Интеграция с Hubspot

Hubspot — одна из самых популярных CRM-систем, позволяющая автоматизировать рабочие процессы менеджеров по продажам. 

  1. Автоматическое создание контакта/сделки при входящем звонке от нового клиента;
  2. Привязка источников звонка к контакту/сделке для оптимальной обработки менеджером заявки;
  3. Передача Google Client ID посещения по звонку;
  4. Создание задач на ответственного менеджера при пропущенном звонке по новой сделке или существующей, находящейся в работе;
  5. Создание задач на ответственного менеджера по сделке если на него ответил коллега (например ответственный менеджер говорил по телефону). Позволяет зафиксировать контакт и проверить что сказал коллега в ходе диалога.
  6. Создание задач на ответственного менеджера при успешном входящем и исходящем звонке. Задачи создаются сразу закрытыми с привязанными к ним записями разговоров, что помогает поднять историю ведения диалога
  7. Создание задач на ответственного/старшего менеджера в нужном случае. 
Как работает интеграция:
  • Посетитель замечает вашу онлайн-рекламу и переходит на ваш сайт.
  • Там он видит номер телефона на привычном месте. Но это не ваш обычный номер, а специальный, который Ringostat выдал посетителю автоматически.
  • Посетитель звонит, а в журнале звонков записывается детальная информация о звонке, включая рекламный источник и номер звонящего.
  • Эти данные передаются в CRM.
  • По факту звонка или во время звонка создается карточка контакта, сделка и задача — ведь посетитель позвонил вам в первый раз.
  • В зависимости от стадии переговоров и настроек интеграции сделка отображается в общей воронке продаж предприятия.
Настройка интеграции

Перед началом настройки нужно определить сотрудников, которые имеют аккаунт в Hubspot, участвуют в обработке входящих звонков и будут включены в интеграцию.

Создание сотрудников в ЛК Ringostat

В ЛК Ringostat, перейдите в раздел "Настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника":

После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника:

  • Email— почтовый адрес сотрудника. Он используется для открытия доступа к сервису для сотрудника. Если вам не нужен доступ к сервису для данного сотрудника, то можете указать несуществующий электронный адрес.
  • Уровень доступа — задайте уровень доступа сотрудника (сотрудник, аналитик, администратор).
  • ФИО— фамилия имя и отчество сотрудника. Для того, что бы не запутаться мы рекомендуем называть сотрудников так, как они у вас подписаны в CRM.
  • Добавочный номер — внутренний номер сотрудника (стандартно 3 цифры, например 101 или 102). Данный номер можно использовать для внутреннего перевода звонков между менеджерами. При наборе короткого номера будет вызваны все направления которые заданы в разделе “Основные направления”.
  • Основные направления — эти направления будут вызваны при переадресации звонка на сотрудника. Для сохранения настроек — добавьте минимум одно направление. Возможно добавить номер телефона, SIP-аккаунт от Ringostat и внешний SIP-аккаунт.
  • Дополнительные направления — Направления не будут вызваны при переадресации на сотрудника, но будут использованы в интеграциях с CRM. В данном блоке также можно добавить номер телефона, SIP-аккаунт из проекта и внешний SIP-аккаунт.

Настройка основных и дополнительных направлений

В основных и дополнительных направлениях есть возможность установить ряд направлений:

  • SIP-аккаунт. В данном блоке вы можете создать SIP-аккаунт для менеджера сразу в его профиле. При добавлении вам нужно задать логин и пароль SIP-аккаунту. Пароль должен содержать не менее 14-ти символов, буквы английского алфавита большого и маленького регистра, цифры и спец. символы. После создания SIP--аккаунта сохраните его настройки.

  • Номер телефона, указываем номер в международном формате и сохраняем.

  • Внешний SIP-аккаунт укажите его в формате login@your-sip-server.comи сохраните.

После добавления всех необходимых данных необходимо сохранить изменения:

После создания всех сотрудников, можно приступить к включению и настройке интеграции.

Настройка интеграции должна быть выполнена из-под аккаунта пользователя Hubspot с правами уровня "Администратор" или владельца проекта.
Создание сделок и контактов, постановка задач и добавление ответственного - будет выполняться от имени пользователя, из-под аккаунта которого была включена интеграция.

