Интеграция с amoCRM 2.0

Как правило, в компаниях, которые не используют технологии автоматизации бизнесс-процессов, менеджеры отдела продаж перегружены рутинной работой и как следствие, менее сконцентрированы на звонках и диалоге с клиентом.
Интеграция Ringostat и amoCRM – решает многие болезненные вопросы любого руководителя, автоматизирует телефонию и бизнес-процессы внутри отделов продаж/маркетинга.

• Используя Ringostat и amoCRM, вы увидите что, ваша аналитика будет полной - от момента посещения клиентом вашего ресурса (просмотр рекламы и т. д) и до момента продажи.
• Вы сможете увидеть как продвигаются сделки, на каком этапе они срываются — все это будет охваченным.
• Вы увидите, какая реклама вызывает звонки, а на какую зря тратится бюджет.
• Не понадобится дополнительное время, чтобы после разговора с клиентом переносить контакты, ставить задачи и т. д.
• Возможность включения умной переадресации звонка на менеджера за которым закреплена открытая сделка.
• Создание сделок и лидов во время ответа и так же возможность работать в сделке во время разговора.
• Возможность автоматического создания новых сделок в “неразобранном” для последующего распределения по менеджерам отдела продаж.

Интеграция позволяет связать и выстроить в одну цепочку все процессы продажи, автоматизировать работу менеджеров освободив их от постановки задач, создания сделок, добавления контактов и заполнения информации о посетителе вашего сайта, который позвонил.
Как следствие, менеджеры будут работать эффективнее и концентрировать всё своё внимание на клиенте, который обратился.

Используя расширение  Ringostat Smart Phone с данной интеграцией у вас появляется возможность видеть данные о звонящем, которые подтягиваются из СРМ-системы (включая ссылку для перехода в контакт или сделку), а также историю его переходов.

Во время звонка у менеджера есть возможность перейти в сделку или контакт в СРМ для того, чтобы оставить комментарий о клиенте во время звонка прямо в сделке.

• Юрий замечает вашу онлайн-рекламу и переходит на ваш сайт.
• Там он видит номер телефона на привычном месте. Но это не ваш обычный номер, а специальный, который Ringostat выдал Юрию автоматически.
• Он звонит, а в журнале звонков записывается детальная информация о звонке, включая рекламный источник и номер Юрия.
• Эти данные передаются в CRM.
• По факту звонка или во время звонка создается карточка контакта, сделка и задача — ведь Юрий позвонил вам в первый раз.
• В зависимости от стадии переговоров и настроек интеграции сделка отображается в общей воронке продаж предприятия или же в разделе “Неразобранное” (раздел "Сделка", вкладка "Воронка").
• В разделе "Аналитика" можно анализировать продажи, смотреть сводные отчеты по сотрудникам, видеть полный список событий.
• Или можно передать данные в Google Analytics и анализировать продажи по звонкам уже там.
• В разделе “Аналитика” в amoCRM возможно просматривать статистику по звонкам, обработанным сотрудниками.

Перед началом настройки нужно определить сотрудников, которые имеют аккаунт в amo, участвуют в обработке входящих звонков и будут включены в интеграцию.

Добавление сотрудника в ЛК Ringostat

В ЛК Ringostat, перейдите в раздел " Настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника"

После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника.

После создания всех сотрудников, можно приступить к включению и настройке интеграции.

Настройка интеграции должна быть выполнена из-под аккаунта пользователя amoCRM с правами уровня "Администратор" или владельца проекта.
Создание сделок и контактов, постановка задач и добавление 

Включение интеграции в amoCRM

Включение интеграции необходимо производить в настройках проекта в Рингостате.

1. Вначале сохраните следующие данные для включения интеграции:

• адрес портала в amoCRM (начало ссылки/домен вашего аккаунта в amoCRM)
• email аккаунта в amoCRM с правами администратора
• API-ключ, который необходимо скопировать из настроек amoCRM

Обратите внимание, что для активации интеграции AmoCRM 2.0 не нужно проводить никаких настроек внутри AmoCRM, достаточно просто скопировать из личного кабинета API-ключ и активировать интеграцию в личном кабинете Ringostat.

2. Переходите в настройки интеграции СРМ в раздел “Интеграции” - “AmoCRM 2.0”. Введите ранее сохранённые данные и нажмите на “Активировать интеграцию”.

3. После активации интеграции необходимо также закрепить профили сотрудников в Рингостате с аккаунтами в amoCRM.

4. И настраиваем дополнительные параметры, которые хотели бы получать в СРМ из Ringostat. Например, roistat visitID.

5. После того, как закрепили сотрудников и добавили нужные параметры, настройте матрицу интеграции, на основе которой будут создаваться лиды, сделки и задачи по звонкам (варианты настроек матрицы описаны в разделе ниже).

Передача сделок в выбранные воронки

Вы можете настроить создание сделок в нужную вам воронку по определённому правилу. Для этого разверните блок с настройкой передачи сделок в выбранные воронки и добавьте новое правило:

Выбираете нужную воронку из вашей CRM (1). В поле (2) выбираете из выпадающего списка нужный параметр Ringostat, по которому хотите привязать создание сделок в выбранной воронке. А в поле (3) указывайте значение параметра, по которому необходимо определять, что сделка будет создана в заданной воронке.

Например, для того, чтобы передавать в воронку “Новая” звонки пула "Контекстная реклама" вам необходимо выбрать в первом поле нужную воронку, во втором поле задать условие — Имя пула, в поле “Значение” укажите название нужного пула (в данном случае "Контекстная реклама").

