Интеграция с Salesforce

Salesforce — одна из самых популярных CRM-систем, позволяющая автоматизировать рабочие процессы менеджеров по продажам. 

  1. Автоматическое создание лида при входящем звонке от нового клиента;
  2. Привязка источников звонка к лиду для  оптимальной обработки менеджером заявки;
  3. Передача Google Client ID посещения по звонку;
  4. Создание задач на ответственного менеджера при пропущенном звонке по новому лиду или существующему, находящемуся в работе;
  5. Создание задач на  ответственного менеджера по лиду если на него ответил коллега (например ответственный менеджер говорил по телефону). Позволяет зафиксировать контакт и проверить что сказал коллега в ходе диалога.
  6. Создание задач на ответственного менеджера при успешном входящем и исходящем звонке. Задачи создаются сразу закрытыми с привязанными к ним записями разговоров, что помогает поднять историю ведения диалога
  7. Создание задач на ответственного/старшего менеджера в нужном случае.
Как работает интеграция:
  • Посетитель замечает вашу онлайн-рекламу и переходит на ваш сайт.
  • Там он видит номер телефона на привычном месте. Но это не ваш обычный номер, а специальный, который Ringostat выдал посетителю автоматически.
  • Посетитель звонит, а в журнале звонков записывается детальная информация о звонке, включая рекламный источник и номер звонящего.
  • Эти данные передаются в CRM.
  • По факту звонка или во время звонка создается лид и задача — ведь посетитель позвонил вам в первый раз.
  • В зависимости от стадии переговоров и настроек интеграции сделка отображается в общей воронке продаж предприятия.
Настройка интеграции

Перед началом настройки нужно определить сотрудников, которые имеют аккаунт в Salesforce, участвуют в обработке входящих звонков и будут включены в интеграцию.

Добавление сотрудника в ЛК Ringostat

В ЛК Ringostat, перейдите в раздел " Настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника"

После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника.

Описание полей формы создания сотрудника
Код сотрудника Внутренний код сотрудника в Ringostat
рекомендуем, указывать такое же значение как и "Внутренний номер"
ФИО Фамилия / Имя сотрудника
Email почтовый ящик, на который будут выданы права доступа в ЛК Ringostat
SIP логин логин SIP аккаунта, который будет закреплён за сотрудником и использован на совершения или приёма звонков
Пароль пароль для регистрации SIP-аккаунта
Внутренний номер внутренний номер SIP-аккаунта, на который можно позвонить в рамках SIP-телефонии
Распределение неотвеченных звонков оставьте настроку не активной, т.к. пропущенные звонки распределяются на Старшего менеджера
Кнопка "Добавить номер" позволяет закрепить за менеджером номер телефона, на котором он принимает звонки
Кнопка "Добавить SIP аккаунт" позволяет закрепить за менеджером SIP-аккаунт(из другого проекта или сторонней ВАТС), на котором он принимает звонки

После создания всех сотрудников, можно приступить к включению и настройке интеграции.

Настройка интеграции должна быть выполнена из-под аккаунта пользователя Salesforce с правами уровня "Администратор" или владельца проекта.
Создание сделок и контактов, постановка задач и добавление ответственного - будет выполняться от имени пользователя, из-под аккаунта которого была включена интеграция.

Включение интеграции c Salesforce

Включение интеграции необходимо производить в разделе “Интеграция” - “Готовые интеграции” :

1. Вначале выберите язык интеграции:

2. Предварительно авторизуйтесь в аккаунте Salesforce. Или же авторизуйтесь в открывшемся окне после нажатия кнопки активации интеграции. После активируйте интеграцию в Рингостат:

3. Теперь закрепите за профилями сотрудников, которые создали ранее, аккаунты менеджеров в Salesforce и назначьте старшего менеджера.

5. Настройте передачу дополнительных полей, если они вам необходимы и их нет среди тех, что отправляются по умолчанию.

6.  Так же настройте логику работы интеграции. Например, выберите сущности, которые необходимо создавать по звонку и момент создания.

Настройка логики работы интеграции

После того, как закрепили сотрудников и добавили нужные параметры, настройте матрицу интеграции, на основе которой будут создаваться сделки и задачи по звонкам (варианты настроек матрицы описаны в разделе ниже).

По умолчанию матрица уже настроена следующим образом:

При такой настройке матрицы логика работы интеграции будет следующая:

Входящий звонок от нового клиента:

  • в момент поднятия трубки менеджером создается лид и в него подтягиваются метки
  • ответственным за сделку назначается всегда менеджер, который принял звонок
  • при пропущенном звонке задача ставится на старшего менеджера и прикрепляется к сделке. Задача ставится с дедлайном +4 часа по умолчанию для дальнейшего распределения и обработки.
  • если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создается задача на старшего менеджера для проверки настроек интеграции и распределения сделки и звонка для дальнейшей их обработки.

Входящий звонок текущий клиент (есть открытый лид)

  • проверяем по номеру телефона есть ли лид, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если есть — записываем информацию после разговора туда.
  • при пропущенном звонке задача ставится на ответственного по лиду
  • если принял звонок ответственный, создаем закрытую задачу с фактом звонка и ссылкой на разговор
  • если принял звонок не ответственный за сделку — создаем одну задачу на того, кто принял звонок (и делаем закрытой как по предыдущ. пункту) и создаем открытую задачу ответственному за лид для проверки звонка
  • если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

Исходящий успешный звонок по открытому лиду:

  • если звонок делает ответственный менеджер - создаётся закрытая задача со ссылкой на разговор и привязывается к лиду
  • если не ответственный - создаётся закрытая задача со ссылкой на разговор на ответственного менеджера для ознакомления, которая привязывается к лиду

Если данный сценарий интеграции не совсем вам подходит, то вы можете изменить его под свои задачи. Рекомендуем предварительно связаться с нашей техподдержкой, чтобы наши специалисты могли подсказать вам оптимальный вариант настройки именно для вашего проекта.

Важно: Для того чтоб добавлялись данные источников в ранее созданные сторонней интеграцией или же самой срм лиды, мы рекомендуем использовать следующие настройки матрицы:


Умная переадресация звонка

Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию. Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.

  • перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в CRM на проверку наличия открытого лида с номером звонящего. При наличии такого лида звонок будет направлен менеджеру, за которым он закреплён
  • если лида с номером звонящего нет в CRM-системе – мы направим звонок дальше по схеме переадресации

Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:

1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

 2. Выбрать в приоритете направлений звонка “Лид” 

3. Добавить следующие шаги переадресации как обычно:

 

Детальнее по настройке схем переадресации, вы можете ознакомиться в нашей статье базы знаний

На этом настройка умной переадресации звонков – завершена!

Мы осуществляем поиск контакта и лида по номеру звонящего в различных форматах: +380671234567, +380 67 123 4567, 067 123 4567, +38-067-123-4567. Если в лиде или контакте которые созданы другой интеграцией, номер прописан в отличном формате то мы создадим дубль лида и\или контакта.
Была ли статья полезной?