Интеграция с Pipedrive 2.0

Pipedrive —  это одна  из самых  популярных CRM . Он является инструментом управления продажами, призванным помогать небольшим отделам продаж работать со сложным или продолжительным процессом продаж. Pipedrive основанный на философии операционно-ориентированных продаж, которые сейчас используют более 50 000 компаний по всему миру. 

Возможности интеграции

Ringostat дает возможность автоматического создания контактов, сделок и организаций в Pipedrive одним нажатием. Кроме того, с ее помощью можно отслеживать, регистрировать и записывать важные звонки и события, связанные с продажами, а также отправлять такие данные, как источники трафика и ключевые слова запроса клиента,напрямую в Pipedrive.

  1. Настройка аналитики звонков в вашей воронке продаж.
  2. Автоматическое создание сделок и контактов по звонку.
  3. Планирование ваших звонков при совершении сделок.
  4. Контроль производительности каждого сотрудника по продажам.
  5. Автоматическое добавление аудиозаписей входящих и исходящих звонков в комментарий сделки, контакта и организации.
  6. Назначение ответственных менеджеров для распределения и обработки новых сделок.
  7. Автоматическое создание задач при пропущенном звонке ответственному менеджеру.
  8. Переадресация вызова на ответственного менеджера в Pipedrive.
  9. Передача сделок в выбранные воронки
  10. Передача данных из полей ваших форм в Pipedrive
Включение интеграции

Для того, чтобы включить интеграцию необходимо авторизоваться в личном кабинете Ringostat с правами администратора, выбрать необходимый проект, если у вас их несколько, и перейти в раздел Интеграция -> Готовые Интеграции -> Pipedrive и активировать интеграцию.




После чего откроется окно входа Pipedrive, где вам необходимо авторизоваться в вашей учетной записи администратора :

После этого вас перенаправит на страницу выбора проекта, где нужно выбрать необходимый вам проект в Pipedrive, если он не один, и разрешить доступ:

Настройка интеграции

Настройку интеграции необходимо начать с выбора языка интеграции, выбирайте тот язык, который используется у вас в pipedrive. Данный выбор влияет на то, на каком языке будут создаваться все сущности в pipedrive - english, русский или украинский.

Создание сотрудников в ЛК Ringostat

Перед началом настройки нужно определить сотрудников, которые имеют аккаунт в Pipedrive, участвуют в обработке звонков и будут включены в интеграцию.

В ЛК Ringostat, перейдите в раздел "Общие настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника"

После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника.

Описание полей формы создания сотрудника

Код сотрудника Внутренний код сотрудника в Ringostat
рекомендуем, указывать такое же значение как и "Внутренний номер"
ФИО Фамилия / Имя сотрудника
Email почтовый ящик, на который будут выданы права доступа в ЛК Ringostat
SIP логин логин SIP аккаунта, который будет закреплён за сотрудником и использован на совершения или приёма звонков
Пароль пароль для регистрации SIP-аккаунта
Внутренний номер внутренний номер SIP-аккаунта, на который можно позвонить в рамках SIP-телефонии
Распределение неотвеченных звонков позволяет включить сотрудника в распределение сделок по пропущенным, входящим звонкам
Кнопка "Добавить номер" позволяет закрепить за менеджером номер телефона, на котором он принимает звонки
Кнопка "Добавить SIP аккаунт" позволяет закрепить за менеджером SIP-аккаунт(из другого проекта или сторонней ВАТС), на котором он принимает звонки


Далее необходимо также закрепить профили сотрудников в Рингостат с аккаунтами в Pipedrive и указать Старшего менеджера, на которого будут создаваться задачи, например, по пропущенным звонкам.

                                                   

                                                      Передача дополнительной информации 

Данный раздел интеграции включает в себя ряд вкладок: 

1. Параметры по умолчанию 

Здесь прописаны параметры, которые автоматически передаются в поля Pipedrive при включенной интеграции.

В Pipedrive можно настроить показ данных полей в сделке, просто выбрав слово “Нет” (не отображать поля) или “Да” (отображать поля):

2. Параметры для сделки / контакта /организации

В этих вкладках вы можете настроить связки Информация из Ringostat ⟶ Поле Pipedrive в которое нужно передавать выбранный параметр.

