- Используя Ringostat и amoCRM, вы увидите что, ваша аналитика будет полной - от момента посещения клиентом вашего ресурса (просмотр рекламы и т. д) и до момента продажи.
- Вы сможете увидеть как продвигаются сделки, на каком этапе они срываются — все это будет охваченным.
- Вы увидите, какая реклама вызывает звонки, а на какую зря тратится бюджет.
- Не понадобится дополнительное время, чтобы после разговора с клиентом переносить контакты, ставить задачи и т. д.
- Возможность включения умной переадресации звонка на менеджера за которым закреплена открытая сделка.
- Создание сделок и лидов во время ответа и так же возможность работать в сделке во время разговора.
- Возможность автоматического создания новых сделок в “неразобранном” для последующего распределения по менеджерам отдела продаж.
- Юрий замечает вашу онлайн-рекламу и переходит на ваш сайт.
- Там он видит номер телефона на привычном месте. Но это не ваш обычный номер, а специальный, который Ringostat выдал Юрию автоматически.
- Он звонит, а в журнале звонков записывается детальная информация о звонке, включая рекламный источник и номер Юрия.
- Эти данные передаются в CRM.
- По факту звонка или во время звонка создается карточка контакта, сделка и задача — ведь Юрий позвонил вам в первый раз.
- В зависимости от стадии переговоров и настроек интеграции сделка отображается в общей воронке продаж предприятия или же в разделе “Неразобранное” (раздел "Сделка", вкладка "Воронка").
- В разделе "Аналитика" можно анализировать продажи, смотреть сводные отчеты по сотрудникам, видеть полный список событий.
- Или можно передать данные в Google Analytics и анализировать продажи по звонкам уже там.
- В разделе “Аналитика” в amoCRM возможно просматривать статистику по звонкам, обработанным сотрудниками.
- Соответствие по умолчанию — список полей, которые не доступны для переназначения. Наши поля, в которые передаются utm-метки.
- Соответствие для контакта — позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в сущность контакт.
- Соответсвие для сделки — позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в сущность сделка.
- Заявка по звонку от нового клиента будет создана в разделе “Неразобранное” в момент ответа со стороны менеджера на входящий звонок.
- В графе “Кому” заявки будет указан менеджер, который принял звонок изначально
- принять ее и для других менеджеров.
- привязать заявку к существующей сделке или контакту
- отклонить заявку
- будет создана сделка
- будет назначен ответственным тот менеджер, который принял звонок
- в сделке будет создана запись о звонке с возможностью её послушать.
- будет создана заявка по звонку в разделе “Неразобранное” на старшего менеджера, что будет отображено в графе “Кому” заявки
- принять ее и для других менеджеров.
- привязать заявку к существующей сделке или контакту
- отклонить заявку
- Также будет создана задача на Старшего менеджера для обработки пропущенного звонка
- После принятия заявки старшим менеджером, будет создана сделка, и он же будет назначен ответственным
- После принятия заявки другим менеджером, будет создана сделка, и старший менеджер, на которого была назначена сделка изначально, также будет назначен ответственным
- перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в amoCRM на проверку наличия открытого контакта с номером звонящего. При наличии такого контакта звонок будет направлен менеджеру, за которым закреплён контакт с номером;
- если контакта с номером звонящего нет в CRM-системе – происходит проверка на наличие открытой сделки с номером звонящего. Если такая сделка есть, звонок направляется менеджеру, за которым закреплена данная сделка;
- если по номеру звонящего нет ни контакта, ни открытой сделки – звонок будет направлен далее по схеме переадресации.
Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:
1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"2. Выбрать приоритет направлений звонка.
При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":
- Ringostat будет искать открытые сущности согласно приоритету заданному в настройках
- Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
- Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации, которое следует задать резервным.
Например, мы задали приоритет поиска таким: лид-контакт-сделка. При этой настройке мы вначале будем искать ответственного по лиду, потом по контакту и только потом по сделке
amoCRM - это облачная CRM система управления клиентами. Другими словами, это полный набор инструментов, которые раскроют потенциал вашего отдела продаж и повысят его эффективность.
Система не требует установки или настройки, намного функциональнее Excel и заметно удобнее чем дорогие, и сложные аналоги.
