Хранение данных о звонках для интеграций с CRM Pipedrive
При интеграции Ringostat и CRM Pipedrive в последнюю автоматически передаются данные о звонках:
их аудиозаписи,
информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок,
статус звонка
UTM метки.
Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.
Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:
Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.
Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.
Передача данных из форм на сайте в CRM
1. Активировать или проверить активна ли в проекте интеграция с формами и проведены ли все настройки данного раздела. Проверить вы это можете по данной инструкции.
2. Внести изменения в сценарий интеграции, отметив галочками те сущности, которые нужно создавать при заполнении формы на вашем сайте.
3. Блок настройки под сценариями интеграций “Передача данных из полей ваших форм в Pipedrive”:
Блок состоит из пяти вкладок:
Соответствие по умолчанию - список полей, которые не доступны для переназначения. Наши поля, в которые передаются utm-метки.
Соответствие для сделки - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в сделки.
Соответствие для контакта - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в контакты.
Соответствие для организации - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в организации.
Соответствие для лида - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в лиды.
В первом столбце данного раздела необходимо прописать поле в СРМ системе, куда Ringostat должен передавать данные.
Во втором столбце вы выбираете тип данных, которые мы будем передавать. Мы можем передавать 3 типа данных: Переменные Ringostat, Поле из вашей формы, Константы.
В третьем столбце вам необходимо прописать значения, которые мы будем передавать в СРМ. Значения прописываются в зависимости от выбранного типа данных:
Переменные Ringostat — все доступные параметры вы сможете увидеть в выпадающем списке из которого вы сможете выбрать нужную вам переменную.
Поле из вашей формы — здесь вы должны указать атрибут name поля, которое вы хотите передать в CRM. Если в разных формах атрибуты name разные, то укажите их через запятую
Константы — в этом поле вы можете прописать небольшое примечание, которое мы будем передавать в СРМ после каждого заполнения формы
Пример:
По итогу обработки запроса в Pipedrive создается контакт с Именем, которое пользователь указал при заполнении формы, и номером телефона, которое пользователь указал при заполнении формы.
Особенности работы функционала
1. Порядок создания сущностей. В Pipedrive создаются сначала
Организация -> Контакт -> Лид/Сделка -> Задачи.
2. Как мы определяем существует ли сущность в Pipedrive перед созданием?
Сначала мы ищем по номеру телефона. У нас для номера телефона может быть задано несколько полей:
Мы проверяем при заполнении формы:
Получили ли мы поле phone
Если нет — проверяем получили ли мы поле tel
Если нет — проверяем получили ли мы поле telephone и т.д.
Если хотя бы одно из указанных полей мы получили — проверяем есть ли в СРМ-системе сущность с таким номером.
Если сущности нет — контакт будет создан нашей интеграцией.
Если же при заполнении формы клиент не заполнил поле, в котором есть номер телефона — пытаемся найти сущность по емейлу. Если емейл нам не пришел — ищем по clientid.
3. Для того, чтобы поиск сущности был максимально точным, перед поиском мы вырезаем из номера телефона спецсимволы.
4. Обновление меток. По аналогии с другими интеграции метки мы обновляем только если все поля ютм-меток пустые (поля могут быть пустыми только если сущность создана не нашей интеграцией).
5. Работа со сделками. Поскольку для сделки нет поля “номер телефона” - сделка ищется по контакту. Соответственно, если в СРМ системе есть только Организация, а в настройках сценария интеграции настроено создание организации и сделки — сделка будет создана без связки с организацией.
