Интеграция с Pipedrive 2.0

Ringostat дает возможность автоматического создания контактов, сделок и организаций в Pipedrive одним нажатием. Кроме того, с ее помощью можно отслеживать, регистрировать и записывать важные звонки и события, связанные с продажами, а также отправлять такие данные, как источники трафика и ключевые слова запроса клиента,напрямую в Pipedrive.

1. Настройка аналитики звонков в вашей воронке продаж.
2. Автоматическое создание сделок и контактов по звонку.
3. Планирование ваших звонков при совершении сделок.
4. Контроль производительности каждого сотрудника по продажам.
5. Автоматическое добавление аудиозаписей входящих и исходящих звонков в комментарий сделки, контакта и организации.
6. Назначение ответственных менеджеров для распределения и обработки новых сделок.
7. Автоматическое создание задач при пропущенном звонке ответственному менеджеру.
8. Переадресация вызова на ответственного менеджера в Pipedrive.
9. Передача сделок в выбранные воронки
10. Передача данных из полей ваших форм в Pipedrive

Для того, чтобы включить интеграцию необходимо авторизоваться в личном кабинете Ringostat с правами администратора, выбрать необходимый проект, если у вас их несколько, и перейти в раздел Интеграция -> Готовые Интеграции -> Pipedrive и активировать интеграцию.

После чего откроется окно входа Pipedrive, где вам необходимо авторизоваться в вашей учетной записи администратора :

После этого вас перенаправит на страницу выбора проекта, где нужно выбрать необходимый вам проект в Pipedrive, если он не один, и разрешить доступ:

Настройку интеграции необходимо начать с выбора языка интеграции, выбирайте тот язык, который используется у вас в pipedrive. Данный выбор влияет на то, на каком языке будут создаваться все сущности в pipedrive - english, русский или украинский.

Создание сотрудников в ЛК Ringostat

В ЛК Ringostat, перейдите в раздел "Настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника":

После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника:

• Email— почтовый адрес сотрудника. Он используется для открытия доступа к сервису для сотрудника. Если вам не нужен доступ к сервису для данного сотрудника, то можете указать несуществующий электронный адрес.
• Уровень доступа — задайте уровень доступа сотрудника (сотрудник, аналитик, администратор).
• ФИО— фамилия имя и отчество сотрудника. Для того, что бы не запутаться мы рекомендуем называть сотрудников так, как они у вас подписаны в CRM.
• Добавочный номер — внутренний номер сотрудника (стандартно 3 цифры, например 101 или 102). Данный номер можно использовать для внутреннего перевода звонков между менеджерами. При наборе короткого номера будет вызваны все направления которые заданы в разделе “Основные направления”.
• Основные направления — эти направления будут вызваны при переадресации звонка на сотрудника. Для сохранения настроек — добавьте минимум одно направление. Возможно добавить номер телефона, SIP-аккаунт от Ringostat и внешний SIP-аккаунт.
• Дополнительные направления — Направления не будут вызваны при переадресации на сотрудника, но будут использованы в интеграциях с CRM. В данном блоке также можно добавить номер телефона, SIP-аккаунт из проекта и внешний SIP-аккаунт.

Настройка основных и дополнительных направлений

В основных и дополнительных направлениях есть возможность установить ряд направлений:

• SIP-аккаунт. В данном блоке вы можете создать SIP-аккаунт для менеджера сразу в его профиле. При добавлении вам нужно задать логин и пароль SIP-аккаунту. Пароль должен содержать не менее 14-ти символов, буквы английского алфавита большого и маленького регистра, цифры и спец. символы. После создания SIP--аккаунта сохраните его настройки.

• Номер телефона, указываем номер в международном формате и сохраняем.

• Внешний SIP-аккаунт укажите его в формате login@your-sip-server.comи сохраните.

После добавления всех необходимых данных необходимо сохранить изменения:

Далее необходимо также закрепить профили сотрудников в Рингостат с аккаунтами в Pipedrive и указать Старшего менеджера, на которого будут создаваться задачи, например, по пропущенным звонкам.

