Интеграция с Pipedrive 2.0

Ringostat дает возможность автоматического создания контактов, сделок и организаций в Pipedrive одним нажатием. Кроме того, с ее помощью можно отслеживать, регистрировать и записывать важные звонки и события, связанные с продажами, а также отправлять такие данные, как источники трафика и ключевые слова запроса клиента,напрямую в Pipedrive.

1. Настройка аналитики звонков в вашей воронке продаж.
2. Автоматическое создание сделок и контактов по звонку.
3. Планирование ваших звонков при совершении сделок.
4. Контроль производительности каждого сотрудника по продажам.
5. Автоматическое добавление аудиозаписей входящих и исходящих звонков в комментарий сделки, контакта и организации.
6. Назначение ответственных менеджеров для распределения и обработки новых сделок.
7. Автоматическое создание задач при пропущенном звонке ответственному менеджеру.
8. Переадресация вызова на ответственного менеджера в Pipedrive.
9. Передача сделок в выбранные воронки
10. Передача данных из полей ваших форм в Pipedrive

Для того, чтобы включить интеграцию необходимо авторизоваться в личном кабинете Ringostat с правами администратора, выбрать необходимый проект, если у вас их несколько, и перейти в раздел Интеграция -> Pipedrive 2,0 и активировать интеграцию.

После чего откроется окно входа Pipedrive, где вам необходимо авторизоваться в вашей учетной записи администратора :

После этого вас перенаправит на страницу выбора проекта, где нужно выбрать необходимый вам проект в Pipedrive, если он не один, и разрешить доступ:

Настройку интеграции необходимо начать с выбора языка интеграции, выбирайте тот язык, который используется у вас в pipedrive. Данный выбор влияет на то, на каком языке будут создаваться все сущности в pipedrive - english, русский или украинский.

Создание сотрудников в ЛК Ringostat

Перед началом настройки нужно определить сотрудников, которые имеют аккаунт в Pipedrive, участвуют в обработке звонков и будут включены в интеграцию.

В ЛК Ringostat, перейдите в раздел "Общие настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника"

После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника.

Далее необходимо также закрепить профили сотрудников в Рингостат с аккаунтами в Pipedrive и указать Старшего менеджера, на которого будут создаваться задачи, например, по пропущенным звонкам.

                                                      Передача дополнительной информации 

Данный раздел интеграции включает в себя ряд вкладок: 

1. Параметры по умолчанию 

Здесь прописаны параметры, которые автоматически передаются в поля Pipedrive при включенной интеграции.

В Pipedrive можно настроить показ данных полей в сделке, просто выбрав слово “Нет” (не отображать поля) или “Да” (отображать поля):

2. Параметры для сделки / контакта /организации

В этих вкладках вы можете настроить связки Информация из Ringostat ⟶ Поле Pipedrive в которое нужно передавать выбранный параметр.

Поля, которые можно выбрать — это пользовательские поля, которые вы создали в аккаунте Pipedrive. Для этого перейдите в раздел CRM > Настройки > Настраиваемые поля. Обратите внимание, что тип пользовательского поля должен быть “Строка/String”. Нельзя выбирать два одинаковых поля Pipedrive для передачи двух разных параметров из Ringostat.

Пример настройки:

                                         Передача сделок в выбранные воронки

Вы можете настроить создание сделок в нужную вам воронку по определённому правилу. Для этого разверните блок с настройкой передачи сделок в выбранные воронки и добавьте новое правило:

Выбираете нужную воронку из вашей CRM (1). В поле (2) выбираете из выпадающего списка нужный параметр Ringostat, по которому хотите привязать создание сделок в выбранной воронке. А в поле (3) указывайте значение параметра, по которому необходимо определять, что сделка будет создана в заданной воронке.

Например, для того, чтобы передавать в воронку “Новая” звонки пула "Контекстная реклама" вам необходимо выбрать в первом поле нужную воронку, во втором поле задать условие — Имя пула, в поле “Значение” укажите название нужного пула (в данном случае "Контекстная реклама")

                                                               Настройка логики работы интеграции

 После того, как закрепили сотрудников и добавили нужные параметры, настройте матрицу интеграции, на основе которой будут создаваться сделки и задачи по звонкам (варианты настроек матрицы описаны в разделе ниже).

По умолчанию матрица уже настроена следующим образом:

При такой настройке матрицы логика работы интеграции будет следующая:

Входящий звонок от нового клиента:

• в момент поднятия трубки менеджером создается контакт, сделка и организация, в которой фиксируются метки

  /p>

  /p>

• ответственным за сделку назначается всегда менеджер, который принял звонок
• при пропущенном звонке задача ставится на старшего менеджера и прикрепляется к сделке. Задача ставится с дедлайном +4 часа по умолчанию
• если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции и распределения сделки и звонка для дальнейшей их обработки.

