Интеграция с ZohoCRM

ZohoCRM - это широкая по своим функциям система, которая даёт представление о продажах, маркетинге, поддержке клиентов. Сервис предоставляет средства управления всем процессом продаж, маркетинга, поддержки клиентов и услуг и управления запасами, сочетая эти модули  в единую систему бизнеса. 

Включение интеграции 

Для использования интеграции необходимы аккаунты в обоих сервисах — Ringostat и ZohoCRM.

Перед началом настройки нужно определить сотрудников, которые имеют аккаунт в ZohoCRM, участвуют в обработке входящих звонков и будут включены в интеграцию.

Создание сотрудников в ЛК Ringostat

В ЛК Ringostat, перейдите в раздел "Настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника"

После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника.

Описание полей формы создания сотрудника
Код сотрудника Внутренний код сотрудника в Ringostat
рекомендуем, указывать такое же значение как и "Внутренний номер"
ФИО Фамилия / Имя сотрудника
Email почтовый ящик, на который будут выданы права доступа в ЛК Ringostat
SIP логин логин SIP аккаунта, который будет закреплён за сотрудником и использован на совершения или приёма звонков
Пароль пароль для регистрации SIP-аккаунта
Внутренний номер внутренний номер SIP-аккаунта, на который можно позвонить в рамках SIP-телефонии
Распределение неотвеченных звонков позволяет включить сотрудника в распределение сделок по пропущенным, входящим звонкам
Кнопка "Добавить номер" позволяет закрепить за менеджером номер телефона, на котором он принимает звонки
Кнопка "Добавить SIP аккаунт" позволяет закрепить за менеджером SIP-аккаунт(из другого проекта или сторонней ВАТС), на котором он принимает звонки

Поля для корректной работы интеграции

В ZohoCRM нет возможности создать кастомные поля через API, поэтому вам необходимо создать поля вручную. Необходимы такие поля:

rs_utm_source
rs_utm_medium
rs_utm_campaign
rs_utm_term
rs_utm_content
rs_google_client_id

Для этого перейдите в раздел CRM > Параметры > НАСТРОЙКА > Модули и поля > Предварительные контакты > Поля

Активация интеграции

Необходимо открыть в браузере страницу ZohoCRM и авторизоваться в ней с правами администратора. Далее переходим в личный кабинет Ringostat и активируем интеграцию:

Необходимо нажать “Принять”:

Если все было внесено правильно, то можно будет увидеть список пользователей, которые загружаются из ZohoCRM:

При этом выбираем одного из менеджеров и назначаем его “Старшим менеджером”.

Старший менеджер — это менеджер, на которого:

  • будут назначаться все новые лиды/сделки/задачи если настроено создание лидов/сделок до звонка. Старший по интеграции менеджер будет установлен ответственным при такой настройке для возможности дальнейшего распределения лида/сделки/задачи по сотрудникам;
  • будут назначаться все новые лиды/сделки/задачи при пропущенных звонках. Этот сотрудник будет установлен ответственным при такой настройке для возможности дальнейшего распределения лида/сделки/задачи по пропущенному звонку на сотрудников;
  • будут назначаться задачи, если звонок будет принят на номере/сип-аккаунте, которые не закреплены за кем-то из сотрудников проекта.

На этом закончена активация интеграции и можно перейти к ее дальнейшей настройке :)

Хранение данных о звонках для интеграций с CRM ZohoCRM
При интеграции Ringostat и CRM ZohoCRM в последнюю автоматически передаются данные о звонках: их аудиозаписи, информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок, статус звонка, а также UTM метки. Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.

Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:

Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.

Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.

Дополнительные настройки

Передача дополнительной информации в ZohoCRM

Данный раздел интеграции включает в себя ряд вкладок:

1. Параметры по умолчанию

Здесь прописаны параметры, которые автоматически передаются в поля ZohoCRM при включенной интеграции

2. Параметры для сделки / контакта / лида

В этих трех вкладках вы можете настроить связки Информация из Ringostat ⟶ Поле ZohoCRM в которое нужно передавать выбранный параметр. С помощью данной настройки есть возможность передавать дополнительные параметры в вашу СРМ.

Поля ZohoCRM, которые можно выбрать — это пользовательские поля, которые вы создали в аккаунте ZohoCRM. Для этого перейдите в раздел CRM > Параметры > НАСТРОЙКА > Модули и поля > Предварительные контакты > Поля.

Обратите внимание, что тип пользовательского поля должен быть “Строка/String”.Нельзя выбирать два одинаковых поля ZohoCRM для передачи двух разных параметров из Ringostat.

Передача сделок в выбранные воронки

Вы можете настроить создание сделок в нужную вам воронку по определённому правилу. Для этого разверните блок с настройкой передачи сделок в выбранные воронки и добавьте новое правило:

Выбираете нужную воронку из вашей CRM (1). В поле (2) выбираете из выпадающего списка нужный параметр Ringostat, по которому хотите привязать создание сделок в выбранной воронке. А в поле (3) указывайте значение параметра, по которому необходимо определять, что сделка будет создана в заданной воронке.

Например, для того, чтобы передавать в воронку “Новая” звонки пула "Контекстная реклама" вам необходимо выбрать в первом поле нужную воронку, во втором поле задать условие — Имя пула, в поле “Значение” укажите название нужного пула (в данном случае "Контекстная реклама").

Логика работы интеграции

Стандартная матрица интеграции

Рассмотрим рекомендуемый вариант матрицы для интеграции. Он включает в себя создание всех необходимых сущностей, которые потребуются менеджеру. При желании вы также можете вносить корректировки в настройку матрицы согласно вашим требованиям.

