Хранение данных о звонках для интеграций с CRM Pipedrive
При интеграции Ringostat и CRM Pipedrive в последнюю автоматически передаются данные о звонках:
их аудиозаписи,
информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок,
статус звонка
UTM метки.
Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.
Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:
Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.
Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.
Передача данных из форм на сайте в CRM
1. Активировать или проверить активна ли в проекте интеграция с формами и проведены ли все настройки данного раздела. Проверить вы это можете по данной инструкции.
2. Внести изменения в сценарий интеграции, отметив галочками те сущности, которые нужно создавать при заполнении формы на вашем сайте.
3. Блок настройки под сценариями интеграций “Передача данных из полей ваших форм в Pipedrive”:
Блок состоит из четырех вкладок:
Соответствие по умолчанию - список полей, которые не доступны для переназначения. Наши поля, в которые передаются utm-метки.
Соответствие для сделки - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в сделки.
Соответствие для контакта - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в контакты.
Соответствие для организации - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в организации.
В первом столбце данного раздела необходимо прописать поле в СРМ системе, куда Ringostat должен передавать данные.
Во втором столбце вы выбираете тип данных, которые мы будем передавать. Мы можем передавать 3 типа данных: Переменные Ringostat, Поле из вашей формы, Константы.
В третьем столбце вам необходимо прописать значения, которые мы будем передавать в СРМ. Значения прописываются в зависимости от выбранного типа данных:
Переменные Ringostat — все доступные параметры вы сможете увидеть в выпадающем списке из которого вы сможете выбрать нужную вам переменную.
Поле из вашей формы — здесь вы должны указать атрибут name поля, которое вы хотите передать в CRM. Если в разных формах атрибуты name разные, то укажите их через запятую
Константы — в этом поле вы можете прописать небольшое примечание, которое мы будем передавать в СРМ после каждого заполнения формы
Пример:
По итогу обработки запроса в Pipedrive создается контакт с Именем, которое пользователь указал при заполнении формы, и номером телефона, которое пользователь указал при заполнении формы.
Особенности работы функционала
1. Порядок создания сущностей. В Pipedrive создаются сначала
Организация -> Контакт -> Сделка -> Задачи.
2. Как мы определяем существует ли сущность в Pipedrive перед созданием?
Сначала мы ищем по номеру телефона. У нас для номера телефона может быть задано несколько полей:
Мы проверяем при заполнении формы:
Получили ли мы поле phone
Если нет — проверяем получили ли мы поле tel
Если нет — проверяем получили ли мы поле telephone и т.д.
Если хотя бы одно из указанных полей мы получили — проверяем есть ли в СРМ-системе сущность с таким номером.
Если сущности нет — контакт будет создан нашей интеграцией.
Если же при заполнении формы клиент не заполнил поле, в котором есть номер телефона — пытаемся найти сущность по емейлу. Если емейл нам не пришел — ищем по clientid.
3. Для того, чтобы поиск сущности был максимально точным, перед поиском мы вырезаем из номера телефона спецсимволы.
4. Обновление меток. По аналогии с другими интеграции метки мы обновляем только если все поля ютм-меток пустые (поля могут быть пустыми только если сущность создана не нашей интеграцией).
5. Работа со сделками. Поскольку для сделки нет поля “номер телефона” - сделка ищется по контакту. Соответственно, если в СРМ системе есть только Организация, а в настройках сценария интеграции настроено создание организации и сделки — сделка будет создана без связки с организацией.
6. На данный момент мы НЕ создаем сделки с форм в соответствующие воронки. Сделки создаются в воронку, которая была назначена воронкой “по умолчанию”