Поля, которые можно выбрать — это пользовательские поля, которые вы создали в аккаунте Pipedrive. Для этого перейдите в раздел CRM > Настройки > Настраиваемые поля. Обратите внимание, что тип пользовательского поля должен быть “Строка/String”. Нельзя выбирать два одинаковых поля Pipedrive для передачи двух разных параметров из Ringostat.

Пример настройки:

                                         Передача сделок в выбранные воронки


Вы можете настроить создание сделок в нужную вам воронку по определённому правилу. Для этого разверните блок с настройкой передачи сделок в выбранные воронки и добавьте новое правило:

Выбираете нужную воронку из вашей CRM (1). В поле (2) выбираете из выпадающего списка нужный параметр Ringostat, по которому хотите привязать создание сделок в выбранной воронке. А в поле (3) указывайте значение параметра, по которому необходимо определять, что сделка будет создана в заданной воронке.

Например, для того, чтобы передавать в воронку “Новая” звонки пула "Контекстная реклама" вам необходимо выбрать в первом поле нужную воронку, во втором поле задать условие — Имя пула, в поле “Значение” укажите название нужного пула (в данном случае "Контекстная реклама")

                                                               Настройка логики работы интеграции


 После того, как закрепили сотрудников и добавили нужные параметры, настройте матрицу интеграции, на основе которой будут создаваться сделки и задачи по звонкам (варианты настроек матрицы описаны в разделе ниже).

По умолчанию матрица уже настроена следующим образом:

При такой настройке матрицы логика работы интеграции будет следующая:

Входящий звонок от нового клиента:

  • в момент поднятия трубки менеджером создается контакт, сделка и организация, в которой фиксируются метки

    /p>

    /p>

  • ответственным за сделку назначается всегда менеджер, который принял звонок
  • при пропущенном звонке задача ставится на старшего менеджера и прикрепляется к сделке. Задача ставится с дедлайном +4 часа по умолчанию
  • если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции и распределения сделки и звонка для дальнейшей их обработки.


Входящий звонок текущий клиент (есть открытая сделка/контакт):

  • проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытая сделка есть — записываем информацию после разговора туда. Если есть контакт, но нет сделки - создается новая сделка для текущего контакта

  • при пропущенном звонке задача ставится на ответственного                                                                                        
  • если принял звонок ответственный, создаем закрытую задачу с фактом звонка и ссылкой на разговор
  • если принял звонок не ответственный за сделку — создаем одну задачу на того, кто принял (и делаем закрытой как по предыдущ. пункту) и создаем открытую задачу ответственному за сделку для проверки звонка
  • если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

Исходящий успешный звонок по открытой сделке / лиду:

  • если звонок делает ответственный менеджер - создаем закрытую задачу со ссылкой на разговор и привязываем к сделке
  • если не ответственный - создаем закрытую задачу со ссылкой на разговор на ответственного менеджера для ознакомления и привязываем к сделке

При отправке формы с сайта:

  • Проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытая сделка есть — записываем информацию туда, если нет - создаем контакт, сделку и организацию

Для данной функции должна быть настроена интеграция с формами сайта

Если данный сценарий интеграции не совсем вам подходит, то вы можете изменить его под свои задачи. Рекомендуем предварительно связаться с нашей техподдержкой, чтобы наши специалисты могли подсказать вам оптимальный вариант настройки именно для вашего проекта.

                                 

Описание полей условий создания сущностей интеграции
До поднятия трубки при входящем звонке Выбранные действия будут совершены в момент инициации звонка до поднятия трубки
В момент поднятия трубки при входящем звонке Выбранные действия будут совершены в момент поднятия трубки менеджером
После пропущенного входящего звонка Выбранные действия будут совершены после пропущенного входящего звонка
После входящего звонка, отвеченного Менеджером Выбранные действия будут совершены если звонок принял менеджер, не ответственный за сделку или контакт по номеру клиента
После входящего звонка, отвеченного Ответственным Менеджером Выбранные действия будут совершены если звонок принял менеджер, ответственный за сделку или контакт по номеру клиента
После успешного исходящего звонка от Ответственного Менеджера Выбранные действия будут совершены если менеджер, ответственный за сделку или контакт по номеру клиента совершил успешный исходящий звонок
После успешного исходящего звонка от Менеджера Выбранные действия будут совершены если менеджер, НЕ ответственный за сделку или контакт по номеру клиента совершил успешный исходящий звонок
После пропущенного исходящего звонка Выбранные действия будут совершены если менеджером был совершен неуспешный исходящий звонок
Звонок принят/совершен неизвестным сотрудником

