Jednymi z najczęściej zadawanych pytań przez użytkowników naszego serwisu są pytania dotyczące pracowników. Wydawałoby się, że temat jest nieskomplikowany, jednak istnieje wiele niuansów, które należy znać, aby skutecznie utworzyć profil pracownika.
Proszę zapoznać się z instrukcją krok po kroku.
1. Tworzenie pracownika
Aby dodać nowego menedżera do projektu, konieczne jest posiadanie następujących danych:
1) E-mail – adres e-mail pracownika, który umożliwi otwarcie dostępu do serwisu.
Należy zwrócić uwagę:
adres e-mail musi być unikalny,
nie ma możliwości jego zmiany w przyszłości – w razie potrzeby należy usunąć profil pracownika i utworzyć nowy z nowym mailem,
nie można dodać pracowników z adresem e-mail kończącym się na .ru.
2) Imię i nazwisko – można wprowadzić pełne dane osobowe lub ewentualnie oznaczyć pracownika jako „menedżer jeden”, „menedżer dwa” itp. (dane muszą być unikalne). Najważniejsze, aby łatwo było rozpoznać daną osobę w systemie.
Ważne! W podstawowej cenie produktu uwzględniono 3 stanowiska pracy. Każde kolejne będzie automatycznie doliczane do ceny. W celu uzyskania szczegółowych informacji o zmianach w kosztach, proszę skontaktować się z działem wsparcia.
Szczegółowe instrukcje tworzenia profilu pracownika znajdują się w artykule.
2. Dostępy do panelu osobistego i aplikacji Ringostat
Jeśli pracownik będzie korzystał z aplikacji Ringostat Smart Phone na komputerze, należy zaznaczyć tę opcję podczas tworzenia konta SIP.
Jeśli planowane jest korzystanie z aplikacji Ringostat wyłącznie na telefonie komórkowym, należy zaznaczyć tylko opcję „W telefonie”.
Jeżeli wymagane jest korzystanie zarówno z aplikacji komputerowej, jak i mobilnej, należy utworzyć dwa osobne konta SIP.
W przypadku używania przez pracownika innej aplikacji do połączeń telefonicznych nie należy zaznaczać opcji korzystania z Ringostat Smart Phone podczas tworzenia konta SIP.
Podczas dodawania profilu pracownika w systemie Ringostat generowane są loginy i hasła umożliwiające dostęp do aplikacji.
Autoryzacja w aplikacji Ringostat Smart Phone może być dokonana za pomocą:
loginu (adresu e-mail) i hasła do panelu osobistego Ringostat,
loginu i hasła do konta SIP,
konta Google (jeśli e-mail został zarejestrowany w Ringostat).
W przypadku zapomnienia hasła do panelu osobistego Ringostat, proszę skorzystać z formularza „Zapomniałeś hasła” pod adresem:
https://app.ringostat.com/uk/login/
3. Powiązanie z integracją
Jeśli nowy menedżer pracuje w systemie CRM, należy powiązać jego profil w Ringostat z odpowiednim profilem w CRM.
W tym celu należy przejść do sekcji „Marketplace integracji”, a następnie do ustawień danej integracji.
W zakładce „Pracownicy” należy przypisać profile menedżerów w CRM do odpowiednich pracowników w panelu Ringostat, po czym zapisać ustawienia.
4. Konfiguracja schematu przekierowań
W przypadku, gdy pracownik odbiera połączenia przychodzące, należy dodać go do istniejącego schematu przekierowań lub utworzyć dla niego nowy.
Aby to zrobić, należy przejść do sekcji „Wirtualna centrala” → „Przekierowania”, gdzie dostępna jest możliwość tworzenia i edytowania schematów połączeń.
Proces tworzenia i konfigurowania nowych schematów opisano szczegółowo w artykule.
W przypadku, gdy w schemacie wykorzystywana jest kolejka połączeń, a nowy pracownik ma zostać do niej dodany, należy przejść do sekcji „Kolejka połączeń” i kliknąć „Edytuj”.
Następnie należy kliknąć „Konfiguracja członków grupy kolejki połączeń”
Dodaj kierunek
Wybrać typ kierunku i kierunek
i zapisać ustawienia.
3. Jeśli istnieje potrzeba dodania pracownika do schematu z menu IVR, należy przejść do sekcji „IVR – głosowe menu”, wybrać odpowiedni schemat i kliknąć „Edytuj”.
W zakładce „Ustawinia tabeli przekierowań”
należy sprawdzić, które schematy są używane i wskazać ten, do którego ma zostać dodany nowy pracownik.
4. Aby dodać pracownika do już istniejącego schematu, należy wybrać odpowiedni schemat w sekcji „Przekierowania”, kliknąć w blok edycji,
a następnie wybrać „Dodaj kierunek”
i zapisać zmiany.
5. Konfiguracja połączeń wychodzących
Konfiguracja połączeń wychodzących dla pracownika dostępna jest w odpowiedniej sekcji projektu - Ustawienia połączeń wychodzących.
Aby przypisać do pracownika konkretny numer do połączeń wychodzących, należy kliknąć „Nowa reguła”.
W pierwszej zakładce „Dla osoby dzwoniącej” należy wybrać typ konta – SIP lub pracownik.
Następnie należy wybrać odpowiednie konto SIP lub pracownika.
Wybrać „Jeden numer wychodzący”, z którego będą wykonywane połączenia i zapisać ustawienia.
2. Jeśli konto SIP lub pracownik ma wykonywać połączenia z różnych numerów w zależności od kierunku, należy:
Przejść do sekcji „Ustawienia połączeń wychodzących” i kliknąć „Nowa reguła”.
Wybrać trzecią zakładkę „Połączone”.
Wskazać typ osoby dzwoniącej (konto SIP, pracownik lub dział).
Określić kierunek (kod kraju lub prefiks).
Wybrać numer z listy i przypisać go jako „Jeden numer wychodzący”.
Następnie zapisać regułę.
Dodatkowe informacje dotyczące konfiguracji połączeń wychodzących dostępne są w dedykowanych artykułach.
Jeśli konieczne jest ograniczenie połączeń wychodzących dla danego pracownika i umożliwienie mu jedynie odbierania połączeń przychodzących, można to skonfigurować w prosty sposób:
Zablokować wychodzące połączenia dla kont SIP:
Należy przejść do „Ustawienia połączeń wychodzących”. W bloku „Zablokować wychodzące połączenia dla kont SIP” należy wybrać odpowiednie konto lub konta SIP. Po tym zapisać ustawienia.
6. Usuwanie i edytowanie profilu pracownika
Przed usunięciem profilu pracownika zaleca się sprawdzić, czy nie jest on przypisany jako starszy menedżer w CRM lub czy nie został uwzględniony w indywidualnych schematach przekierowań przypisanych do numerów. W razie potrzeby należy zaktualizować ustawienia w CRM lub przekierowaniach.
Aby usunąć pracownika, należy przejść do sekcji „Pracownicy” i kliknąć „Usuń pracownika”.
W celu edytowania danych pracownika – dodania kontaktów, zmiany numeru wewnętrznego lub nazwiska – należy kliknąć „Edytuj”, a następnie wprowadzić potrzebne zmiany.
Ważne: Jeżeli pracownik został zwolniony, a jego miejsce ma zająć inna osoba – polecamy utworzenie nowego profilu, zamiast edytowania istniejącego. Dlaczego? Pozwoli to na prawidłowe wyświetlanie danych w raportach nowego pracownika, bez pobierania danych ds. poprzedniego pracownika.