Nieodebrane połączenia są jednym z głównych wyzwań, przed jakimi stoją działy sprzedaży. Dostępnych jest wiele narzędzi i elastycznych ustawień, dzięki którym można zminimalizować liczbę nieodebranych połączeń. Ale co zrobić z połączeniami, które mogłyś przegapić?
Jeśli już korzystasz z wirtualnej centrali Ringostat, potrzebujesz raportu "Report on missed calls not returned", aby rozwiązać ten problem.
Dzięki temu raportowi możesz monitorować nieodebrane połączenia od klientów, z którymi nadal musisz się skontaktować.
Ten raport pozwoli Ci skuteczniej kontrolować dział sprzedaży i odzyskiwać potencjalnych klientów.
Znajdziesz go w sekcji "Call center" - "Report on missed calls not returned".
Ten raport różni się od standardowego preinstalowanego raportu o nieodebranych połączeniach tym, że obejmuje wyłącznie faktyczne nieodebrane połączenia, na które nie zostało wykonane połączenie zwrotne.
Uwaga: Raport wyświetla połączenia z ostatniego miesiąca.
Na przykład, menedżer przegapił połączenie od klienta i zobaczył te informacje w raporcie. Niezwłocznie wykonał połączenie zwrotne na numer klienta z nieodebranego połączenia.
Po odświeżeniu strony raport automatycznie usunie nieodebrane połączenie od tego klienta.
W ten sposób możesz śledzić liczbę nieobsłużonych połączeń bez przeszukiwania połączeń wychodzących do klientów, którzy się do Ciebie nie dodzwonili.
Dzięki temu raport będzie zawsze wyświetlać tylko istotne informacje o nieodebranych połączeniach.
Nieodebrane połączenia są automatycznie usuwane z tego raportu, jeśli menedżerowi uda się skontaktować z klientem. Dla wygody zalecamy używanie komentarzy na karcie połączenia w celu udokumentowania prób menedżerów oddzwonienia do klientów. Więcej informacji na temat pracy z kartami połączeń znajdziesz w tym artykule.
Jeśli to klient sam oddzwoni po nieodebranym połączeniu, raport również automatycznie usunie nieodebrane połączenie od tego klienta po odświeżeniu strony.
Tak wygląda ten raport:
Kierownik działu sprzedaży może wykorzystać pola "Próby kontaktu z klientem" i "Nieodebrane połączenia od klienta", aby sprawdzić, ile razy menedżer próbował oddzwonić do klienta i ile połączeń zostało nieodebranych z danego numeru.
Jeśli musisz ręcznie usunąć połączenie z raportu o nieodebranych połączeniach bez wykonania połączenia zwrotnego, wykonaj następujące kroki:
Zaznacz co najmniej jedno pole wyboru obok godziny połączenia lub wybierz wiele połączeń w podobny sposób.
Po aktywacji pola wyboru, przycisk Zweryfikowane w lewym górnym rogu raportu natychmiast się aktywuje; kliknij go.
Otworzy się pole, w którym należy podać przyczynę usunięcia połączenia z raportu o nieodebranych połączeniach bez wykonania połączenia zwrotnego.
Wprowadź przyczynę (pole obowiązkowe) i kliknij przycisk "OK".
Raport automatycznie usunie połączenie i doda Twój komentarz do karty połączenia w Dzienniku połączeń, podając nazwę pracownika, który pozostawił komentarz.
Pamiętaj, że po ręcznym usunięciu połączenia z raportu, usuniesz również informacje o wszystkich nieodebranych połączeniach z numeru klienta.
Dlaczego raport o nieodebranych połączeniach bez wykonania połączenia zwrotnego jest przydatny:
Zobaczysz, ilu klientów nie mogło się z Tobą skontaktować i ile połączeń wymaga obsługi.
Zobaczysz tylko te nieodebrane połączenia, które wymagają Twojej uwagi, co pomoże uniknąć zamieszania.
Nie stracisz czasu na ustalanie, czy menedżer oddzwonił do klienta, który nie mógł się z Tobą skontaktować.
Możesz ocenić, jak uważni są menedżerowie i jak szybko oddzwaniają do klientów.
Regularne przeglądanie tego raportu pomoże Ci szybko odzyskać klientów, zanim zwrócą się do konkurencji.
Kilkoma kliknięciami przełożony może zobaczyć konsekwencje zaniedbań menedżerów, co zdyscyplinuje zespół sprzedaży.
Zawsze możesz zrozumieć, jak skuteczny jest Twój zespół sprzedaży — w idealnym przypadku ten raport powinien być pusty pod koniec dnia.