                                                      Передача дополнительной информации 

Данный раздел интеграции включает в себя ряд вкладок: 

1. Параметры по умолчанию 

Здесь прописаны параметры, которые автоматически передаются в поля Pipedrive при включенной интеграции.

В Pipedrive можно настроить показ данных полей в сделке, просто выбрав слово “Нет” (не отображать поля) или “Да” (отображать поля):

2. Параметры для сделки / контакта /организации

В этих вкладках вы можете настроить связки Информация из Ringostat ⟶ Поле Pipedrive в которое нужно передавать выбранный параметр.

Поля, которые можно выбрать — это пользовательские поля, которые вы создали в аккаунте Pipedrive. Для этого перейдите в раздел CRM > Настройки > Настраиваемые поля. Обратите внимание, что тип пользовательского поля должен быть “Строка/String”. Нельзя выбирать два одинаковых поля Pipedrive для передачи двух разных параметров из Ringostat.

Пример настройки:

                                         Передача сделок в выбранные воронки

Вы можете настроить создание сделок в нужную вам воронку по определённому правилу. Для этого разверните блок с настройкой передачи сделок в выбранные воронки и добавьте новое правило:

Выбираете нужную воронку из вашей CRM (1). В поле (2) выбираете из выпадающего списка нужный параметр Ringostat, по которому хотите привязать создание сделок в выбранной воронке. А в поле (3) указывайте значение параметра, по которому необходимо определять, что сделка будет создана в заданной воронке.

Например, для того, чтобы передавать в воронку “Новая” звонки пула "Контекстная реклама" вам необходимо выбрать в первом поле нужную воронку, во втором поле задать условие — Имя пула, в поле “Значение” укажите название нужного пула (в данном случае "Контекстная реклама")

                                                               Настройка логики работы интеграции

 После того, как закрепили сотрудников и добавили нужные параметры, настройте матрицу интеграции, на основе которой будут создаваться сделки и задачи по звонкам (варианты настроек матрицы описаны в разделе ниже).

По умолчанию матрица уже настроена следующим образом:

При такой настройке матрицы логика работы интеграции будет следующая:

Входящий звонок от нового клиента:

• в момент поднятия трубки менеджером создается контакт, сделка и организация, в которой фиксируются метки

  /p>

  /p>

• ответственным за сделку назначается всегда менеджер, который принял звонок
• при пропущенном звонке задача ставится на старшего менеджера и прикрепляется к сделке. Задача ставится с дедлайном +4 часа по умолчанию
• если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции и распределения сделки и звонка для дальнейшей их обработки.

  

Входящий звонок текущий клиент (есть открытая сделка/контакт):

• проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытая сделка есть — записываем информацию после разговора туда. Если есть контакт, но нет сделки - создается новая сделка для текущего контакта
  

  

• при пропущенном звонке задача ставится на ответственного                                                                                        



• если принял звонок ответственный, создаем закрытую задачу с фактом звонка и ссылкой на разговор
• если принял звонок не ответственный за сделку — создаем одну задачу на того, кто принял (и делаем закрытой как по предыдущ. пункту) и создаем открытую задачу ответственному за сделку для проверки звонка

• если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции



• если в матрице отметить только создание сделки, без создания контакта, то при входящем звонке (отвеченном или пропущенном) от нового клиента, по которому в срм отсутствует открытый контакт и сделка, сделка не будет создана. Необходимо обязательно отмечать создание контакта в матрице интеграции для создания сделки, т.к. сделка не является самостоятельной сущностью. Если у клиента есть уже сделки в срм, но все закрыты, то сделка также не будет создана.

