Интеграция с Битрикс24

    Битрикс 24 – это огромный корпоративный портал, который пытается охватить практически все. Здесь заявлены функциональные возможности социальных сетей, проектов, задач, управления персоналом, и многое другое, в том числе CRM.

    Интеграция позволяет связать и выстроить в одну цепочку все процессы продажи, автоматизировать работу менеджеров освободив их от постановки задач, создания сделок, добавления контактов и заполнения информации о посетителе вашего сайта, который позвонил. Как следствие, менеджеры будут работать эффективнее и концентрировать всё своё внимание на клиенте, который обратился.

    Используя расширение Ringostat Smart Phone с данной интеграцией у вас появляется возможность видеть данные о звонящем, которые подтягиваются из СРМ-системы (ссылку для перехода в контакт или сделку), а также историю его переходов.


     На данный момент доступно два вида интеграции. Настроить можно один на выбор. Вместе их использовать нельзя чтобы избежать создания дублей сделок и контактов.

1. Коллтрекинг Ringostat + Битрикс24 (мы рекомендуем использовать этот вариант интеграции, в данной статье речь пойдет о ней) — готовая интеграция с возможностью распределять лиды / сделки на принявшего вызов менеджера с передачей источника трафика звонка. Основная настройка на стороне Ringostat. Звонки принимаются не в самой CRM Битрикс24, а в софтфоне, фиксированном номере, АТС и т. д. Уведомления о звонке в CRM  Битрикс24 нет. Основная информация в Битрикс24 передается после звонка.

2. Телефония Ringostat + Битрикс24 — используется только модуль телефонии, без передачи источника звонка. Основная настройка на стороне Битрикс24. Интеграция заключается в переадресации всех звонков в Битрикс24 при помощи их телефонного модуля. Поэтому Ringostat не принимает участие в распределении звонков, не фиксирует пропущенные звонки и прочее. Инструкция доступна по ссылке.

Возможности готовой интеграции
  • Автоматическое создание лида / сделки / контакта при входящем звонке от нового клиента (всё гибко настраивается, можно создавать только лида или только контакт, или всё вместе);
  • Привязка источников звонка к лиду / сделке для оптимальной обработки менеджером заявки;
  • Передача Google Client ID посещения по звонку;
  • Создание задач на ответственного менеджера при пропущенном звонке по новой сделке или существующей, находящейся в работе;
  • Создание задач на ответственного менеджера по сделке если на него ответил коллега (например ответственный менеджер говорил по телефону). Позволяет зафиксировать контакт и проверить что сказал коллега в ходе диалога;
  • Создание задач на ответственного менеджера при успешном входящем и исходящем звонке. Задачи создаются сразу закрытыми с привязанными к ним записями разговоров, что помогает поднять историю ведения диалога;
  • Создание задач на ответственного / старшего менеджера в нужном случае;
  • Возможность обновления данных в сделке / контакте, если сущность с данным номером уже была создана другой интеграцией;
  • Создание сделок и лидов во время ответа и так же возможность работать в сделке во время разговора;
  • Возможность направления звонка от текущего клиента на ответственного по сделке менеджера;
  • Создание сделок в выбранные воронки;
  • Передача дополнительной информации по звонкам в кастомные поля CRM;
  • Возможность использования сквозной аналитики.
  • Включение интеграции

    Для использования интеграции необходимы аккаунты в обоих сервисах — Ringostat и Битрикс24.

    Перед началом настройки нужно определить сотрудников, которые имеют аккаунт в Битрикс24, участвуют в обработке входящих звонков и будут включены в интеграцию.

    Создание сотрудников в ЛК Ringostat

    В ЛК Ringostat, перейдите в раздел "Настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника"

    После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника.