Хранение данных о звонках для интеграций с CRM amoCRM 2.0

При интеграции Ringostat и CRM amoCRM 2.0 в последнюю автоматически передаются данные о звонках: их аудиозаписи, информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок, статус звонка, а также UTM метки. Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.

Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:

Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.

Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.

Вот несколько примеров матриц, которые возможно использовать.

Вариант 1 (рекомендуемый)

По умолчанию мы рекомендуем настраивать следующий сценарий:

При такой настройке матрицы логика работы интеграции будет следующая:

Входящий звонок от нового клиента:

    •    в момент поднятия трубки менеджером создаются контакт и сделка, где фиксируются метки

    •    ответственным за контакт назначается всегда менеджер, который принял звонок
    •    после успешного звонка в контакт/сделку добавляется звонок

    •    если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создается задача на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

Входящий звонок от текущего клиента:

  •   проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытый контакт или сделка есть — записываем информацию после разговора туда

   •   если принял звонок ответственный — создаем звонок в открытую сделку / контакт
   •   если принял звонок не ответственный за сделку / контакт — создаем звонок и крепим его к сделке / контакту с указанием того, кто принял данный звонок

   •  если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

Пропущенный звонок от нового клиента:
    •    создаем сделку и контакт, ответственным закрепляем старшего менеджера
    •    ставим на старшего менеджера задачу связаться с клиентом по пропущенному

Пропущенный звонок от текущего клиента:
    •     ставим задачу на ответственного менеджера связаться с клиентом по пропущенному

Исходящий успешный звонок по открытой сделке /  контакту:
    •    создаем звонок и привязываем его к сделке/контакту

Если данный сценарий интеграции не совсем вам подходит, то вы можете изменить его под себя. Рекомендуем предварительно связаться с нашей техподдержкой, чтобы наши специалисты могли подсказать вам оптимальный вариант настройки именно для вашего проекта.

Вариант 2

Если сущности в AmoCRM у вас уже создаются сторонней интеграцией, вы можете в них передавать информацию по звонящему и его переходу из вашего проекта. Для этого необходимо настроить матрицу интеграции следующим образом: 

В этой настройке есть два важных условия:
•  ваша интеграция должна создавать сущность в CRM ранее чем интеграция с Ringostat, то есть в момент звонка или в момент поднятия трубки, иначе обновить данные не будет возможности;
•   ваша интеграция должна передавать номер клиента в международном формате без разделителей. Например 380#########.

Если вы работаете в разделе “Неразобранное”

Как работает этот вариант настройки:

1. Входящий отвеченный звонок:
•    Заявка по звонку от новых клиентов будет создана в разделе неразобранное в момент ответа со стороны менеджера на входящий звонок.

•     Заявка будет создана на старшего менеджера с возможностью принять её для других менеджеров.

•   При повторном входящем отвеченном звонке от клиента, у которого уже есть контакт / сделка, в существующую сущность будет создана запись о звонке с возможностью её послушать.

2. После пропущенного входящего звонка:

•    Если звонок от нового клиента, то будет создана заявка по звонку также в разделе “Неразобранное”.

•    Заявка крепится на старшего менеджера с возможностью принять остальными сотрудниками.

•    После принятия заявки менеджером, создаётся сущность, которые крепятся за принявшим заявку менеджером.

•    Также по звонку от нового клиента будет создана задача на Старшего менеджера для обработки пропущенного звонка.

•    При повторном пропущенном звонке от клиента, для которого уже были ранее созданы контакт и сделка, будет создана запись о пропущенном звонке и задача на ответственного менеджера для связи с клиентом.

3. В случае если звонок будет принят неизвестным менеджером, то будет создана задача на Старшего менеджера для проверки настроек интеграции.

Обратите внимание, что если вы настроили такой сценарий, но в CRM вы не используете данный раздел, то интеграция не будет работать корректно и сущности не будут создаваться так как нужно.

    Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию.
    Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.

• перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в amoCRM на проверку наличия открытого контакта с номером звонящего. При наличии такого контакта звонок будет направлен менеджеру, за которым  закреплён контакт с номером;
• если контакта с номером звонящего нет в CRM-системе – происходит проверка на наличие открытой сделки с номером звонящего. Если такая сделка есть, звонок направляется менеджеру, за которым закреплена данная сделка;
• если по номеру звонящего нет ни контакта, ни открытой сделки – звонок будет направлен далее по схеме переадресации.

  
  Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:
  1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

  

  2. Выбрать приоритет направлений звонка.
  При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":
  

  • Ringostat будет искать открытые сущности согласно приоритету заданному в настройках
  • Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
  • Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации, которое следует задать резервным.

    

  
  Например, мы задали приоритет поиска таким: лид-контакт-сделка. При этой настройке мы вначале будем искать ответственного по лиду, потом по контакту и только потом по сделке
  

  

Предупреждение системы о проблемах с ключом авторизации 

Выглядит это предупреждение следующим образом:

В таком случае необходимо сделать переподключить интеграцию:

1. Вначале её необходимо отключить

1. Переходим в настройки профиля AmoCRM

   

1. Копируем актуальный обновлённый API-ключ

   

2. Указываем API-ключ в настройках интеграции в Ringostat’е (1) и повторно активируем интеграцию (2)

   

   ---

Звонок принят неизвестным сотрудником

Если на старшего менеджера была поставлена задача с текстом “был звонок менеджеру с неизвестным номером”

В таком случае вам нужно зайти в раздел “Сотрудники” и проверить закреплен ли сип-аккаунт или номер, на которые был принят такой звонок, за нужным сотрудником. Если нет, то номер или сип-аккаунт необходимо прикрепить к профилю сотрудника.