Более детально ознакомиться с данной системой, вы можете на официальном сайте amoCRM
Возможности интеграции
Как правило, в компаниях, которые не используют технологии автоматизации бизнесс-процессов, менеджеры отдела продаж перегружены рутинной работой и как следствие, менее сконцентрированы на звонках и диалоге с клиентом.
Интеграция Ringostat и amoCRM – решает многие болезненные вопросы любого руководителя, автоматизирует телефонию и бизнес-процессы внутри отделов продаж/маркетинга.
Интеграция позволяет связать и выстроить в одну цепочку все процессы продажи, автоматизировать работу менеджеров освободив их от постановки задач, создания сделок, добавления контактов и заполнения информации о посетителе вашего сайта, который позвонил.
Как следствие, менеджеры будут работать эффективнее и концентрировать всё своё внимание на клиенте, который обратился.
Используя расширение Ringostat Smart Phone с данной интеграцией у вас появляется возможность видеть данные о звонящем, которые подтягиваются из СРМ-системы (включая ссылку для перехода в контакт или сделку), а также историю его переходов.
Во время звонка у менеджера есть возможность перейти в сделку или контакт в СРМ для того, чтобы оставить комментарий о клиенте во время звонка прямо в сделке.
Как работает интеграция
Настройка интеграции
В начале настройки интеграции необходимо создать сотрудников в личном кабинете Рингостат и в самой срм. Как создать сотрудников в Рингостате – детально описано в этой статье.
Создание сотрудников необходимо чтобы передавать в срм данные по входящим и исходящим звонкам от сотрудников, создания заявок, сделок, контактов, задач и для передачи аудио по звонку от сотрудника.
После создания всех сотрудников, можно приступить к включению и настройке интеграции.
Настройка интеграции должна быть выполнена из-под аккаунта пользователя amoCRM с правами уровня "Администратор".
Создание сделок и контактов, постановка задач и добавление
Включение интеграции в amoCRM
Обратите внимание, что для активации интеграции amoCRM 2.0 не нужно проводить никаких настроек внутри AmoCRM, достаточно просто активировать и настроить интеграцию в личном кабинете Ringostat.
Шаг первый:
Нужно перейти в раздел “Интеграция” – “Готовые интеграции” и среди предложенного списка в подразделе “CRM” нужно выбрать “amoCRM”.
Далее выберите язык интеграции и нажмите на “Активировать интеграцию”.
После этого появится подтверждение авторизации, вам нужно будет ввести логин и пароль от кабинета amoCRM. Настройка интеграции должна быть выполнена из-под аккаунта пользователя amoCRM с правами уровня "Администратор".
Шаг второй:
После активации интеграции необходимо также закрепить профили сотрудников в Рингостате с аккаунтами в amoCRM.
Шаг третий:
И настраиваем дополнительные параметры, которые хотели бы получать в СРМ из Ringostat. Например, roistat visitID.
Шаг четвертый:
После того, как закрепили сотрудников и добавили нужные параметры для передачи в контакт или сделку — настройте матрицу интеграции. На основе данной нас тройки будут создаваться заявки, контакты, сделки и задачи по звонкам (варианты настроек матрицы описаны в разделе ниже).
Передача данных из форм на сайте в CRM
Для того, чтобы настроить передачу данных из форм на сайте в вашу CRM систему вам необходимо проделать следующие шаги:
1. Активировать или проверить активна ли в проекте интеграция с формами и проведены ли все настройки данного раздела. Проверить вы это можете по данной инструкции.
2. Внести изменения в сценарий интеграции, отметив галочками те сущности, которые нужно создавать при заполнении формы на вашем сайте.
3. После этого необходимо настроить в какие поля amoCrm мы будем передавать информацию из полей ваших форм. Настройки нужно провести отдельно для контакта и сделки.
Блок настройки под сценариями интеграций “Передача данных из полей ваших форм в amoCrm”, состоит из 3 вкладок:
В первом столбце данного раздела необходимо прописать поле в СРМ системе, куда Ringostat должен передавать данные.
Во втором столбце вы выбираете тип данных, которые мы будем передавать. Мы можем передавать 3 типа данных: Переменные Ringostat, Поле из вашей формы, Константы.
В третьем столбце вам необходимо прописать значения, которые мы будем передавать в СРМ. Значения прописываются в зависимости от выбранного типа данных:
1. Переменные Ringostat — все доступные параметры вы сможете увидеть в выпадающем списке из которого вы сможете выбрать нужную вам переменную.