Логика работы интеграции

Рассмотрим возможности логики работы интеграции в разных ситуациях:

Принят входящий звонок от нового клиента:

  1. После звонка создается лид с UTM метками перехода;
  2. Ответственным за лида назначается менеджер принявший звонок (при условии, что номер / SIP аккаунт на котором приняли звонок верно подключен к сотруднику на стороне Ringostat);
  3. После звонка создается выполненная задача на менеджера принявшего звонок с ссылкой для прослушивания аудиозаписи;

  1. И данными посещения по звонку:

  1. Если звонок принят с номера или SIP-аккаунта, который не привязан ни к одному сотруднику, интеграция создаст задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции.

Принят входящий звонок от существующего клиента (есть открытый лид / сделка):

  1. Если звонок принял ответственный за лид / сделку менеджер, тогда в существующий лид / сделку по этому контакту добавится выполненная задача со ссылкой для прослушивания аудиозаписи разговора;
  2. Если звонок принял не ответственный за лид / сделку менеджер, тогда автоматически создается выполненная задача у принявшего звонок менеджера, и создаем открытую задачу ответственному за лид / сделку для проверки звонка.
  3. Если звонок принят с номера или SIP-аккаунта, который не привязан ни к одному сотруднику, интеграция создаст задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции.

Принят входящий звонок от существующего клиента (есть открытый контакт без лида / сделки):

  1. Если звонок принял ответственный за контакт менеджер, тогда создастся лид и в него как и по этому контакту добавится выполненная задача с ссылкой для прослушивания аудиозаписи разговора;
  2. Если звонок принял не ответственный за контакт менеджер, на него ставиться выполненная задача с аудиозаписью разговора, и он назначается ответственным за лид. А менеджер который ответственный за контакт получает задачу с сроком выполнения 3 часа.

Не принят входящий звонок:

  1. Если звонок от существующего клиента, тогда будет автоматически создана задача связаться с клиентом для ответственного менеджера лида / сделки.

  1. Если звонок от нового клиента, тогда будет создан лид на старшего менеджера с задачей связаться с клиентом.

Исходящие звонки от менеджеров:

  1. При исходящем звонке ответственного менеджера к существующему клиенту, в лиде / сделке с набираемым номером, добавится выполненная задача с ссылкой для прослушивания аудиозаписи разговора и статусом звонка.
  1. При исходящем звонке ответственного менеджера к новому клиенту, номера которого нет в контактах, сделка автоматически не создается. Нужно сначала добавить лид / сделку с контактом, а потом совершать звонок.

  1. При исходящем звонке к клиенту по которому в ZohoCRM есть только контакт, лид / сделка автоматически созданы не будут, создастся только задача на звонившего менеджера с записью разговора.

Звонок поступивший на голосовую почту:

  1. Если звонок от нового клиента, тогда будет создан лид на старшего менеджера с задачей связаться с клиентом и записью голосовой почты.
  2. Если звонок от существующего клиента, тогда будет автоматически создана задача связаться с клиентом для ответственного менеджера лида / сделки. И также если клиент оставит запись ее можно будет прослушать в задаче.
  1. Контакты в ZohoCRM дублируются если нет ПОЛНОГО совпадения (т.е. если пользователем в ЛК ZohoCRM был добавлен вручную контакт 098 хх хх ххх, то при входящем звонке мы создадим еще один контакт для данного номера, но в международном формате 38098 хх хх ххх).
  2. Внутренние звонки от менеджера к менеджеру через SIP-клиенты в ZohoCRM не передается
  3. Если перевод звонка с разговором, то в ZohoCRM будет запись разговора только с первым менеджером.
Умная переадресация звонка

Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию.

Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку/контакт/лид в 1ю очередь.

Давайте рассмотрим логику работы функционала на таком примере:

  • перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в ZohoCRM на проверку наличия открытого лида с номером звонящего. При наличии такого лида звонок будет направлен менеджеру, за которым закреплён лид с номером;
  • если лида с номером звонящего нет в CRM-системе – происходит проверка на наличие открытой сделки с номером звонящего. Если такая сделка есть, звонок направляется менеджеру, за которым закреплена данная сделка;
  • если открытых лида и сделки нет – проверяем, есть ли в CRM-системе контакт с номером звонящего. Если такой контакт есть, звонок будет направлен на менеджера, за которым закреплён контакт с номером звонящего;
  • если по номеру звонящего нет ни лида, ни открытой сделки и контакта – звонок будет направлен далее по схеме переадресации.

Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:

1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

2. Выбрать приоритет направлений звонка.

При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":

  • Ringostat будет искать открытые сущности согласно последовательности в настройках
  • Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
  • Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме или завершен, если направления отсутствуют

На этом настройка умной переадресации звонков – завершена!

Если сущности в ZohoCRM у вас уже создаются сторонней интеграцией

Если сущности в ZohoCRM у вас уже создаются сторонней интеграцией, вы можете в них передавать информацию по звонящему и его переходу из вашего проекта. Для этого необходимо настроить матрицу интеграции следующим образом:

В этой настройке есть одно главное условие — ваша интеграция должна создавать сущность в CRM ранее чем интеграция с Ringostat. То есть в момент звонка или в момент поднятия трубки, иначе обновить данные не будет возможности.

  • Ringostat осуществляет поиск контакта и сделки или задачи по номеру звонящего в полном международном формате: +380671234567, +38-067-123-4567, 380671234567. Если в лиде или сделке или задаче которые созданы другой интеграцией, номер прописан в отличном формате (например в локальном 0671234567) то интеграция создаст дубль сделки и\или контакта.
Была ли статья полезной?