Интеграция с amoCRM 2.0

Как правило, в компаниях, которые не используют технологии автоматизации бизнесс-процессов, менеджеры отдела продаж перегружены рутинной работой и как следствие, менее сконцентрированы на звонках и диалоге с клиентом.
Интеграция Ringostat и amoCRM – решает многие болезненные вопросы любого руководителя, автоматизирует телефонию и бизнес-процессы внутри отделов продаж/маркетинга.

• Используя Ringostat и amoCRM, вы увидите что, ваша аналитика будет полной - от момента посещения клиентом вашего ресурса (просмотр рекламы и т. д) и до момента продажи.
• Вы сможете увидеть как продвигаются сделки, на каком этапе они срываются — все это будет охваченным.
• Вы увидите, какая реклама вызывает звонки, а на какую зря тратится бюджет.
• Не понадобится дополнительное время, чтобы после разговора с клиентом переносить контакты, ставить задачи и т. д.
• Возможность включения умной переадресации звонка на менеджера за которым закреплена открытая сделка.
• Создание сделок и лидов во время ответа и так же возможность работать в сделке во время разговора.
• Возможность автоматического создания новых сделок в “неразобранном” для последующего распределения по менеджерам отдела продаж.

Интеграция позволяет связать и выстроить в одну цепочку все процессы продажи, автоматизировать работу менеджеров освободив их от постановки задач, создания сделок, добавления контактов и заполнения информации о посетителе вашего сайта, который позвонил.
Как следствие, менеджеры будут работать эффективнее и концентрировать всё своё внимание на клиенте, который обратился.

Используя расширение  Ringostat Smart Phone с данной интеграцией у вас появляется возможность видеть данные о звонящем, которые подтягиваются из СРМ-системы (включая ссылку для перехода в контакт или сделку), а также историю его переходов.

Во время звонка у менеджера есть возможность перейти в сделку или контакт в СРМ для того, чтобы оставить комментарий о клиенте во время звонка прямо в сделке.

• Юрий замечает вашу онлайн-рекламу и переходит на ваш сайт.
• Там он видит номер телефона на привычном месте. Но это не ваш обычный номер, а специальный, который Ringostat выдал Юрию автоматически.
• Он звонит, а в журнале звонков записывается детальная информация о звонке, включая рекламный источник и номер Юрия.
• Эти данные передаются в CRM.
• По факту звонка или во время звонка создается карточка контакта, сделка и задача — ведь Юрий позвонил вам в первый раз.
• В зависимости от стадии переговоров и настроек интеграции сделка отображается в общей воронке продаж предприятия или же в разделе “Неразобранное” (раздел "Сделка", вкладка "Воронка").
• В разделе "Аналитика" можно анализировать продажи, смотреть сводные отчеты по сотрудникам, видеть полный список событий.
• Или можно передать данные в Google Analytics и анализировать продажи по звонкам уже там.
• В разделе “Аналитика” в amoCRM возможно просматривать статистику по звонкам, обработанным сотрудниками.

В начале настройки интеграции необходимо создать сотрудников в личном кабинете Рингостат и в самой срм. Как создать сотрудников в Рингостате – детально описано в этой статье.

Создание сотрудников необходимо чтобы передавать в срм данные по входящим и исходящим звонкам от сотрудников, создания заявок, сделок, контактов, задач и для передачи аудио по звонку от сотрудника.

После создания всех сотрудников, можно приступить к включению и настройке интеграции.

Настройка интеграции должна быть выполнена из-под аккаунта пользователя amoCRM с правами уровня "Администратор".
Создание сделок и контактов, постановка задач и добавление 

Включение интеграции в amoCRM

Обратите внимание, что для активации интеграции amoCRM 2.0 не нужно проводить никаких настроек внутри AmoCRM, достаточно просто активировать и настроить интеграцию в личном кабинете Ringostat.

Шаг первый:
Нужно перейти в раздел “Интеграция” – “Готовые интеграции” и среди предложенного списка в подразделе “CRM” нужно выбрать “amoCRM”.

Далее выберите язык интеграции и нажмите на “Активировать интеграцию”.

После этого появится подтверждение авторизации, вам нужно будет ввести логин и пароль от кабинета amoCRM. Настройка интеграции должна быть выполнена из-под аккаунта пользователя amoCRM с правами уровня "Администратор".

