Сторінка налаштування голосового меню розташована в особистому кабінеті Ringostat у розділі "Віртуальна АТС" — "Голосове меню (IVR)".
Для створення схеми меню потрібно натиснути "Додати схему голосового меню" і ввести її назву:
У списку схем голосового меню з'явиться тільки що створена схема. Для доступу до сторінки налаштувань схеми потрібно обрати "Редагувати":
Сторінку налаштування схеми голосового меню можна розділити на 3 блоки:
умови введення додаткових номерів;
налаштування аудіо;
налаштування переадресації дзвінків.
1. Налаштування аудіо
Звернувшись до вашої компанії, перше, що почує клієнт, це Голосове меню IVR. Привітайте вашого клієнта милозвучним та привітним голосом з бездоганною дикцією і тембром професійного диктора, який замінить втомлений під кінець робочого дня голос секретаря. :)
Аудіозаписи є орієнтиром у голосовому меню, які дозволяють клієнту самостійно обрати потрібний напрямок дзвінка, тому ми рекомендуємо підійти відповідально до вибору тексту та запису аудіо.
Поширені помилки під час запису аудіо:
додавання аудіореклами;
відсутність фонової музики після привітання;
довготривале привітання (довше 10 секунд).
Щоб завантажити готовий аудіозапис у налаштуваннях схеми меню, натисніть кнопку "Налаштування аудіо":
Для завантаження доступно 3 типи аудіозапису, які будуть відтворюватись в залежності від дій клієнта:
Аудіо перед введенням додаткового номеру — активує брендоване голосове привітання та перелік напрямів та/або напрямок для введення додаткового номера;
Аудіо перед повторним введенням додаткового номеру — буде звучати перед повторенням введення додаткового номера (якщо встановлена можливість робити декілька спроб) після помилкового введення;
Аудіо після невдалого введення додаткового номеру — активується після невдалого введення додаткового номера (якщо закінчилися спроби введення) і дозволить зрозуміти подальшу маршрутизацію дзвінка.
Вимоги до аудіофайлів:
формат аудіозапису — *.wav, mono, 16 біт, 8000 Гц; *MP3
розмір аудіофайлу – не більше ніж 5 Мб.
Якщо ви ще не маєте записаних аудіо повідомлень можете звернутися до цієї статті
2. Налаштування переадресації дзвінків
Голосове меню не повинно бути дуже складним. Інакше оператор зв’язку може просто завершити дзвінок і ви втратите клієнта. Ми рекомендуємо використовувати однорівневе голосове меню із вибором максимум 4 варіантів напрямів.
Перше, що потрібно налаштувати, це напрям дзвінка у разі невдалого введення додаткового номера.
Попередньо потрібно створити схему переадресації (наприклад відправити дзвінок на секретаря) і вибрати його/її у списку, що випадає.
Ця схема переадресації допоможе зберегти дзвінок клієнта, який з тієї чи іншої причини не встиг ввести додатковий номер, або помилився при введенні додаткового номеру.
Для маршрутизації дзвінків у системі передбачено 2 варіанти налаштування:
Використовуючи webhook номер переадресації дзвінків (детальніше з налаштування у статті бази знань);
Використовуючи внутрішню таблицю переадресації дзвінків (розглянемо на прикладі нижче):
Щоб отримати доступ до сторінки налаштування, натисніть кнопку "Налаштування таблиць переадресації". Щоб створити додатковий номер та напрям дзвінка, натисніть "Додати переадресацію"
У вікні додавання переадресації, потрібно вказати напрям дзвінка, додатковий номер та таймаут відправки виклику:
Напрямок переадресації — у списку доступні такі напрямки дзвінків:
SIP — переадресація на існуючий sip-аккаунт або створення нового sip-аккаунта в рамках віртуальної АТС Ringostat; Приклад
Номер телефону — переадресація на вказаний номер телефону; Приклад
Зовнішній SIP — переадресація на SIP-обліковий запис створений в рамках стороннього сервісу або особистої ВАТС; Приклад
Схема переадресації — переадресація на створену схему переадресації відповідно до статті бази знань; Приклад
Схема додаткових номерів — переадресація на ще одну схему додаткових номерів, у разі багаторівневої голосової системи IVR; Приклад
Співробітник — переадресація на існуючого співробітника в особистому кабінеті Ringostat; Приклад
Відділ — переадресація на існуючий відділ із закріпленими за ним співробітниками; Приклад
Загальний вигляд налаштованої таблиці переадресації дзвінків:
Після заповнення таблиці необхідно повернутися на сторінку налаштування схеми голосового меню та застосувати зміни, натиснувши на кнопку "Зберегти".
Останній етап налаштування — це створення схеми переадресації з напрямком Голосове меню IVR.
Після створення даної схеми потрібно привласнити її тим номерам, у яких ви хочете активувати голосове меню.
На цьому налаштування завершено!
Best practices
Налаштування голосового меню може бути дуже індивідуальним для кожного клієнта, але є те, що ми радимо обов'язково налаштувати в кожному меню.
Це налаштування - "Схема переадресації на випадок невдалого введення додаткового номеру".
Увімкнувши цю функцію ви застрахуєте себе від втрачених дзвінків де клієнт ввів неправильну цифру, або ж взагалі не зробив вибір. Дзвінки всеодно надійдуть на резервну схему яку ви створили завчасно і дзвінок буде збережено.