Ostatnim punktem konfiguracji schematu bez dodatkowych funkcji jest określenie dni roboczych i godzin, w których dany schemat będzie działać. W tym celu należy wybrać "Advanced setting", wprowadzić odpowiednie ustawienia i zapisać:
Jeśli wszystko jest skonfigurowane tak jak na powyższym zrzucie ekranu i obejmuje cały czas, to panel będzie całkowicie zielony:
Jeśli nie obejmuje całego czasu lub nie wszystkich dni tygodnia - będzie to pokazane, abyś mógł poprawnie to skonfigurować i pokryć cały czas pracy oraz czas wolny w ciągu doby i tygodnia:
Kopiowanie schematów przekierowywania
Możesz kopiować wcześniej utworzone schematy przekierowywania, aby nie tworzyć ich ponownie, jeśli masz kilka schematów o podobnym scenariuszu.
Po naciśnięciu przycisku zostanie utworzona kopia Twojego schematu z takimi samymi ustawieniami:
Teraz możesz śmiało edytować kopię w razie potrzeby.
Rezerwowy kierunek przekierowywania połączeń
Zalecamy obowiązkowo ustawienie rezerwowego kierunku w celu kontroli pracy menedżerów lub na wypadek siły wyższej.
Na przykład, po numerach służbowych podać osobisty numer komórkowy.
W tym celu należy otworzyć utworzony schemat przekierowywania i wybrać "Add new block":
Następnie należy wybrać "Add location", wprowadzić kierunek przekierowania połączenia i ustawić czas oczekiwania.
Zalecamy ustawienie wartości 120 sekund, aby nie przegapić połączenia.
W rezultacie schemat przekierowywania z rezerwowym kierunkiem będzie wyglądał:
Po utworzeniu schematu przekierowywania należy go przypisać do numerów telefonów. W tym celu należy przejść do "Setting" - "VierualPBX" - "Connect phone number", w kolumnie "Call forwarding scheme" przy numerze telefonu wybrać odpowiedni schemat i zapisać:
Inteligentne przekierowywanie połączeń
Nie jest tajemnicą, że każdy właściciel firmy stara się maksymalnie zautomatyzować procesy biznesowe, zwiększyć efektywność działu sprzedaży, a także skrócić czas oczekiwania klientów na połączenie z jego firmą.
Aby rozwiązać te kwestie, a także ułatwić korzystanie z telefonii, zalecamy skonfigurowanie "Inteligentnego przekierowywania połączeń", które pozwoli prawidłowo rozdzielić połączenia między menedżerami i połączyć klienta z menedżerem odpowiedzialnym za daną transakcję w pierwszej kolejności.
Aby to zrobić, musisz wykonać następujące kroki:
Utwórz blok przekierowywania z kierunkiem "Responsible manager"
Wybierz priorytet kierunków połączenia
Przy połączeniu na schemat przekierowywania z kierunkiem "Responsible manager":
Ringostat będzie szukać otwartych jednostek zgodnie z kolejnością w ustawieniach
Połączenie zostanie przekierowane na kierunki odpowiedzialnego menedżera w pierwszej znalezionej jednostce
Jeśli odpowiedzialny za jednostkę nie zostanie znaleziony - połączenie zostanie przekierowane na następny kierunek w schemacie lub zakończone, jeśli nie ma dalszych kierunków
Na przykład przy takich ustawieniach najpierw sprawdzimy, kto jest odpowiedzialny za lead, potem za kontakt, a na końcu za Deal.
Ta funkcja jest obsługiwana tylko w "gotowych" integracjach Ringostat:
Pipedrive
HubSpot Zoho
desk ZohoCRM
Salesforce
AmoCRM
Bitrix24
RetailCRM
Tym samym konfiguracja inteligentnego przekierowywania połączeń jest zakończona!
Jeśli podczas konfiguracji schematów przekierowywania połączeń i dodatkowych funkcji napotkasz trudności - zapytaj nas, a Twoje pytanie zostanie rozwiązane najszybciej, jak to możliwe :)
Poczta głosowa
Poczta głosowa to dodatkowy kanał komunikacji z klientami poza godzinami pracy. W godzinach pracy można jej używać jako rezerwowego schematu przekierowywania i powiadamiania klientów, że wkrótce się z nimi skontaktują.
Zalecamy obowiązkowo ustawienie przekierowania na pocztę głosową w godzinach pracy i poza nimi.
Poczta głosowa w godzinach pracy
Do istniejącego/przyszłego schematu przekierowywania należy dodać nowy blok:
Następnie należy wybrać "Add location", dodać "Voicemail" i wybrać lub przesłać nagranie audio:
Tak będzie wyglądał gotowy schemat sekwencyjnego przekierowywania z rezerwowym kierunkiem i pocztą głosową:
Poczta głosowa poza godzinami pracy
Należy ustawić godziny pracy głównej gałęzi przekierowywania (z numerami) oraz dodać nowe gałęzie poza godzinami pracy.
Aby zmienić godziny pracy, należy wybrać "Edit branch":
Następnie należy podać dni/godziny pracy i zapisać:
Następnie należy dodać nową gałąź przekierowywania i podać godziny poza pracą w dni powszednie oraz oddzielnie w weekendy:
Zwróć uwagę! Nie można podawać godzin pracy (np.) od 18:01 do 8:59.
Należy utworzyć kilka gałęzi przekierowywania i podawać czas 18:01 - 23:59 oraz 00:00 - 8:59. Jeśli w weekendy menedżerowie nie pracują - należy podać całodobowo 00:00 - 23:59.
Pozostawione wiadomości można odsłuchać w historii połączeń, a także zalecamy skonfigurowanie powiadomień SMS i e-mail. Więcej informacji na temat konfiguracji powiadomień można znaleźć w artykule: "Konfiguracja powiadomień".
*Domyślnie istnieje gotowe nagranie poczty głosowej, które możesz dodać.
Zalecamy przesłanie nagrania audio z nazwą Twojej firmy.
Wymagania dla plików audio:
Format nagrania audio - *.wav, mono, 16 bitów, 8000 Hz;
Rozmiar pliku audio - nie większy niż 5 MB