Шаг второй:
После активации интеграции необходимо также закрепить профили сотрудников в Рингостате с аккаунтами в amoCRM.

Шаг третий:
И настраиваем дополнительные параметры, которые хотели бы получать в СРМ из Ringostat. Например, roistat visitID.

Шаг четвертый:
После того, как закрепили сотрудников и добавили нужные параметры для передачи в контакт или сделку — настройте матрицу интеграции. На основе данной нас тройки будут создаваться заявки, контакты, сделки и задачи по звонкам (варианты настроек матрицы описаны в разделе ниже).

Передача данных из форм на сайте в CRM

Для того, чтобы настроить передачу данных из форм на сайте в вашу CRM систему вам необходимо проделать следующие шаги:
1. Активировать или проверить активна ли в проекте интеграция с формами и проведены ли все настройки данного раздела. Проверить вы это можете по данной инструкции.

2. Внести изменения в сценарий интеграции, отметив галочками те сущности, которые нужно создавать при заполнении формы на вашем сайте.

3. После этого необходимо настроить в какие поля amoCrm мы будем передавать информацию из полей ваших форм. Настройки нужно провести отдельно для контакта и сделки.

Блок настройки под сценариями интеграций “Передача данных из полей ваших форм в amoCrm”, состоит из 3 вкладок:

• Соответствие по умолчанию — список полей, которые не доступны для переназначения. Наши поля, в которые передаются utm-метки.
• Соответствие для контакта — позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в сущность контакт.
• Соответсвие для сделки — позволяет определить в какие поля будут передаваться данные в сущность сделка.

В первом столбце данного раздела необходимо прописать поле в СРМ системе, куда Ringostat должен передавать данные.

Во втором столбце вы выбираете тип данных, которые мы будем передавать. Мы можем передавать 3 типа данных: Переменные Ringostat, Поле из вашей формы, Константы.

В третьем столбце вам необходимо прописать значения, которые мы будем передавать в СРМ. Значения прописываются в зависимости от выбранного типа данных:
1. Переменные Ringostat — все доступные параметры вы сможете увидеть в выпадающем списке из которого вы сможете выбрать нужную вам переменную. 

2. Поле из вашей формы — здесь вы должны указать атрибут name поля, которое вы хотите передать в CRM. Если в разных формах атрибуты name разные, то укажите их через запятую 

3. Константы — в этом поле вы можете прописать небольшое примечание, которое мы будем передавать в СРМ после каждого заполнения формы

Пример:

При такой настройке
1. В поле tags мы будем передавать константу Ringostat Automation (этот параметр изменять нельзя, он устанавливается по умолчанию)
2. В поле name будем передавать то, что клиент введет в поле вашей формы с типом name,first-name
3. В поле telephone то, что клиент ввел в полях типа phone,tel,telephone
4. В поле email передадим содержимое поля типа email.

Таким образом созданный контакт будет выглядеть вот так

Особенность работы функционала

1. Порядок создания сущностей. В АМО создаются сначала Контакт->Сделка->Задачи.
2. Как мы определяем существует ли сущность в АМО перед созданием?
Сначала мы ищем по номеру телефона. У нас для номера телефона может быть задано несколько полей: 

Мы проверяем при заполнении формы:
1. Получили ли мы поле phone
2. Если нет — проверяем получили ли мы поле tel
3. Если нет — проверяем получили ли мы поле telephone и т.д.

- Если хотя бы одно из указанных полей мы получили — проверяем есть ли в СРМ-системе сущность с таким номером.
- Если сущности нет — контакт будет создан нашей интеграцией.
- Если же при заполнении формы клиент не заполнил поле,в котором есть номер телефона — пытаемся найти сущность по емейлу. Если емейл нам не пришел — ищем по clientid.

3. Для того, чтобы поиск сущности был максимально точным, перед поиском мы “вырезаем” из номера телефона спецсимволы.
4. Обновление меток. По аналогии с другими интеграции метки мы обновляем только если все поля ютм-меток пустые (поля могут быть пустыми только если сущность создана не нашей интеграцией).
5. На данный момент мы НЕ создаем сделки с форм в соответствующие воронки. Сделки создаются в воронку, которая была назначена воронкой “по умолчанию”.

