Пропущенные звонки — одна из основных проблем, с которой приходится сталкиваться отделу продаж. Есть масса инструментов и гибких настроек, которые позволяют минимизировать количество непринятых звонков. Но что, же делать с остальной частью звонков, которое всё же могли пропустить?
Если вы уже используете виртуальную АТС от Ringostat, тогда вам очень пригодится “Отчет о пропущенных необработанных звонках” в решении данной задачи.
А именно, с помощью него вы можете мониторить пропущенные звонки от ваших клиентов, с которыми ещё не успели связаться.
Данный отчёт позволит вам более эффективно контролировать отдел продаж и возвращать потенциальных клиентов.
Его можно найти в разделе “Центр обращений” — “Отчет о пропущенных необработанных звонках”.
Этот отчёт отличается от стандартного предустановленного отчёта о пропущенных звонках тем, что он фиксирует только актуальные звонки. Т.е. те, которые были пропущены и на которые не перезвонили.
Обратите внимание: в отчёте отображаются звонки за последний месяц.
Например, менеджер пропустил звонок от клиента и увидел информацию об этом в отчёте. Он оперативно перезвонил на номер клиента по пропущенному звонку. После этого, при обновлении страницы, пропущенный звонок от этого клиента автоматически будет убран из отчёта.
Таким образом вы можете отслеживать количество не обработанных звонков, не тратя время на поиски исходящих звонков клиентам, которые к вам не дозвонились.
Так, в отчете всегда будет отражена только актуальная информация об обращениях, которые остались без внимания.
Если менеджеру удалось дозвониться до клиента, то пропущенные звонки автоматически удалятся из данного отчёта. Здесь, для удобства, рекомендуем вам пользоваться комментариями в карточке звонка, чтобы фиксировать попытки менеджеров дозвониться клиенту. Детальнее о работе с карточкой звонка можете узнать в данной статье в разделе "Создание отчёта звонков и описание параметров".
Если же клиент самостоятельно дозвонился к вам после пропущенного звонка, то этот звонок так же будет авоматически убран из отчёта о пропущенных не обработанных звонках.
Если вам необходимо по какой-то причине вручную удалить звонок из отчета о пропущенных и не обработанных звонках, то вам нужно сделать следующие шаги:
1. Отметить хотя бы один чекбокс возле времени звонка, либо же выбрать несколько звонков таким же образом:
2. После активации чекбокса сразу же активируется кнопка Обработан в левом верхнем углу отчета, нажмите на нее
3. Откроется поле в котором нужно будет указать причину удаления звонка из отчета о пропущенных и не обработанных.
4. Впишите причину (обязательный пункт) и нажмите на кнопку “ОК”
5. Звонок автоматически удалится из отчета, а ваш комментарий будет добавлен в карточку звонка в Журнале звонков с указанием имени сотрудника, который этот комментарий оставил
Обратите внимание, что при мануальном удалении звонка из отчета будет удалена информация о всех пропущенных звонках с номера клиента.
Вот как выглядит данный отчёт:
Поля “Количество попыток связаться с клиентом” и “Пропущено звонков от клиента” созданы для того, чтобы глава отдела продаж мог проверить сколько пропущенных было от одного номера, а также сколько раз менеджер пробовал перезвонить клиенту.
Чем полезен отчет о пропущенных необработанных звонках:
Вы будете видеть не только, сколько клиентов вам не дозвонилось, но и сколько звонков нужно обработать.
Вы будете видеть только те не отвеченные звонки, которые требуют вашего внимания. Это поможет избежать путаницы.
Вы не будете тратить время на то, чтобы понять, перезвонил ли менеджер клиенту, который вам не дозвонился.
Можно делать выводы, насколько внимательны менеджеры и насколько быстро перезванивают клиентам.
При регулярном просмотре этого отчета вы сможете быстро возвращать клиентов, пока они не ушли к конкурентам.
Сделав пару кликов, руководитель может увидеть последствия халатности менеджеров — и это дисциплинирует отдел продаж в целом.
Вы всегда можете понять, насколько эффективен ваш отдел продаж — в идеале в конце дня этот отчет должен быть пуст.