Пропущені дзвінки – одна з основних проблем, з якою доводиться стикатися відділу продажів. Є безліч інструментів та гнучких налаштувань, які дозволяють мінімізувати кількість неприйнятих дзвінків. Але що ж робити з рештою дзвінків, які все ж могли пропустити?
Якщо ви вже використовуєте віртуальну АТС від Ringostat, тоді вам знадобиться “Звіт про пропущені необроблені дзвінки” у вирішенні даного завдання.
А саме, за допомогою нього ви можете моніторити пропущені дзвінки від клієнтів, з якими ще не встигли зв'язатися.
Даний звіт дозволить вам більш ефективно контролювати відділ продажу та повертати потенційних клієнтів.
Його можна знайти в розділі "Центр звернень" - "Звіт про пропущені необроблені дзвінки".
Цей звіт відрізняється від стандартного попередньо встановленого звіту про пропущені дзвінки тим, що він фіксує лише актуальні дзвінки. Тобто ті, що були пропущені та на які не передзвонили. Також у вкладці Оброблені дзвінки можна перевірити які пропущені дзвінки вже опрацювали.
Зверніть увагу: у звіті відображаються дзвінки за останній місяць.
Наприклад, менеджер пропустив дзвінок від клієнта та побачив інформацію про це у звіті. Він оперативно подзвонив на номер клієнта за пропущеним дзвінком.
Після цього, при оновленні сторінки, пропущений дзвінок від цього клієнта буде автоматично прибраний з вкладки "Необроблені дзвінки" і перенесений у вкладку "Оброблені дзвінки".
Таким чином, ви можете відстежувати кількість не оброблених дзвінків, не витрачаючи час на пошуки вихідних дзвінків клієнтам, які до вас не додзвонились.
Так, у звіті завжди буде відображено лише актуальну інформацію про звернення, які залишилися поза увагою.
Якщо менеджеру вдалося додзвонитися до клієнта, пропущені дзвінки автоматично видаляються з цього звіту.
Якщо клієнт самостійно додзвонився до вас після пропущеного дзвінка, то цей дзвінок так само буде автоматично прибраний зі звіту про пропущені не оброблені дзвінки.
Ось як виглядає даний звіт:
Можна обрати дату, за який необхідно переглянути інформацію:
Експортувати дані файл з обраним розширенням:
В звіті можна побачити час першого пропущеного дзвінка від клієнта та час останнього пропущеного дзвінка. Якщо був тільки один дзвінок, час буде однаковим. Якщо декілька пропущених дзвінків, дата відрізнятиметься і ви побачите з якого часу вам не може додзвонитися клієнт:
Для зручності створена ще одна колонка Як довго втрачений дзвінок. Тут порахована різниця між першим та останнім пропущеним дзвінком:
Також у звіті автоматично відображається причина пропущеного дзвінка:
Причини, що виставляються системою автоматично:
Поза робочим часом — дзвінок, що був здійснений поза робочим часом, виставленим в налаштуваннях проєкту
Скинуто раніше 10 секунд — клієнт поклав слухавку протягом перших 10 секунд
Скинуто під час вітального повідомлення — клієнт поклад слухавку під час прослуховування вітального повідомлення
Скинуто під час навігації по IVR — клієнт поклав слухавку під час навігації по IVR меню: не вибрав опцію в меню або прослухав усі опції меню і поклав слухавку
Менеджери не відповіли на дзвінок — дзвінок йшов на менеджерів, але вони не відповіли
Усі менеджери були зайняті або недоступні — дзвінок був пропущений, бо всі менеджери були зайняті в інших дзвінках / офлайн / стояв режим Не турбувати у додатку
Не спрацювала схема переадресації — дзвінок пропущений з причини того, що не налаштована схема переадресації для номера у проєкті
Дзвінок з або на заборонений напрямок — був замовлений колбек на номер, який система визначила як заборонений напрямок (неправильний номер, обмеження зі сторони налаштувань чи оператора). Детальнішу інформацію ви можете отримати звернувшись до нашої технічної підтримки.
Поле “Кількість спроб зв'язатися з клієнтом” та поле “Пропущених від клієнта” створені для того, щоб керівник відділу продажів міг перевірити, скільки пропущених було від одного номера, а також скільки разів менеджер намагався передзвонити клієнту.
Якщо вам необхідно видалити дзвінок зі звіту про пропущені та не оброблені дзвінки вручну, то вам потрібно зробити наступні кроки:
1. Клікнути на кнопку Обробити:
2. Обрати причину:
3. Якщо ви обрали Інший варіант, то ви зможете ввести свій варіант у вікні, що відкриється:
Після чого дзвінок зникне зі звіту про Необроблені дзвінки і з’явиться в Оброблених дзвінках, де також можна побачити причину видалення дзвінка зі звіту:
Чим корисний звіт про пропущені необроблені дзвінки:
Ви бачитимете не тільки, скільки клієнтів вам не додзвонилося, а й скільки дзвінків потрібно обробити.
Ви бачитимете тільки ті дзвінки, які вимагають вашої уваги. Це допоможе уникнути плутанини.
Ви не витрачатимете час на те, щоб зрозуміти, чи передзвонив менеджер клієнту, який вам не додзвонився.
Можна робити висновки, наскільки уважні менеджери та наскільки швидко передзвонюють клієнтам.
При регулярному перегляді цього звіту ви зможете швидко повертати клієнтів, доки вони не пішли до конкурентів.
Зробивши кілька кліків, керівник може побачити наслідки недбалості менеджерів — і це дисциплінує відділ продажу загалом.
Ви завжди можете зрозуміти, наскільки ефективним є ваш відділ продажів — в ідеалі наприкінці дня цей звіт має бути порожнім.