Исходящий успешный звонок по открытой сделке / лиду:

• если звонок делает ответственный менеджер - создаем закрытую задачу со ссылкой на разговор и привязываем к сделке
• если не ответственный - создаем закрытую задачу со ссылкой на разговор на ответственного менеджера для ознакомления и привязываем к сделке



• Если в матрице отметить только создание сделки, без создания контакта, то при успешном исходящем звонке от менеджера по номеру, по которому нет открытой сделки/контакта сделка автоматически не создается. Нужно сначала добавить контакт и сделку, а потом совершать звонок.

При отправке формы с сайта:

• Проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытая сделка есть — записываем информацию туда, если нет - создаем контакт, сделку и организацию

Для данной функции должна быть настроена интеграция с формами сайта

Если данный сценарий интеграции не совсем вам подходит, то вы можете изменить его под свои задачи. Рекомендуем предварительно связаться с нашей техподдержкой, чтобы наши специалисты могли подсказать вам оптимальный вариант настройки именно для вашего проекта.

При указанных условиях можно настроить создание следующих сущностей:

1. Создать контакт

Контакт будет создан, если в срм отсутствует ранее созданный контакт. Если найден ранее созданный контакт без utm-меток, ему будут присвоены метки текущего звонка.

2. Создать сделку

Сделка будет создана, если в срм отсутствует открытая сделка. Если найдена ранее открытая сделка без utm-меток, ей будут присвоены метки текущего звонка.

3. Создать сделку, если отсутствуют ранее созданные сделки

Не создавать сделки, если уже есть закрытая с данным контактом. Событие звонка будет записано в закрытую сделку

4. Создать организацию

Организация будет создана, если в срм отсутствует организация. Если найдена ранее созданная организация без utm-меток, ей будут присвоены метки текущего звонка.

5. Создать задачу на Старшего Менеджера

Будет создана задача на Старшего Менеджера. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

6. Создать задачу на Менеджера

Будет создана задача на менеджера, который совершил или принял звонок. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

7. Создать задачу на Ответственного Менеджера

Будет создана задача на менеджера, ответственного за открытую сделку или контакт по номеру клиента. Если контакт и сделка найдены не были, ответственным будет назначен тот, кто принял или совершил звонок. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

Хранение данных о звонках для интеграций с CRM Pipedrive

При интеграции Ringostat и CRM Pipedrive в последнюю автоматически передаются данные о звонках: их аудиозаписи, информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок, статус звонка, а также UTM метки. Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.

Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:

Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.

Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.

Передача данных из форм на сайте в CRM

1. Активировать или проверить активна ли в проекте интеграция с формами и проведены ли все настройки данного раздела. Проверить вы это можете по данной инструкции.

2. Внести изменения в сценарий интеграции, отметив галочками те сущности, которые нужно создавать при заполнении формы на вашем сайте.

3. Блок настройки под сценариями интеграций “Передача данных из полей ваших форм в Pipedrive”, состоит из 4 вкладок:

- Соответствие по умолчанию - список полей, которые не доступны для переназначения. Наши поля, в которые передаются utm-метки.
- Соответсвие для сделки - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в сделки.
- Соответствие для контакта - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в контакты.
- Соответсвие для организации - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в организации.

В первом столбце данного раздела необходимо прописать поле в СРМ системе, куда Ringostat должен передавать данные.

Во втором столбце вы выбираете тип данных, которые мы будем передавать. Мы можем передавать 3 типа данных: Переменные Ringostat, Поле из вашей формы, Константы.

В третьем столбце вам необходимо прописать значения, которые мы будем передавать в СРМ. Значения прописываются в зависимости от выбранного типа данных:

1. Переменные Ringostat — все доступные параметры вы сможете увидеть в выпадающем списке из которого вы сможете выбрать нужную вам переменную.

2. Поле из вашей формы — здесь вы должны указать атрибут name поля, которое вы хотите передать в CRM. Если в разных формах атрибуты name разные, то укажите их через запятую

3. Константы — в этом поле вы можете прописать небольшое примечание, которое мы будем передавать в СРМ после каждого заполнения формы

Пример:

По итогу обработки запроса в Pipedrive создается контакт с Именем, которое пользователь указал при заполнении формы, и номером телефона, которое пользователь указал при заполнении формы. 