  

Входящий звонок текущий клиент (есть открытая сделка/контакт):

• проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытая сделка есть — записываем информацию после разговора туда. Если есть контакт, но нет сделки - создается новая сделка для текущего контакта
  

  

• при пропущенном звонке задача ставится на ответственного                                                                                        



• если принял звонок ответственный, создаем закрытую задачу с фактом звонка и ссылкой на разговор
• если принял звонок не ответственный за сделку — создаем одну задачу на того, кто принял (и делаем закрытой как по предыдущ. пункту) и создаем открытую задачу ответственному за сделку для проверки звонка

• если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

Исходящий успешный звонок по открытой сделке / лиду:

• если звонок делает ответственный менеджер - создаем закрытую задачу со ссылкой на разговор и привязываем к сделке
• если не ответственный - создаем закрытую задачу со ссылкой на разговор на ответственного менеджера для ознакомления и привязываем к сделке

При отправке формы с сайта:

• Проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытая сделка есть — записываем информацию туда, если нет - создаем контакт, сделку и организацию

Для данной функции должна быть настроена интеграция с формами сайта

Если данный сценарий интеграции не совсем вам подходит, то вы можете изменить его под свои задачи. Рекомендуем предварительно связаться с нашей техподдержкой, чтобы наши специалисты могли подсказать вам оптимальный вариант настройки именно для вашего проекта.

При указанных условиях можно настроить создание следующих сущностей:

1. Создать контакт

Контакт будет создан, если в срм отсутствует ранее созданный контакт. Если найден ранее созданный контакт без utm-меток, ему будут присвоены метки текущего звонка.

2. Создать сделку

Сделка будет создана, если в срм отсутствует открытая сделка. Если найдена ранее открытая сделка без utm-меток, ей будут присвоены метки текущего звонка.

3. Создать сделку, если отсутствуют ранее созданные сделки

Не создавать сделки, если уже есть закрытая с данным контактом. Событие звонка будет записано в закрытую сделку

4. Создать организацию

Организация будет создана, если в срм отсутствует организация. Если найдена ранее созданная организация без utm-меток, ей будут присвоены метки текущего звонка.

5. Создать задачу на Старшего Менеджера

Будет создана задача на Старшего Менеджера. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

6. Создать задачу на Менеджера

Будет создана задача на менеджера, который совершил или принял звонок. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

7. Создать задачу на Ответственного Менеджера

Будет создана задача на менеджера, ответственного за открытую сделку или контакт по номеру клиента. Если контакт и сделка найдены не были, ответственным будет назначен тот, кто принял или совершил звонок. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

      Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию. Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.

• перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в CRM на проверку наличия открытого контакта с номером звонящего. При наличии такого контакта звонок будет направлен менеджеру, за которым закреплен контакт с номером;
• если контакта с номером звонящего нет в CRM-системе – происходит проверка на наличие организации
• если нет ни контакта, ни организации - проверяем наличие открытой сделки с номером звонящего. Если такая сделка есть, звонок направляется менеджеру, за которым закреплена данная сделка;
• если по номеру звонящего нет ни контакта, ни организации ни открытой сделки – звонок будет направлен далее по схеме переадресации. 

Порядок и приоритет можно задать в настройках, о чем пойдет речь дальше.

Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:

1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

2. Выбрать приоритет направлений звонка.

При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":

• Ringostat будет искать открытые сущности согласно приоритету заданному в настройках
• Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
• Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации, которое следует задать резервным.

Например, если задать приоритет поиска таким: контакт-сделка-организация мы вначале будем искать ответственного по контакту  потом по сделке и только потом по организации

                    Предупреждение системы о проблемах с подключением интеграции

Выглядит это предупреждение следующим образом:

В таком случае необходимо сделать переподключить интеграцию:

1. Вначале её необходимо отключить:

2. И активировать заново:

                                      Звонок принят неизвестным сотрудником

Если на старшего менеджера была поставлена задача с текстом “Был звонок менеджеру с неизвестным номером

В таком случае вам нужно зайти в раздел “Сотрудники” и проверить закреплен ли сип-аккаунт или номер, на которые был принят такой звонок, за нужным сотрудником. Если нет, то номер или сип-аккаунт необходимо прикрепить к профилю сотрудника.

                                                         Если сущности создаёт другая интеграция

Если сущности в Pipedrive у вас уже создаются сторонней интеграцией, вы можете в них передавать информацию по звонящему и его переходу из вашего проекта без создания сущностей со стороны Ringostat. Для этого необходимо настроить матрицу интеграции следующим образом:

При такой настройке метки перехода будут добавлены в созданные сторонней системой сделки.

В этой настройке есть одно главное условие — ваша интеграция должна создавать сущность в CRM ранее чем интеграция с Ringostat. То есть в момент звонка или в момент поднятия трубки, иначе обновить данные не будет возможности и будут созданы дубли