6. На данный момент мы НЕ создаем сделки с форм в соответствующие воронки. Сделки создаются в воронку, которая была назначена воронкой “по умолчанию”
Умная переадресация вызова
Умная переадресация решает ряд задач:
автоматизации бизнес-процессов;
увеличения эффективности работы отдела продаж;
сокращения времени дозвона клиентов в компанию, для удобства использования телефонии. Умная переадресация позволяет правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента в первую очередь с менеджером ответственным за сделку. Перед звонком менеджеру, Ringostat отправляет запрос в CRM систему на проверку наличия открытого контакта с номером клиента. При наличии такого контакта звонок будет направлен менеджеру, за которым закреплен контакт с номером:
если контакта с номером телефона нет в CRM системе — происходит проверка на наличие организации;
если нет контакта, ни организации — проверяется наличие открытой сделки с номером звонящего;
если такая сделка есть — звонок направляется менеджеру, за которым закреплена эта сделка;
если по номеру звонящего нет ни контакта, ни организации, ни открытой сделки — звонок будет направлен далее по схеме переадресации. Порядок и приоритет можно установить в настройках, о чем будет сказано далее. Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:
Создать блок переадресации с направлением "Ответственный менеджер".
Выбрать приоритет направлений звонка. При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":
Ringostat будет искать открытые сущности в соответствии с приоритетом заданным в настройках
Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
Если ответственного за сущность не найдено, звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации, которое следует задать резервным. Например, если задать приоритет поиска таким: лид — контакт — сделка, Ringostat сначала будет искать ответственного по лиду, потом по контакту и только потом по сделке.
Умная переадресация вызова
Умная переадресация решает ряд задач:
автоматизации бизнес-процессов;
увеличения эффективности работы отдела продаж;
сокращения времени дозвона клиентов в компанию, для удобства использования телефонии. Умная переадресация позволяет правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента в первую очередь с менеджером ответственным за сделку. Перед звонком менеджеру, Ringostat отправляет запрос в CRM систему на проверку наличия открытого контакта с номером клиента. При наличии такого контакта звонок будет направлен менеджеру, за которым закреплен контакт с номером:
если контакта с номером телефона нет в CRM системе — происходит проверка на наличие организации;
если нет контакта, ни организации — проверяется наличие открытой сделки с номером звонящего;
если такая сделка есть — звонок направляется менеджеру, за которым закреплена эта сделка;
если по номеру звонящего нет ни контакта, ни организации, ни открытой сделки — звонок будет направлен далее по схеме переадресации.
Порядок и приоритет можно установить в настройках, о чем будет сказано далее. Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:
Создать блок переадресации с направлением "Ответственный менеджер".
Выбрать приоритет направлений звонка.
При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":
Ringostat будет искать открытые сущности в соответствии с приоритетом заданным в настройках
Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
Если ответственного за сущность не найдено, звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации, которое следует задать резервным.
Например, если задать приоритет поиска таким: лид — контакт — сделка, Ringostat сначала будет искать ответственного по лиду, потом по контакту и только потом по сделке.
Передача параметров AI-аналитики звонков
Если в вашем проекте включена AI-аналитика звонков, то параметры AI-аналитики могут быть переданы в комментарий Лида или Сделки, это настраивается в матрице здесь:
Добавлять комментарий можно ИЛИ к Лиду, ИЛИ к Сделке, одновременно передавать в обе сущности нельзя.
Если выбрана передача параметров в комментарий к Лиду, то и в Контакте, который связан с Лидом, такой комментарий будет отображаться.
Если в CRM нет сущности, к которой нужно прикрепить анализ звонка (нет Лида, связанного с Контактом или Организацией, или Сделки, связанной с Контактом), то такой анализ в CRM мы не передадим.
Этот комментарий добавляется как заметка и выглядит так:
Параметры, которые будут передаваться, если они присутствуют в AI-аналитике:
Структурированное Резюме звонка
Анализ Настроения ("Настроение клиента", "Настроение оператора" и "Общее настроение")
Оценка (Открытие, Анамнез, Презентация, Закрытие, Общая оценка) и Оценка диалога: Детали, где каждая оценка объясняется
Другие параметры, настроенные в профиле настройки AI-аналитики (Слова паразиты, Нецензурная лексика, кастомные параметры). Если их нет, то будет отображаться так:
Что было хорошо:
Нужно ли уделить внимание звонку: Оценка и Детали:
Язык, на котором передается анализ звонков, настраивается в профиле AI:
Транскрибация звонков (перевод разговора в текст) в CRM не передается.