Особенности работы функционала

1. Порядок создания сущностей. В Pipedrive создаются сначала Организация->Контакт->Сделка->Задачи.

2. Как мы определяем существует ли сущность в Pipedrive перед созданием?
- Сначала мы ищем по номеру телефона. У нас для номера телефона может быть задано несколько полей: 

Мы проверяем при заполнении формы:

1. Получили ли мы поле phone
2. Если нет — проверяем получили ли мы поле tel
3. Если нет — проверяем получили ли мы поле telephone и т.д.

- Если хотя бы одно из указанных полей мы получили — проверяем есть ли в СРМ-системе сущность с таким номером.

- Если сущности нет — контакт будет создан нашей интеграцией.

- Если же при заполнении формы клиент не заполнил поле, в котором есть номер телефона — пытаемся найти сущность по емейлу. Если емейл нам не пришел — ищем по clientid.

3. Для того, чтобы поиск сущности был максимально точным, перед поиском мы вырезаем из номера телефона спецсимволы.

4. Обновление меток. По аналогии с другими интеграции метки мы обновляем только если все поля ютм-меток пустые (поля могут быть пустыми только если сущность создана не нашей интеграцией).

5. Работа со сделками. Поскольку для сделки нет поля “номер телефона” - сделка ищется по контакту. Соответственно, если в СРМ системе есть только Организация, а в настройках сценария интеграции настроено создание организации и сделки — сделка будет создана без связки с организацией.

6. На данный момент мы НЕ создаем сделки с форм в соответствующие воронки. Сделки создаются в воронку, которая была назначена воронкой “по умолчанию”

      Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию. Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.

• перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в CRM на проверку наличия открытого контакта с номером звонящего. При наличии такого контакта звонок будет направлен менеджеру, за которым закреплен контакт с номером;
• если контакта с номером звонящего нет в CRM-системе – происходит проверка на наличие организации
• если нет ни контакта, ни организации - проверяем наличие открытой сделки с номером звонящего. Если такая сделка есть, звонок направляется менеджеру, за которым закреплена данная сделка;
• если по номеру звонящего нет ни контакта, ни организации ни открытой сделки – звонок будет направлен далее по схеме переадресации. 

Порядок и приоритет можно задать в настройках, о чем пойдет речь дальше.

Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:

1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

2. Выбрать приоритет направлений звонка.

При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":

• Ringostat будет искать открытые сущности согласно приоритету заданному в настройках
• Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
• Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации, которое следует задать резервным.

Например, если задать приоритет поиска таким: контакт-сделка-организация мы вначале будем искать ответственного по контакту  потом по сделке и только потом по организации

                    Предупреждение системы о проблемах с подключением интеграции

Выглядит это предупреждение следующим образом:

В таком случае необходимо сделать переподключить интеграцию:

1. Вначале её необходимо отключить:

2. И активировать заново:

                                      Звонок принят неизвестным сотрудником

Если на старшего менеджера была поставлена задача с текстом “Был звонок менеджеру с неизвестным номером

В таком случае вам нужно зайти в раздел “Сотрудники” и проверить закреплен ли сип-аккаунт или номер, на которые был принят такой звонок, за нужным сотрудником. Если нет, то номер или сип-аккаунт необходимо прикрепить к профилю сотрудника.

                                                         Если сущности создаёт другая интеграция

Если сущности в Pipedrive у вас уже создаются сторонней интеграцией, вы можете в них передавать информацию по звонящему и его переходу из вашего проекта без создания сущностей со стороны Ringostat. Для этого необходимо настроить матрицу интеграции следующим образом:

При такой настройке метки перехода будут добавлены в созданные сторонней системой сделки.

В этой настройке есть одно главное условие — ваша интеграция должна создавать сущность в CRM ранее чем интеграция с Ringostat. То есть в момент звонка или в момент поднятия трубки, иначе обновить данные не будет возможности и будут созданы дубли