2. Поле из вашей формы — здесь вы должны указать атрибут name поля, которое вы хотите передать в CRM. Если в разных формах атрибуты name разные, то укажите их через запятую
3. Константы — в этом поле вы можете прописать небольшое примечание, которое мы будем передавать в СРМ после каждого заполнения формы
Пример:
При такой настройке
1. В поле tags мы будем передавать константу Ringostat Automation (этот параметр изменять нельзя, он устанавливается по умолчанию)
2. В поле name будем передавать то, что клиент введет в поле вашей формы с типом name,first-name
3.
В поле
telephone то, что клиент ввел в полях типа phone,tel,telephone
4. В поле email передадим содержимое поля типа email.
Таким образом созданный контакт будет выглядеть вот так
Особенность работы функционала
1. Порядок создания сущностей. В АМО создаются сначала Контакт->Сделка->Задачи.
2. Как мы определяем существует ли сущность в АМО перед созданием?
Сначала мы ищем по номеру телефона. У нас для номера телефона может быть задано несколько полей:
Мы проверяем при заполнении формы:
1. Получили ли мы поле phone
2. Если нет — проверяем получили ли мы поле tel
3. Если нет — проверяем получили ли мы поле telephone и т.д.
- Если хотя бы одно из указанных полей мы получили — проверяем есть ли в СРМ-системе сущность с таким номером.
- Если сущности нет — контакт будет создан нашей интеграцией.
- Если же при заполнении формы клиент не заполнил поле,в котором есть номер телефона — пытаемся найти сущность по емейлу. Если емейл нам не пришел — ищем по clientid.
3. Для того, чтобы поиск сущности был максимально точным, перед поиском мы “вырезаем” из номера телефона спецсимволы.
4. Обновление меток. По аналогии с другими интеграции метки мы обновляем только если все поля ютм-меток пустые (поля могут быть пустыми только если сущность создана не нашей интеграцией).
5. На данный момент мы НЕ создаем сделки с форм в соответствующие воронки. Сделки создаются в воронку, которая была назначена воронкой “по умолчанию”.
Передача сделок в выбранные воронки
Вы можете настроить создание сделок в нужную вам воронку по определённому правилу. Для этого разверните блок с настройкой передачи сделок в выбранные воронки и добавьте новое правило:
Выбираете нужную воронку из вашей CRM (1). В поле (2) выбираете из выпадающего списка нужный параметр Ringostat, по которому хотите привязать создание сделок в выбранной воронке. А в поле (3) указывайте значение параметра, по которому необходимо определять, что сделка будет создана в заданной воронке.
Например, для того, чтобы передавать в воронку “Новая” звонки пула "Контекстная реклама" вам необходимо выбрать в первом поле нужную воронку, во втором поле задать условие — Имя пула, в поле “Значение” укажите название нужного пула (в данном случае "Контекстная реклама").
Хранение данных о звонках для интеграций с CRM amoCRM 2.0
При интеграции Ringostat и CRM amoCRM 2.0 в последнюю автоматически передаются данные о звонках: их аудиозаписи, информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок, статус звонка, а также UTM метки. Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.
Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:
Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.
Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.
Настройка логики работы интеграции
Вот несколько примеров матриц, которые возможно использовать.
Вариант 1 (рекомендуемый)
По умолчанию мы рекомендуем настраивать следующий сценарий:
При такой настройке матрицы логика работы интеграции будет следующая:
Входящий звонок от нового клиента:
• в момент поднятия трубки менеджером создаются контакт и сделка, где фиксируются метки
• ответственным за контакт назначается всегда менеджер, который принял звонок
• после успешного звонка в контакт/сделку добавляется звонок
• если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создается задача на старшего менеджера для проверки настроек интеграции
Входящий звонок от текущего клиента:
• проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытый контакт или сделка есть — записываем информацию после разговора туда
• если принял звонок ответственный — создаем звонок в открытую сделку / контакт
• если принял звонок не ответственный за сделку / контакт — создаем звонок и крепим его к сделке / контакту с указанием того, кто принял данный звонок
• если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции
Пропущенный звонок от нового клиента:
• создаем сделку и контакт, ответственным закрепляем старшего менеджера
• ставим на старшего менеджера задачу связаться с клиентом по пропущенному
Пропущенный звонок от текущего клиента:
• ставим задачу на ответственного менеджера связаться с клиентом по пропущенному
Исходящий успешный звонок по открытой сделке / контакту:
• создаем звонок и привязываем его к сделке/контакту
Если в матрице отметить только создание сделки, без создания контакта — при входящем (успешном или пропущенном) звонке от нового клиента, по которому в срм отсутствуют открытый контакт и сделка, сделка не будет создана автоматически. Необходимо обязательно отмечать создание контакта в матрице интеграции для создания сделки или отмечать “создавать заявку в разделе неразобранное”, т.к. сделка не может быть создана как самостоятельная сущность.