Включение интеграции c Hubspot

Включение интеграции необходимо производить в настройках проекта в Рингостате, раздел "Интеграции" - "Готовые интеграции" -"Hubspot":

1. Вначале выберите язык интеграции:

2. И активируйте интеграцию:

3. В открывшемся окне выберите аккаунт, с которым хотите подключить интеграцию в Hubspot.

4. Далее закрепите за профилями сотрудников, которые создали ранее, аккаунты менеджеров в Hubspot и назначьте старшего менеджера.

5. Настройте передачу дополнительных полей, если они вам необходимы и их нет среди тех, что отправляются по умолчанию.

6. Если вы работаете в нескольких воронках, то настройте передачу определённых звонков в нужную вам воронку.

7. Так же настройте логику работы интеграции. Например, выберите сущности, которые необходимо
создавать по звонку и момент создания.

Передача UTM меток в сделки, которые создает не Ringostat
Для реализации необходимо настроить сценарий интеграции следующим образом:

При такой настройке, Ringostat будет передавать только UTM метки в сделки, которые создает сторонняя интеграции с вашей СРМ-системой.

Логика работы интеграции

Рассмотрим логику работы интеграции по примеру следующей матрицы:

Принят входящий звонок от нового клиента:

  1. После звонка создается контакт и сделка с UTM метками перехода, а также записью разговора.
  2. Ответственным за сделку назначается менеджерпринявший звонок (при условии, что номер / SIP аккаунт на котором приняли звонок верно подключен к сотруднику на стороне Ringostat);
     
  3. Чтобы просмотреть UTM метки и другую детальную информацию, нужно выбрать в боковом меню специальную клавишу “View all properties”, как показано на скриншоте выше. Тогда откроется блок с отображением меток источников перехода.

    Принят входящий звонок от существующего клиента:

    1. Звонок принял ответственный за сделку менеджер, тогда в существующую сделку по этому контакту добавится аудиозапись разговора

      2. Если звонок принял не ответственный за контакт менеджер, то в существующую контакт/сделку  крепится информация о том, кто принял звонок и записью разговора

Пропущен входящий звонок от нового клиента:

Будут созданы контакт и сделка на старшего менеджера. Также будет поставлена задача связаться с клиентом на старшего менеджера, для дальнейшего распределения сделки на менеджеров.

Пропущен входящий звонок от текущего клиента:

В существующую сделку по этому контакту добавится задача с записью о пропущенном входящем звонке, чтобы менеджер связался с клиентом в ближайшее время.

Успешный исходящий звонок:

После успешного исходящего звонка, в существующем контакте будет создана запись разговора.

При звонке ответственного менеджера к новому клиенту, которого ещё нет в СРМ, необходимо создать сделку с контактом перед звонком. Только тогда запись об исходящем звонке будет добавлена в СРМ в сделку по данному клиенту.

Звонок принят/совершен неизвестным сотрудником.

Если звонок принят/совершен неизвестным сотрудником, будет создана задача на старшего менеджера с информацией об этом звонке для проверки настроек интеграции.

ВАЖНО:

Контакты и сделки в Hubspot будут дублироваться, если номер клиента указан в формате отличном от +380ХХХХХХХХХ или 380ХХХХХХХХХ т.е. от международного формата. Если контакты и сделки в вашей CRM-системе создаются сторонней интеграцией или же вы создаёте их вручную, придерживайтесь международного формата номера без разделителей. В таком случае при добавлении данных по звонку в CRM-систему Ringostat сможет найти ранее созданную сделку и контакт вместо создания дубля.

Умная переадресация 

Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию.

Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.
Принцип работы:

При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":

  • Ringostat будет искать открытые сущности согласно последовательности в настройках
  • Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
  • Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме или завершен, если направления отсутствуют.
    Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:
    1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

    2. Выбрать приоритет направлений звонка

    Например при этой настройке Ringostat вначале будет проверять ответственного за контакт и только потом за сделку.

    На этом настройка умной переадресации звонков – завершена!

Была ли статья полезной?
0 0 0