    Описание полей формы создания сотрудника
    Код сотрудника Внутренний код сотрудника в Ringostat
    рекомендуем, указывать такое же значение как и "Внутренний номер"
    ФИО Фамилия / Имя сотрудника
    Email почтовый ящик, на который будут выданы права доступа в ЛК Ringostat
    SIP логин логин SIP аккаунта, который будет закреплён за сотрудником и использован на совершения или приёма звонков
    Пароль пароль для регистрации SIP-аккаунта
    Внутренний номер внутренний номер SIP-аккаунта, на который можно позвонить в рамках SIP-телефонии
    Распределение неотвеченных звонков позволяет включить сотрудника в распределение сделок по пропущенным, входящим звонкам
    Кнопка "Добавить номер" позволяет закрепить за менеджером номер телефона, на котором он принимает звонки
    Кнопка "Добавить SIP аккаунт" позволяет закрепить за менеджером SIP-аккаунт(из другого проекта или сторонней ВАТС), на котором он принимает звонки

    Создание вебхука в Битрикс24

    Для начала необходимо зайти под доступами администратора в аккаунт вашей компании в Битрикс24, открыв “Главное меню”:
    Выберите раздел “Приложения” в боковом меню

    Далее перейдите в раздел “Вебхуки”

    И создайте входящий вебхук, нажав кнопку “Добавить вебхук” -> “Входящий 

    Далее следует задать ему любое название (например Ringostat), и предоставив права на управление всеми модулями: 

    После нажатия кнопки “Сохранить”, Битрикс предоставит URL вебхука, который нужно использовать для активации интеграции.

    Пример вебхука Битрикс:

    https://testproject.bitrix24.ua/rest/1111/ja8cwcdsmit9vfbpa07bq/profile/

    Активация интеграции

    Полученный вебхук разделяем на 3 части, которые нужно будет внести в личном кабинете Ringostat

    {portal_address }/rest/{user_id}/{secret_key}/profile/

    Нужно внести эти данные в настройки проекта Ringostat (Интеграции — Bitrix24) и активировать интеграцию



    Если все было внесено правильно, то можно будет увидеть список пользователей, которые загружаются из Битрикс24:

    При этом выбираем одного из менеджеров и назначаем его “Старшим менеджером”.

    Старший менеджер — это менеджер, на которого:

    • будут назначаться все новые лиды/сделки/задачи если настроено создание лидов/сделок до звонка. Старший по интеграции менеджер будет установлен ответственным при такой настройке для возможности дальнейшего распределения лида/сделки/задачи по сотрудникам;
    • будут назначаться все новые лиды/сделки/задачи при пропущенных звонках. Этот сотрудник будет установлен ответственным при такой настройке для возможности дальнейшего распределения лида/сделки/задачи по пропущенному звонку на сотрудников;
    • будут назначаться задачи, если звонок будет принят на номере/сип-аккаунте, которые не закреплены за кем-то из сотрудников проекта.

    После настройки и связки сотрудников, чтобы в лидах / сделках были видны UTM метки перехода, следует зайти в настройку отображаемых полей и выбрать специальные поля для передачи UTM меток Ringostat:

    И выбрать нужные UTM метки:

    На этом закончена активация интеграции и можно перейти к ее дальнейшей настройке :)

    Хранение данных о звонках для интеграций с CRM Bitrix
    При интеграции Ringostat и CRM Bitrix в последнюю автоматически передаются данные о звонках: их аудиозаписи, информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок, статус звонка, а также UTM метки. Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.

    Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:

    Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.

    Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.

