Переадресация звонков с подменных номеров проекта к вам на номер / АТС является важным пунктом настройки проекта.
К данному вопросу нужно подходить обдуманно так как правильно настроенные схемы исключат вероятность потери звонка (а значит и потенциального клиента) и помогут оптимизировать процесс обработки вызовов.
В разделе "Виртуальная АТС" -> "Переадресация" вам доступна возможность создавать гибкие схемы переадресации звонков для проекта, которые полностью будут соответствовать задачам вашего бизнеса. В данной статье рассматриваются основные настройки переадерсации звонков, которые могут понадобиться для запуска проекта.
1. Перейдите в раздел переадресации нажмите кнопку создания новой схемы.
2. После этого появится форма для создания схемы. Придумайте имя схемы и нажмите кнопку "Добавить направление".
2.1. Если вы используете продукт Виртуальная АТС, то настроить переадресацию звонков можно по следующим направлениям:
на номер телефона (мобильный/городской);
на sip-аккаунт у Ringostat;
внешний sip аккаунт;
на голосовое меню IVR (предварительно настроить голосовое меню в
разделе Виртуальная АТС - Голосовое меню IVR);
голосовую почту;
отделы в проекте (перед тем нужно их настроить в разделе Общие настройки – Сотрудники);
на сотрудника в проекте (надо создать сотрудников в разделе Общие настройки - Сотрудники)
webhook номер перенаправления (надо настроить в разделе Виртуальная АТС – Webhook номер);
очередь вызовов (с помощью этой функции вы удержите клиента на линии в режиме ожидания ответа даже когда все операторы заняты до тех пор, пока один из них не будет свободен, настраивается в разделе Виртуальная АТС – очередь вызовов);
ответственный менеджер (позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку, работает если есть СRМ-система в проекте).
2.2. Если же виртуальная АТС не подключена, то можно настроить только резервную схему:
В резервной схеме можно настроить такие направления как:
номер телефона (мобильный/городской);
sip-аккаунт в Ringostat;
внешний sip аккаунт.
3. Надежнее использовать последовательно несколько направлений переадресации.
Для этого, указав первое направление (звено в цепочке переадресации), нажмите еще раз “Добавить направление” и укажите следующее.
4. Задайте таймаут для каждого направления.
Таймаут в секундах — время в течении которого звонок будет поступать по указанному направлению. Если там не успеют ответить, то он будет направлен на следующее направление в схеме переадресации или будет пропущен, если цепочка переадресации закончилась.
Не рекомендуем указывать интервалы времени менее 30 секунд, так как менеджеры не всегда будут успевать ответить/поднять трубку. Минимальное время которое позволит установить система - 15 с. но его стоит использовать только для голосовой почты.
5. переходим к "Расширенным настройкам".
Расширенные настройки — это раздел, где логику переадресации можно настраивать в разрезе рабочих часов и дней недели. Откройте “расширенные настройки” и укажите когда будет срабатывать данная схема.
Рекомендации
1) При желании вы можете воспользоваться дополнительными опциями виртуальной АТС.
Это поможет дольше удержать клиента на линии пока он ожидает ответа. Вы сможете направлять клиентов прямо к менеджеру, с которым они работают, или в отдел, который необходим. Это позволит повысить имидж вашей компании и бренда в глазах звонящего.
2) Также можно настроить дополнительные функции:
записать звук приветствия и проигрывать его;
загрузить мелодию и добавить ее как фоновый звук;
проигрывать “аудиоуведомление оператора” которое информирует менеджеров о том, что звонок заказан с какой-то формы или сайта;
включить специальное меню категорий после звонка (само меню вы сможете создать после активации проекта).
Пример настроек схемы переадресации
1. Ваш график работы с понедельника по пятницу, часы 9:00-18:00.
2. В нерабочее время вы хотите включать голосовую почту.
3. Необходимо задействовать менеджера по продажам и руководителя отдела продаж.
В таком случае, подходящая схема переадресации звонков следующая:
В рабочие часы все звонки поступают на менеджера по продажам. Если тот, по определенным причинам, не отвечает на звонок, то он дальше поступает руководителю отдела продаж. Если и он не отвечает, то срабатывает голосовая почта. В нерабочие часы и в выходные звонок сразу переадресовывается на голосовую почту.