Переадресація дзвінків з підмінних номерів проекту на ваш номер чи АТС є важливим пунктом налаштування проекту.
Це дуже важливий аспект, тому треба коректно та обдумано налаштувати схеми, щоб не втрачати дзвінкі потенційних клієнтів, а навпаки, оптимізувати процес обробки викликів.
У розділі "Віртуальна АТС" -> "Переадресація" вам доступна можливість створювати гнучкі схеми переадресації дзвінків для проекту, які повністю відповідатимуть завданням вашого бізнесу. У цій статті розглядаються основні налаштування переадресації дзвінків, які можуть знадобитися для запуску проекту.
1. Перейдіть у розділ переадерсації на натисніть на кнопку створення нової схеми.
2. Після цього з'явиться форма для створення схеми. Придумайте назву схеми та натисніть кнопку "Додати напрямок".
2.1. Якщо ви використовуєте продукт Віртуальна АТС, то налаштувати переадресацію двінків можна на такі напрямки:
на номер телефону (мобільний/міський);
на sip-акаунт у Ringostat;
зовнішній sip аккаунт;
на голосове меню IVR (перед тим треба налаштувати голосове меню у розділі Віртуальна АТС - Голосове меню IVR);
голосову пошту;
відділи у проекті (перед тим потрібно їх налаштувати у розділі Загальні налаштування - Співробітники);
на співробітника у проекті (треба створити співробітників у розділі Загальні налаштування - Співробітники)
webhook номер перенаправлення (треба налаштувати у розділі Віртуальна АТС - Webhook номер);
черга дзвінків (за допомогою цієї функції ви утримаєте клієнта на лінії в режимі очікування відповіді навіть коли всі оператори зайняті доти, доки один з них не буде вільний, налаштовується у розділі Віртуальна АТС - Черга дзвінків);
відповідальний менеджер (дозволить правильно розподілити дзвінки між менеджерами та зв'язати клієнта з менеджером відповідальним за угоду, працює якщо є СRМ-система у проекті).
2.2. Якщо ж продукт Віртуальна АТС не підключений, то можливо налаштувати лише резервну схему:
В резервній схемі можливо налаштувати такі напрями як:
номер телефону (мобільний/міський);
sip-акаунт у Ringostat;
зовнішній sip аккаунт.
3. Надійніше використовувати послідовно кілька напрямків переадресації.
Для цього вказавши перший напрямок у схемі, натисніть ще раз “Додати напрямок” та вкажіть наступний напрямок (наприклад, інший номер).
4. Задайте таймаут для кожного направлення.
Таймаут в секундах - час, протягом якого дзвінок надходитиме на вказаний напрямок (мобільний телефон, сіп-акаунт та інше). Якщо на перший блок у схемі переадресації не встигнуть відповісти, то дзвінок буде спрямований на наступний напрямок (блок) у схемі переадресації або буде пропущений, якщо ланцюжок переадресації закінчився.
Рекомендуємо вказувати інтервали часу більше ніж 30 секунд, оскільки менеджери не завжди встигатимуть відповісти на дзвінок. Мінімальний час, який дозволить встановити система - 15 секунд, але його варто використовувати лише для голосовоїпошти.
5. переходимо до "Розширених налаштувань".
Це налаштування, де логіку переадресації можна задати у межах робочого часу та днів тижня. Відкрийте "Розширені налаштування" та вкажіть, коли буде спрацьовувати ця схема.
6. Також є можливість налаштувати два типи напрямків переадресації:
Послідовна переадресація (коли в ланцюжку переадресації кілька номерів і дзвінок на них надходить послідовно: на один номер, потім на другий, якщо не відповідають і так далі);
Паралельна переадресація (коли дзвінок одночасно надходить на всі номери в ланцюжку, поки хтось перший не підніме трубку).
Рекомендації
1) За бажанням ви можете скористатися додатковими опціями віртуальної АТС.
Це допоможе довше утримати клієнта на лінії, поки він очікує відповіді. Ви зможете направляти клієнтів прямо до менеджера, з яким вони працюють або у необхідний відділ. Це дозволить підвищити імідж та бренд вашої компанії в очах того, хто дзвонить.
2) Також можна налаштувати додаткові функції:
записати звук вітання та програвати його;
завантажити мелодію та додати її як фоновий звук;
програвати "аудіо повідомлення оператора" яке інформує менеджерів про те, що дзвінок замовлений з якоїсь форми або сайту;
увімкнути спеціальне меню категорій після дзвінка (саме меню ви зможете створити після активації проекту).
Приклад налаштувань схеми переадресації
1. Ваш графік роботи з понеділка по п'ятницю з 9:00 до 18:00.
2. У неробочий час ви бажаєте вмикати голосову пошту.
3. Необхідно залучити менеджера з продажу (sip-акаунт менеджера) та керівника відділу продажу (мобільний керівника)
У такому разі, схема переадресації виглядатиме наступним чином:
У робочі години всі дзвінки надходять на менеджера з продажу.
Якщо той, з певних причин, не відповідає на дзвінок — виклик далі надходить керівнику відділу продажів.
Якщо ж керівник не відповідає — то спрацьовує голосова пошта.
У неробочі години та у вихідні дні дзвінок відразу переадресовується на голосову пошту.