    Дополнительные настройки

    Настройка сценария интеграции

    По умолчанию мы рекомендуем настраивать следующий сценарий:

    При такой настройке матрицы логика работы интеграции будет следующая:


    Входящий звонок от нового клиента:

    • в момент поднятия трубки менеджером создается лид в котором фиксируются метки
    • ответственным за лида назначается всегда менеджер, который принял звонок
    • при пропущенном звонке задача ставится на ответственного менеджера и прикрепляется к лиду
    • после успешного звонка в лид добавляется завершенная задача со ссылкой на прослушивание разговора
    • если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

    Входящий звонок текущий клиент (есть открытая сделка и/или лид):

    • проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытый лид или сделка есть — записываем информацию после разговора туда
    • при пропущенном звонке задача ставится на ответственного— если принял звонок ответственный, создаем закрытую задачу с фактом звонка и ссылкой на разговор
    • если принял звонок не ответственный за сделку/лида — создаем одну задачу на того, кто принял (и делаем закрытой как по предыдущ. пункту) и создаем открытую задачу ответственному за сделку для проверки звонка
    • если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

    Исходящий успешный звонок по открытой сделке / лиду:

    • создаем закрытую задачу со ссылкой на разговор и привязываем к сделке/лиду

    Обратите внимание, что если отмечен чекбокс “Создавать лид только если нет контакта”, то по этому событию при звонке не создается новый лид, создается задача на менеджера, ответственного за контакт, независимо от того, кто принял звонок.

    Если данный сценарий интеграции не совсем вам подходит, то вы можете изменить его под себя. Рекомендуем предварительно связаться с нашей техподдержкой, чтобы наши специалисты могли подсказать вам оптимальный вариант настройки именно для вашего проекта.

    Передача дополнительной информации Bitrix24

    Данный раздел интеграции включает в себя ряд вкладок:

    1. Параметры по умолчанию

    Здесь прописаны параметры, которые автоматически передаются в поля Bitrix24 при включенной интеграции

    2. Параметры для сделки / контакта / лида

    В этих трех вкладках вы можете настроить связки Информация из Ringostat ⟶ Поле Bitrix24 в которое нужно передавать выбранный параметр.

    Поля Bitrix24, которые можно выбрать — это пользовательские поля, которые вы создали в аккаунте Bitrix24. Для этого перейдите в раздел CRM > Настройки > Настройки форм и отчетов > Пользовательские поля. Обратите внимание, что тип пользовательского поля должен быть “Строка/String”.Нельзя выбирать два одинаковых поля Bitrix24 для передачи двух разных параметров из Ringostat.

    Передача сделок в выбранные воронки

    Вы можете настроить создание сделок в нужную вам воронку по определённому правилу. Для этого разверните блок с настройкой передачи сделок в выбранные воронки и добавьте новое правило:

    Выбираете нужную воронку из вашей CRM (1). В поле (2) выбираете из выпадающего списка нужный параметр Ringostat, по которому хотите привязать создание сделок в выбранной воронке. А в поле (3) указывайте значение параметра, по которому необходимо определять, что сделка будет создана в заданной воронке.

    Например, для того, чтобы передавать в воронку “Новая” звонки пула "Контекстная реклама" вам необходимо выбрать в первом поле нужную воронку, во втором поле задать условие — Имя пула, в поле “Значение” укажите название нужного пула (в данном случае "Контекстная реклама").

    Логика работы интеграции

    Рассмотрим возможности логики работы интеграции в разных ситуациях:

    Принят входящий звонок от нового клиента:

    1. После звонка создается лид с UTM метками перехода; 
    2. Ответственным за лида назначается менеджер принявший звонок (при условии, что номер / SIP аккаунт на котором приняли звонок верно подключен к сотруднику на стороне Ringostat); 
    3. После звонка создается выполненная задача на менеджера принявшего звонок с ссылкой для прослушивания аудиозаписи;

    4. И данными посещения по звонку:

    5. Если звонок принят с номера или SIP-аккаунта, который не привязан ни к одному сотруднику, интеграция создаст задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции.

    Принят входящий звонок от существующего клиента (есть открытый лид / сделка):

    1. Если звонок принял ответственный за лид / сделку менеджер, тогда в существующий лид / сделку по этому контакту добавится выполненная задача с ссылкой для прослушивания аудиозаписи разговора;
    2. Если звонок принял не ответственный за лид / сделку менеджер, тогда автоматически создается выполненная задача у принявшего звонок менеджера, и создаем открытую задачу ответственному за лид / сделку для проверки звонка.

