Одни из самых популярных вопросов среди пользователей нашего сервиса - это вопросы по сотрудникам. Казалось бы ничего сложного, но есть много нюансов, о которых необходимо знать для успешного создания профиля сотрудника.
Итак, давайте разбираться последовательно.
1. Создание сотрудника
Чтобы добавить нового менеджера в проект, вам ОБЯЗАТЕЛЬНО нужны::
e-mail - электронный адрес сотрудника для открытия доступа к сервису для него.
Обратите внимание:
- e-mail должен быть уникальным;
- его нельзя изменить через некоторое время. Если это необходимо, тогда единственный вариант - удалить профиль сотрудника и создать новый с новым e-mail;
- сотрудников с почтой .ru добавить нельзя.
ФИО - фамилия, имя и отчество. Можно указать полные данные или только имя, фамилию или подписать менеджер один/менеджер два (внесенные данные должны быть уникальными). Главное, чтобы вам было легко ориентироваться, кто есть кто.
Важно! В базовую стоимость продукта включено 3 рабочих места. Каждое следующее будет автоматически добавлено к стоимости. Информацию по поводу изменения стоимости вы можете уточнить в чате поддержки.
Пошаговое создание профиля сотрудника описано в статье.
2. Доступы для входа в личный кабинет и приложение Рингостат
Если сотрудник будет использовать для звонков Ringostat Smart Phone на ПК, не забудьте это отметить во время создания sip-аккаунта!
2. Чтобы иметь возможность пользоваться приложением Ringostat только на мобильном телефоне, отметьте только «В телефоне».
3. Если необходимо установить приложение и на ПК, и на мобильном телефоне, создайте два отдельных sip-аккаунта.
4. Менеджер пользуется другим приложением для звонков? Тогда при создании sip-аккаунта не отмечайте его использование в Ringostat Smart Phone.
При добавлении профиля сотрудника в систему Ringostat создаются логины и пароли менеджеров для входа в приложение.
Для авторизации в приложении Ringostat Smart Phone можно использовать:
Логин (почта) и пароль личного кабинета Ringostat.
Логин и пароль sip-аккаунта.
Авторизацию через аккаунт Google (если почта зарегистрирована в Ringostat).
Если вы забыли пароль от личного кабинета Ringostat, его можно восстановить по ссылке https://app.ringostat.com/uk/login/ через форму «Забыли пароль».
3. Привязка к интеграции
Если новый менеджер работает в CRM, не забудьте связать сотрудника Ringostat с его профилем в CRM.
Для этого в разделе «Маркетплейс интеграций» перейдите в настройки интеграции.
В разделе «Сотрудники» выберите соответствие между менеджерами в CRM и в личном кабинете Ringostat. Сохраните настройки.
4. Настройка схемы переадресации
Если менеджер использует входящие звонки - добавьте его в нужную схему переадресации или настройте для него новую.
В разделе «Виртуальная АТС» -> «Переадресация» вам доступна возможность создавать и редактировать схемы переадресации звонков для проекта.
Создание и настройка новых схем для приема входящих звонков подробно описаны в этой статье.
Если в схемах переадресации вашего проекта используется Очередь звонков, и нужно добавить нового сотрудника именно сюда, следуйте следующим инструкциям.
Перейдите в раздел "Очередь звонков" и нажмите "Редактировать".
В появившемся окне нужно кликнуть на "Настройки направлений (операторов)".
Нажмите «Добавить направление» и выберите из списка нужное. Сохраните настройки.
3. Нужно добавить менеджера в схему с IVR-меню?
Тогда перейдите в раздел «Голосовое меню IVR», выберите нужную схему и нажмите «Редактировать».
Выберите "Настройки таблицы переадресации"
Проверьте, какие схемы задействованы в IVR, и также нужно решить, в какую из них добавить менеджера.
4. Чтобы добавить сотрудника в уже существующую схему переадресации, перейдите в раздел «Переадресация», выберите нужную схему и блок для редактирования.
В появившейся форме нажмите «Добавить направление» и выберите нужное. Сохраните настройки.
5. Наcтройки исходящей связи
Настроить исходящую связь для менеджера можно, перейдя в соответствующий раздел проекта.
1) Если необходимо закрепить за менеджером отдельный номер для исходящих звонков, это легко можно сделать за несколько шагов:
Нажмите «Новое правило». В первой вкладке "Для того, кто звонит" выберите тип учетной записи — SIP или сотрудник.
После этого выберите из списка нужный сип-аккаунт или менеджера.
Выберите "Единый исходящий номер", с которого сотрудник будет совершать исходящие звонки. Нажмите «Добавить» и сохраните настройки.
2) Если один SIP-аккаунт/сотрудник должен звонить с разных номеров, учитывая тип направления, настроить правила можно так же в несколько кликов:
В разделе "Настройки исходящей связи" нажмите "Новое правило".
Выберите третью вкладку "Комбинированное".
Теперь выберите тип того, кто звонит. Настроить можно как для SIP, так и для сотрудников и отделов. (1)
Далее вам нужно выбрать тип направления (код страны) или префикс. (2)
Выберите номер из списка. (3)
После того, как вы указали направление, выберите единый исходящий номер из списка и нажмите «Добавить», а затем «Сохранить» на странице настроек исходящей связи.
Подробнее о настройке правил исходящей связи мы описали в этих статьях.
Если необходимо ограничить исходящую связь для кого-то из менеджеров и оставить только возможность использовать входящие звонки, настроить ограничения достаточно просто:
Запрет исходящих звонков для SIP-аккаунтов
В разделе «Настройки исходящей связи» найдите блок «Запретить исходящие звонки для SIP-аккаунтов».
Выберите нужный SIP-аккаунт из списка. Можно выбрать более одного. И сохраните настройки.
6. Удаление и редактирование профиля сотрудника
1. Перед тем, как удалить оператора, советуем проверить, не закреплен ли он как старший менеджер в CRM, и не установлена ли для номеров отдельная схема переадресации, в которой задействован именно этот менеджер. При необходимости внесите изменения в настройки CRM или входящих звонков.
Для удаления менеджера перейдите в раздел «Сотрудники» и нажмите «Удалить сотрудника».
2. Если нужно отредактировать данные сотрудника: добавить контакты, изменить внутренний номер или ФИО, выберите «Редактировать».
После перехода в карточку сотрудника внесите необходимые изменения.
Важно! Если менеджер уволен, а вместо него будет работать другой, советуем создавать новый профиль, а не редактировать данные уволенного сотрудника. Почему? Это необходимо для того, чтобы корректно отображалась информация в отчетах для нового оператора и не подтягивались старые данные.