При отправке формы с сайта
Выбранные действия будут совершены если звонок принял или совершил менеджер, которому не присвоен сотрудник в crmВыбранные действия будут совершены при подтверждении отправки формы с вашего сайта

При указанных условиях можно настроить создание следующих сущностей:

1. Создать контакт

Контакт будет создан, если в срм отсутствует ранее созданный контакт. Если найден ранее созданный контакт без utm-меток, ему будут присвоены метки текущего звонка.

2. Создать сделку

Сделка будет создана, если в срм отсутствует открытая сделка. Если найдена ранее открытая сделка без utm-меток, ей будут присвоены метки текущего звонка.

3. Создать сделку, если отсутствуют ранее созданные сделки

Не создавать сделки, если уже есть закрытая с данным контактом. Событие звонка будет записано в закрытую сделку

4. Создать организацию

Организация будет создана, если в срм отсутствует организация. Если найдена ранее созданная организация без utm-меток, ей будут присвоены метки текущего звонка.

5. Создать задачу на Старшего Менеджера

Будет создана задача на Старшего Менеджера. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

6. Создать задачу на Менеджера

Будет создана задача на менеджера, который совершил или принял звонок. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

7. Создать задачу на Ответственного Менеджера

Будет создана задача на менеджера, ответственного за открытую сделку или контакт по номеру клиента. Если контакт и сделка найдены не были, ответственным будет назначен тот, кто принял или совершил звонок. Задача будет связана с открытой сделкой и контактом по номеру клиента. Если контакт и сделка отсутствуют, задача будет создана без связей.

Хранение данных о звонках для интеграций с CRM Pipedrive

При интеграции Ringostat и CRM Pipedrive в последнюю автоматически передаются данные о звонках: их аудиозаписи, информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок, статус звонка, а также UTM метки. Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.

Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:


Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.

Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.

Передача данных из форм на сайте в CRM

1. Активировать или проверить активна ли в проекте интеграция с формами и проведены ли все настройки данного раздела. Проверить вы это можете по данной инструкции.

2. Внести изменения в сценарий интеграции, отметив галочками те сущности, которые нужно создавать при заполнении формы на вашем сайте.

3. Блок настройки под сценариями интеграций “Передача данных из полей ваших форм в Pipedrive”, состоит из 4 вкладок:

- Соответствие по умолчанию - список полей, которые не доступны для переназначения. Наши поля, в которые передаются utm-метки.
- Соответсвие для сделки - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в сделки.
- Соответствие для контакта - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в контакты.
- Соответсвие для организации - позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в организации.

В первом столбце данного раздела необходимо прописать поле в СРМ системе, куда Ringostat должен передавать данные.

Во втором столбце вы выбираете тип данных, которые мы будем передавать. Мы можем передавать 3 типа данных: Переменные Ringostat, Поле из вашей формы, Константы.

В третьем столбце вам необходимо прописать значения, которые мы будем передавать в СРМ. Значения прописываются в зависимости от выбранного типа данных:

1. Переменные Ringostat — все доступные параметры вы сможете увидеть в выпадающем списке из которого вы сможете выбрать нужную вам переменную.

2. Поле из вашей формы — здесь вы должны указать атрибут name поля, которое вы хотите передать в CRM. Если в разных формах атрибуты name разные, то укажите их через запятую

3. Константы — в этом поле вы можете прописать небольшое примечание, которое мы будем передавать в СРМ после каждого заполнения формы

Пример:

По итогу обработки запроса в Pipedrive создается контакт с Именем, которое пользователь указал при заполнении формы, и номером телефона, которое пользователь указал при заполнении формы. 

Особенности работы функционала

1. Порядок создания сущностей. В Pipedrive создаются сначала Организация->Контакт->Сделка->Задачи.

2. Как мы определяем существует ли сущность в Pipedrive перед созданием?
- Сначала мы ищем по номеру телефона. У нас для номера телефона может быть задано несколько полей: 

Мы проверяем при заполнении формы:

  1. Получили ли мы поле phone
  2. Если нет — проверяем получили ли мы поле tel
  3. Если нет — проверяем получили ли мы поле telephone и т.д.

