Пропущені дзвінки – одна з основних проблем, з якою доводиться стикатися відділу продажів. Є безліч інструментів та гнучких налаштувань, які дозволяють мінімізувати кількість неприйнятих дзвінків. Але що ж робити з рештою дзвінків, які все ж могли пропустити?
Якщо ви вже використовуєте віртуальну АТС від Ringostat, тоді вам знадобиться “Звіт про пропущені необроблені дзвінки” у вирішенні даного завдання.
А саме, за допомогою нього ви можете моніторити пропущені дзвінки від клієнтів, з якими ще не встигли зв'язатися.
Даний звіт дозволить вам більш ефективно контролювати відділ продажу та повертати потенційних клієнтів.
Його можна знайти в розділі "Центр звернень" - "Звіт про пропущені необроблені дзвінки".
Цей звіт відрізняється від стандартного попередньо встановленого звіту про пропущені дзвінки тим, що він фіксує лише актуальні дзвінки. Тобто. ті, що були пропущені та на які не передзвонили.
Зверніть увагу: у звіті відображаються дзвінки за останній місяць.
Наприклад, менеджер пропустив дзвінок від клієнта та побачив інформацію про це у звіті. Він оперативно подзвонив на номер клієнта за пропущеним дзвінком.
Після цього, при оновленні сторінки, пропущений дзвінок від цього клієнта буде автоматично прибраний зі звіту.
Таким чином, ви можете відстежувати кількість не оброблених дзвінків, не витрачаючи час на пошуки вихідних дзвінків клієнтам, які до вас не дозвонились.
Так, у звіті завжди буде відображено лише актуальну інформацію про звернення, які залишилися поза увагою.
Якщо менеджеру вдалося додзвонитися до клієнта, пропущені дзвінки автоматично видаляються з цього звіту. Тут, для зручності, рекомендуємо вам скористатися коментарями у картці дзвінка, щоб фіксувати спроби менеджерів додзвонитися клієнту. Детальніше про роботу з карткою дзвінка можете дізнатись у цій статті.
Якщо ж клієнт самостійно додзвонився до вас після пропущеного дзвінка, то цей дзвінок так само буде автоматично прибраний зі звіту про пропущені не оброблені дзвінки.
Ось як виглядає даний звіт:
Поле “Кількість спроб зв'язатися з клієнтом” та поле “Пропущених від клієнта” створені для того, щоб голова відділу продажів міг перевірити, скільки пропущених було від одного номера, а також скільки разів менеджер намагався передзвонити клієнту.
Якщо вам необхідно видалити дзвінок зі звіту про пропущені та не оброблені дзвінки вручну, то вам потрібно зробити наступні кроки:
1. Відзначити хоча б один чекбокс біля часу дзвінка або обрати кілька дзвінків таким же чином:
2. Після активації чекбоксу одразу ж активується кнопка Опрацьован у лівому верхньому кутку звіту, натисніть на неї
3. Відкриється поле, в якому потрібно буде вказати причину видалення дзвінка зі звіту про пропущені та не оброблені.
4. Впишіть причину (обов'язковий пункт) та натисніть на кнопку “ОК”
5. Дзвінок автоматично видаліться зі звіту, а ваш коментар буде додано до картки дзвінка в Журналі дзвінків із зазначенням імені співробітника, який цей коментар залишив
Зверніть увагу, що при мануальному видаленні дзвінка зі звіту буде видалено інформацію про всі пропущені дзвінки з номера клієнта.
Чим корисний звіт про пропущені необроблені дзвінки:
Ви бачитимете не тільки, скільки клієнтів вам не додзвонилося, а й скільки дзвінків потрібно обробити.
Ви бачитимете тільки ті не відповідальні дзвінки, які вимагають вашої уваги. Це допоможе уникнути плутанини.
Ви не витрачатимете час на те, щоб зрозуміти, чи передзвонив менеджер клієнту, який вам не додзвонився.
Можна робити висновки, наскільки уважні менеджери та наскільки швидко передзвонюють клієнтам.
При регулярному перегляді цього звіту ви зможете швидко повертати клієнтів, доки вони не пішли до конкурентів.
Зробивши кілька кліків, керівник може побачити наслідки недбалості менеджерів — і це дисциплінує відділ продажу загалом.
Ви завжди можете зрозуміти, наскільки ефективним є ваш відділ продажів — в ідеалі наприкінці дня цей звіт має бути порожнім.