Передача сделок в выбранные воронки

Вы можете настроить создание сделок в нужную вам воронку по определённому правилу. Для этого разверните блок с настройкой передачи сделок в выбранные воронки и добавьте новое правило:

Выбираете нужную воронку из вашей CRM (1). В поле (2) выбираете из выпадающего списка нужный параметр Ringostat, по которому хотите привязать создание сделок в выбранной воронке. А в поле (3) указывайте значение параметра, по которому необходимо определять, что сделка будет создана в заданной воронке.

Например, для того, чтобы передавать в воронку “Новая” звонки пула "Контекстная реклама" вам необходимо выбрать в первом поле нужную воронку, во втором поле задать условие — Имя пула, в поле “Значение” укажите название нужного пула (в данном случае "Контекстная реклама").

Хранение данных о звонках для интеграций с CRM amoCRM 2.0

При интеграции Ringostat и CRM amoCRM 2.0 в последнюю автоматически передаются данные о звонках: их аудиозаписи, информация о том, из какого и на какой номер был совершен звонок, статус звонка, а также UTM метки. Но иногда может случиться поломка. Например, пользователь, из-под доступов которого активировали интеграцию, сменил пароль к личному кабинету CRM. В таком случае генерируется новый API-токен, по которому подключается интеграция, и Ringostat не может более передавать данные по звонкам в CRM-систему не зная новый токен. В результате данные о последующих звонках не будут поступать в CRM-систему.

Во избежание подобных ситуаций необходимо включить дополнительную настройку управления записями о звонках. Если интеграция поломается, достаточно активировать ее заново и поставить галочку в чек-боксе «Отправить данные в CRM после повторной активации»:

Чек-бокс появляется после отключения интеграции. Перед активацией интеграции необходимо поставить галочку.

Если опция включена, то после повторной активации интеграции Ringostat отправит все накопленные данные в вашу CRM за последние 3 дня, 2 предыдущих и сегодняшний.

Вот несколько примеров матриц, которые возможно использовать.

Вариант 1 (рекомендуемый)

По умолчанию мы рекомендуем настраивать следующий сценарий:

При такой настройке матрицы логика работы интеграции будет следующая:

Входящий звонок от нового клиента:

    •    в момент поднятия трубки менеджером создаются контакт и сделка, где фиксируются метки

    •    ответственным за контакт назначается всегда менеджер, который принял звонок
    •    после успешного звонка в контакт/сделку добавляется звонок

    •    если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создается задача на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

Входящий звонок от текущего клиента:

  •   проверяем по номеру телефона есть ли контакт, у которого такой номер телефона как у звонящего. Если открытый контакт или сделка есть — записываем информацию после разговора туда

   •   если принял звонок ответственный — создаем звонок в открытую сделку / контакт
   •   если принял звонок не ответственный за сделку / контакт — создаем звонок и крепим его к сделке / контакту с указанием того, кто принял данный звонок

   •  если звонок принят с номера или сип-аккаунта, который ни к кому не привязан, создаем задачу на старшего менеджера для проверки настроек интеграции

Пропущенный звонок от нового клиента:
    •    создаем сделку и контакт, ответственным закрепляем старшего менеджера
    •    ставим на старшего менеджера задачу связаться с клиентом по пропущенному

Пропущенный звонок от текущего клиента:
    •     ставим задачу на ответственного менеджера связаться с клиентом по пропущенному

Исходящий успешный звонок по открытой сделке /  контакту:
    •    создаем звонок и привязываем его к сделке/контакту

Если в матрице отметить только создание сделки, без создания контакта — при входящем (успешном или пропущенном) звонке от нового клиента, по которому в срм отсутствуют открытый контакт и сделка, сделка не будет создана автоматически. Необходимо обязательно отмечать создание контакта в матрице интеграции для создания сделки или отмечать “создавать заявку в разделе неразобранное”, т.к. сделка не может быть создана как самостоятельная сущность.

Если данный сценарий интеграции не совсем вам подходит, то вы можете изменить его под себя. Рекомендуем предварительно связаться с нашей техподдержкой, чтобы наши специалисты могли подсказать вам оптимальный вариант настройки именно для вашего проекта.

Вариант 2

Если сущности в AmoCRM у вас уже создаются сторонней интеграцией, вы можете в них передавать информацию по звонящему и его переходу из вашего проекта. Для этого необходимо настроить матрицу интеграции следующим образом: 

В этой настройке есть два важных условия:
•  ваша интеграция должна создавать сущность в CRM ранее чем интеграция с Ringostat, то есть в момент звонка или в момент поднятия трубки, иначе обновить данные не будет возможности;
•   ваша интеграция должна передавать номер клиента в международном формате без разделителей. Например 380#########.