- Если хотя бы одно из указанных полей мы получили — проверяем есть ли в СРМ-системе сущность с таким номером.

- Если сущности нет — контакт будет создан нашей интеграцией.

- Если же при заполнении формы клиент не заполнил поле, в котором есть номер телефона — пытаемся найти сущность по емейлу. Если емейл нам не пришел — ищем по clientid.

3. Для того, чтобы поиск сущности был максимально точным, перед поиском мы вырезаем из номера телефона спецсимволы.

4. Обновление меток. По аналогии с другими интеграции метки мы обновляем только если все поля ютм-меток пустые (поля могут быть пустыми только если сущность создана не нашей интеграцией).

5. Работа со сделками. Поскольку для сделки нет поля “номер телефона” - сделка ищется по контакту. Соответственно, если в СРМ системе есть только Организация, а в настройках сценария интеграции настроено создание организации и сделки — сделка будет создана без связки с организацией.

6. На данный момент мы НЕ создаем сделки с форм в соответствующие воронки. Сделки создаются в воронку, которая была назначена воронкой “по умолчанию”

Умная переадресация звонка

      Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию. Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.

  • перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в CRM на проверку наличия открытого контакта с номером звонящего. При наличии такого контакта звонок будет направлен менеджеру, за которым закреплен контакт с номером;
  • если контакта с номером звонящего нет в CRM-системе – происходит проверка на наличие организации
  • если нет ни контакта, ни организации - проверяем наличие открытой сделки с номером звонящего. Если такая сделка есть, звонок направляется менеджеру, за которым закреплена данная сделка;
  • если по номеру звонящего нет ни контакта, ни организации ни открытой сделки – звонок будет направлен далее по схеме переадресации. 

Порядок и приоритет можно задать в настройках, о чем пойдет речь дальше.

Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:

1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

2. Выбрать приоритет направлений звонка.

При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":

  • Ringostat будет искать открытые сущности согласно приоритету заданному в настройках
  • Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
  • Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации, которое следует задать резервным.

Например, если задать приоритет поиска таким: контакт-сделка-организация мы вначале будем искать ответственного по контакту  потом по сделке и только потом по организации

Что делать, если…?

                               

                    Предупреждение системы о проблемах с подключением интеграции


Выглядит это предупреждение следующим образом:

В таком случае необходимо сделать переподключить интеграцию:

  1. Вначале её необходимо отключить:

2. И активировать заново:

                                                        

                                      Звонок принят неизвестным сотрудником


Если на старшего менеджера была поставлена задача с текстом “Был звонок менеджеру с неизвестным номером

В таком случае вам нужно зайти в раздел “Сотрудники” и проверить закреплен ли сип-аккаунт или номер, на которые был принят такой звонок, за нужным сотрудником. Если нет, то номер или сип-аккаунт необходимо прикрепить к профилю сотрудника.

                                                         Если сущности создаёт другая интеграция


Если сущности в Pipedrive у вас уже создаются сторонней интеграцией, вы можете в них передавать информацию по звонящему и его переходу из вашего проекта без создания сущностей со стороны Ringostat. Для этого необходимо настроить матрицу интеграции следующим образом:

При такой настройке метки перехода будут добавлены в созданные сторонней системой сделки.

В этой настройке есть одно главное условие — ваша интеграция должна создавать сущность в CRM ранее чем интеграция с Ringostat. То есть в момент звонка или в момент поднятия трубки, иначе обновить данные не будет возможности и будут созданы дубли

  • Если вы используете тарифный план Essential (минимальный тариф), то мы рекомендуем использовать стандартные настройки сценариев интеграции. При более сложных настройках часть данных может быть утеряна. Это связано с тем что в тарифном плане Essential в Pipedrive действует ограничение на количество API запросов: 20/мин. Из-за этого возможна потеря данных при использовании сложного сценария интеграции.
  • Ringostat осуществляет поиск контакта и сделки по номеру звонящего в полном международном формате: +380671234567, +38-067-123-4567, 380671234567. Если в лиде или сделке которые созданы другой интеграцией, номер прописан в отличном формате (например в локальном 0671234567) то интеграция создаст дубль сделки и\или контакта.
Была ли статья полезной?