінці налаштувань вихідного зв’язку.
Детальніше про налаштування правил вихідного зв'язку ми описали в цих статтях.
Якщо необхідно обмежити вихідний зв'язок для когось з менеджерів, та залишити тільки можливість використовувати вхідні дзвінки, - налаштувати обмеження досить просто:
Заборона вихідних дзвінків для SIP-акаунтів
У розділі «Налаштування вихідного зв’язку» знайдіть блок «Заборонити вихідні дзвінки для SIP-акаунтів».
Виберіть потрібний SIP-акаунт зі списку. Можна вибрати більше одного. І збережіть налаштування.
6. Видалення та редагування профілю співробітника
1. Перед тим, як видалити оператора, радимо перевірити, чи не закріплений він як старший менеджер у CRM, та чи не встановлена для номерів окрема схема переадресації, в якій задіяний саме цей менеджер. За необхідності внесіть зміни в налаштування CRM або вхідних дзвінків.
Для видалення менеджера перейдіть до розділу «Співробітники» та натисніть «Видалити співробітника».
2. Якщо потрібно відредагувати дані співробітника: додати контакти, змінити внутрішній номер або ПІБ, оберіть «Редагувати».
Після переходу в картку співробітника внесіть необхідні зміни.
Важливо! Якщо менеджер звільнений, а замість нього буде працювати інший, - радимо створювати новий профіль, а не редагувати дані звільненого співробітника. Чому? Це необхідно для того, щоб коректно відображалась інформація у звітах для нового оператора і не підтягувались старі дані.