Если вы работаете в разделе “Неразобранное”

Как работает этот вариант настройки:

1. Входящий отвеченный звонок

• Заявка по звонку от нового клиента будет создана в разделе “Неразобранное” в момент ответа со стороны менеджера на входящий звонок.
• В графе “Кому” заявки будет указан менеджер, который принял звонок изначально

По новой заявке в разделе “Неразобранное” будет возможность:

• принять ее и для других менеджеров.
• привязать заявку к существующей сделке или контакту
• отклонить заявку

При принятии заявки менеджером

• будет создана сделка
• будет назначен ответственным тот менеджер, который принял звонок
• в сделке будет создана запись о звонке с возможностью её послушать.

Даже если заявку примет менеджер, который не принимал звонок, также будет назначен ответственным за сделку тот менеджер, который принял звонок изначально:

При отклонении заявки: заявка будет удалена и в графе “Ответственный” будет указано “Пользователь удален”

•   При повторном входящем отвеченном звонке от клиента, у которого уже есть контакт / сделка, в существующую сущность будет создана запись о звонке с возможностью её послушать.

2. Пропущенный входящий звонок.

• будет создана заявка по звонку в разделе “Неразобранное” на старшего менеджера, что будет отображено в графе “Кому” заявки



По заявке будет возможность

• принять ее и для других менеджеров.
• привязать заявку к существующей сделке или контакту
• отклонить заявку



• Также будет создана задача на Старшего менеджера для обработки пропущенного звонка



• После принятия заявки старшим менеджером, будет создана сделка, и он же будет назначен ответственным



• После принятия заявки другим менеджером, будет создана сделка, и старший менеджер, на которого была назначена сделка изначально, также будет назначен ответственным

•    При повторном пропущенном звонке от клиента, для которого уже были ранее созданы контакт и сделка, будет создана запись о пропущенном звонке и задача на ответственного менеджера для связи с клиентом.

3. В случае если звонок будет принят неизвестным менеджером, то будет создана задача на Старшего менеджера для проверки настроек интеграции.

Обратите внимание, что если вы настроили такой сценарий, но в CRM вы не используете данный раздел, то интеграция не будет работать корректно и сущности не будут создаваться так как нужно.

Создание звонка в "Неразобранном"

Рассмотрим настройку матрицы как на примере:

В сценарии интеграции активировано создание заявки и звонка в неразобранном. При таком сценарии интеграция создаст звонок, если для одного события одновременно активированы чекбоксы "Создать в неразобранном" и "Создать звонок", а в CRM уже есть лид по номеру клиента.
Как это работает?
При звонке система проверяет, есть ли лид в CRM-системе:
- если лид не найден — будет создана заявка в неразобранном.

- если лид найден, то интеграция не будет создавать дубль заявки, а создаст только звонок в уже существующей сущности с возможностью прослушать аудио звонка.

    Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию.
    Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.

• перед звонком менеджеру, Ringostat отправит запрос в amoCRM на проверку наличия открытого контакта с номером звонящего. При наличии такого контакта звонок будет направлен менеджеру, за которым  закреплён контакт с номером;
• если контакта с номером звонящего нет в CRM-системе – происходит проверка на наличие открытой сделки с номером звонящего. Если такая сделка есть, звонок направляется менеджеру, за которым закреплена данная сделка;
• если по номеру звонящего нет ни контакта, ни открытой сделки – звонок будет направлен далее по схеме переадресации.

  
  Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:
  1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

  

  2. Выбрать приоритет направлений звонка.
  При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":
  

  • Ringostat будет искать открытые сущности согласно приоритету заданному в настройках
  • Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
  • Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации, которое следует задать резервным.

    

  
  Например, мы задали приоритет поиска таким: лид-контакт-сделка. При этой настройке мы вначале будем искать ответственного по лиду, потом по контакту и только потом по сделке
  

  

Звонок принят неизвестным сотрудником

Если на старшего менеджера была поставлена задача с текстом “был звонок менеджеру с неизвестным номером”

В таком случае вам нужно зайти в раздел “Сотрудники” и проверить закреплен ли сип-аккаунт или номер, на которые был принят такой звонок, за нужным сотрудником. Если нет, то номер или сип-аккаунт необходимо прикрепить к профилю сотрудника.