Если данный сценарий интеграции не совсем вам подходит, то вы можете изменить его под себя. Рекомендуем предварительно связаться с нашей техподдержкой, чтобы наши специалисты могли подсказать вам оптимальный вариант настройки именно для вашего проекта.
Вариант 2
Если сущности в AmoCRM у вас уже создаются сторонней интеграцией, вы можете в них передавать информацию по звонящему и его переходу из вашего проекта. Для этого необходимо настроить матрицу интеграции следующим образом:
В этой настройке есть два важных условия:
• ваша интеграция должна создавать сущность в CRM ранее чем интеграция с Ringostat, то есть в момент звонка или в момент поднятия трубки, иначе обновить данные не будет возможности;
• ваша интеграция должна передавать номер клиента в международном формате без разделителей. Например 380#########.
Если вы работаете в разделе “Неразобранное”
Как работает этот вариант настройки:
1. Входящий отвеченный звонок
По новой заявке в разделе “Неразобранное” будет возможность:
При принятии заявки менеджером
Даже если заявку примет менеджер, который не принимал звонок, также будет назначен ответственным за сделку тот менеджер, который принял звонок изначально:
При отклонении заявки: заявка будет удалена и в графе “Ответственный” будет указано “Пользователь удален”
• При повторном входящем отвеченном звонке от клиента, у которого уже есть контакт / сделка, в существующую сущность будет создана запись о звонке с возможностью её послушать.
2. Пропущенный входящий звонок.
По заявке будет возможность
• При повторном пропущенном звонке от клиента, для которого уже были ранее созданы контакт и сделка, будет создана запись о пропущенном звонке и задача на ответственного менеджера для связи с клиентом.
3. В случае если звонок будет принят неизвестным менеджером, то будет создана задача на Старшего менеджера для проверки настроек интеграции.
Обратите внимание, что если вы настроили такой сценарий, но в CRM вы не используете данный раздел, то интеграция не будет работать корректно и сущности не будут создаваться так как нужно.
Создание звонка в "Неразобранном"
Рассмотрим настройку матрицы как на примере:
В сценарии интеграции активировано создание заявки и звонка в неразобранном.
При таком сценарии интеграция создаст звонок, если для одного события одновременно активированы чекбоксы "Создать в неразобранном" и "Создать звонок", а в CRM уже есть лид по номеру клиента.
Как это работает?
При звонке система проверяет, есть ли лид в CRM-системе:
- если лид не найден — будет создана заявка в неразобранном.
- если лид найден, то интеграция не будет создавать дубль заявки, а создаст только звонок в уже существующей сущности с возможностью прослушать аудио звонка.
Умная переадресация звонка
Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию.
Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.
Что делать, если...?
Звонок принят неизвестным сотрудником
Если на старшего менеджера была поставлена задача с текстом “был звонок менеджеру с неизвестным номером”
В таком случае вам нужно зайти в раздел “Сотрудники” и проверить закреплен ли сип-аккаунт или номер, на которые был принят такой звонок, за нужным сотрудником. Если нет, то номер или сип-аккаунт необходимо прикрепить к профилю сотрудника.
Ringostat осуществляет поиск сделки и контакта по по восьми последним цифрам номера телефона клиента. Если у вас помимо интеграции с Ringostat сделки и\или контакты создаются сторонней интеграцией, рекомендуем вам настроить передачу номера в международном формате без разделителей (+12024561414) со стороны данной интеграции. В таком случае интеграция с Ringostat сможет найти эти сделки и контакты при добавлении информации по звонку в них не создавая дубли.
В проекте доступно подключение интеграции только с одной из СRM-систем, которые находятся на платформе интеграции