    3. Если звонок принят с номера или SIP-аккаунта, который не привязан ни к одному сотруднику, интеграция создаст задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции.

    Принят входящий звонок от существующего клиента (есть открытый контакт без лида / сделки):

    1. Если звонок принял ответственный за контакт менеджер, тогда создастся лид и в него как и по этому контакту добавится выполненная задача с ссылкой для прослушивания аудиозаписи разговора;
    2. Если звонок принял не ответственный за контакт менеджер, на него ставиться выполненная задача с аудиозаписью разговора, и он назначается ответственным за лид. А менеджер который ответственный за контакт получает задачу с сроком выполнения 3 часа.

    Не принят входящий звонок:

    1. Если звонок от существующего клиента, тогда будет автоматически создана задача связаться с клиентом для ответственного менеджера лида / сделки.
    2. Если звонок от нового клиента, тогда будет создан лид на старшего менеджера с задачей связаться с клиентом.

    Исходящие звонки от менеджеров:

    1. При исходящем звонке ответственного менеджера к существующему клиенту, в лиде / сделке с набираемым номером, добавится выполненная задача с ссылкой для прослушивания аудиозаписи разговора и статусом звонка.
    2. При исходящем звонке ответственного менеджера к новому клиенту, номера которого нет в контактах, сделка автоматически не создается. Нужно сначала добавить лид / сделку с контактом, а потом совершать звонок.
    3. При исходящем звонке к клиенту по которому в CRM Битрикс24 есть только контакт, лид / сделка автоматически созданы не будут, создастся только задача на звонившего менеджера с записью разговора.

    Звонок поступивший на голосовую почту:

    1. Если звонок от нового клиента, тогда будет создан лид на старшего менеджера с задачей связаться с клиентом и записью голосовой почты.
    2. Если звонок от существующего клиента, тогда будет автоматически создана задача связаться с клиентом для ответственного менеджера лида / сделки. И так же если клиент оставит запись ее можно будет прослушать в задаче.

    Важные примечания

    • Контакты в Битриксе дублируются если нет ПОЛНОГО совпадения (т.е. если пользователем в ЛК Битрикс24 был добавлен вручную контакт 098 хх хх ххх, то при входящем звонке мы создадим еще один контакт для данного номера, но в международном формате 38098 хх хх ххх).
    • Внутренние звонки от менеджера к менеджеру через SIP-клиенты в Битрикс24 не передается
    • Если перевод звонка с разговором, то в Битрикс24 будет запись разговора только с первым менеджером..
    Умная переадресация звонка

    Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию.
    Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.

    • перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в Битрикс24 на проверку наличия открытого лида с номером звонящего. При наличии такого лида звонок будет направлен менеджеру, за которым закреплён лид с номером;
    • если лида с номером звонящего нет в CRM-системе – происходит проверка на наличие открытой сделки с номером звонящего. Если такая сделка есть, звонок направляется менеджеру, за которым закреплена данная сделка;
    • если открытых лида и сделки нет – поверяем, есть ли в CRM-системе контакт с номером звонящего. Если такой контакт есть, звонок будет направлен на менеджера, за которым закреплён контакт с номером звонящего;
    • если по номеру звонящего нет ни лида, ни открытой сделки и контакта – звонок будет направлен далее по схеме переадресации.

    Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:

    1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

    2. Выбрать приоритет направлений звонка. 
    При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":

    • Ringostat будет искать открытые сущности согласно последовательности в настройках
    • Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
    • Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме или завершен, если направления отсутствуют

    Например при этой настройке мы вначале будем проверять кто ответственный за лид, потом за контакт и только потом за сделку


    На этом настройка умной переадресации звонков – завершена!

    Была ли статья полезной?