Интеграция с Hubspot

Hubspot — одна из самых популярных CRM-систем, позволяющая автоматизировать рабочие процессы менеджеров по продажам. 

  1. Автоматическое создание контакта/сделки при входящем звонке от нового клиента;
  2. Привязка источников звонка к контакту/сделке для оптимальной обработки менеджером заявки;
  3. Передача Google Client ID посещения по звонку;
  4. Создание задач на ответственного менеджера при пропущенном звонке по новой сделке или существующей, находящейся в работе;
  5. Создание задач на ответственного менеджера по сделке если на него ответил коллега (например ответственный менеджер говорил по телефону). Позволяет зафиксировать контакт и проверить что сказал коллега в ходе диалога.
  6. Создание задач на ответственного менеджера при успешном входящем и исходящем звонке. Задачи создаются сразу закрытыми с привязанными к ним записями разговоров, что помогает поднять историю ведения диалога
  7. Создание задач на ответственного/старшего менеджера в нужном случае. 
Как работает интеграция:
  • Посетитель замечает вашу онлайн-рекламу и переходит на ваш сайт.
  • Там он видит номер телефона на привычном месте. Но это не ваш обычный номер, а специальный, который Ringostat выдал посетителю автоматически.
  • Посетитель звонит, а в журнале звонков записывается детальная информация о звонке, включая рекламный источник и номер звонящего.
  • Эти данные передаются в CRM.
  • По факту звонка или во время звонка создается карточка контакта, сделка и задача — ведь посетитель позвонил вам в первый раз.
  • В зависимости от стадии переговоров и настроек интеграции сделка отображается в общей воронке продаж предприятия.
Настройка интеграции

Перед началом настройки нужно определить сотрудников, которые имеют аккаунт в Hubspot, участвуют в обработке входящих звонков и будут включены в интеграцию.

Добавление сотрудника в ЛК Ringostat

В ЛК Ringostat, перейдите в раздел " Настройки" на страницу "Сотрудники" и нажмите "Добавить нового сотрудника"

После нажатия на кнопку будет выполнен переход на страницу добавления сотрудника. Нужно заполнить форму с данными сотрудника.

Описание полей формы создания сотрудника
Код сотрудника Внутренний код сотрудника в Ringostat
рекомендуем, указывать такое же значение как и "Внутренний номер"
ФИО Фамилия / Имя сотрудника
Email почтовый ящик, на который будут выданы права доступа в ЛК Ringostat
SIP логин логин SIP аккаунта, который будет закреплён за сотрудником и использован на совершения или приёма звонков
Пароль пароль для регистрации SIP-аккаунта
Внутренний номер внутренний номер SIP-аккаунта, на который можно позвонить в рамках SIP-телефонии
Распределение неотвеченных звонков оставьте настроку не активной, т.к. пропущенные звонки распределяются на Старшего менеджера
Кнопка "Добавить номер" позволяет закрепить за менеджером номер телефона, на котором он принимает звонки
Кнопка "Добавить SIP аккаунт" позволяет закрепить за менеджером SIP-аккаунт(из другого проекта или сторонней ВАТС), на котором он принимает звонки

После создания всех сотрудников, можно приступить к включению и настройке интеграции.

Настройка интеграции должна быть выполнена из-под аккаунта пользователя Hubspot с правами уровня "Администратор" или владельца проекта.
Создание сделок и контактов, постановка задач и добавление ответственного - будет выполняться от имени пользователя, из-под аккаунта которого была включена интеграция.

Включение интеграции c Hubspot

Включение интеграции необходимо производить в настройках проекта в Рингостате, раздел "Интеграции" - "Готовые интеграции" -"Hubspot":


1. Вначале выберите язык интеграции:

2. И активируйте интеграцию:

3. В открывшемся окне выберите аккаунт, с которым хотите подключить интеграцию в Hubspot.

4. Далее закрепите за профилями сотрудников, которые создали ранее, аккаунты менеджеров в Hubspot и назначьте старшего менеджера.

5. Настройте передачу дополнительных полей, если они вам необходимы и их нет среди тех, что отправляются по умолчанию.

6. Если вы работаете в нескольких воронках, то настройте передачу определённых звонков в нужную вам воронку.

7. Так же настройте логику работы интеграции. Например, выберите сущности, которые необходимо
создавать по звонку и момент создания.

Передача UTM меток в сделки, которые создает не Ringostat
Для реализации необходимо настроить сценарий интеграции следующим образом:

При такой настройке, Ringostat будет передавать только UTM метки в сделки, которые создает сторонняя интеграции с вашей СРМ-системой.

Логика работы интеграции

Рассмотрим логику работы интеграции по примеру следующей матрицы:

Принят входящий звонок от нового клиента:

  1. После звонка создается контакт и сделка с UTM метками перехода, а также записью разговора.
  2. Ответственным за сделку назначается менеджерпринявший звонок (при условии, что номер / SIP аккаунт на котором приняли звонок верно подключен к сотруднику на стороне Ringostat);
     
  3. Чтобы просмотреть UTM метки и другую детальную информацию, нужно выбрать в боковом меню специальную клавишу “View all properties”, как показано на скриншоте выше. Тогда откроется блок с отображением меток источников перехода.

    Принят входящий звонок от существующего клиента:

    1. Звонок принял ответственный за сделку менеджер, тогда в существующую сделку по этому контакту добавится аудиозапись разговора

      2. Если звонок принял не ответственный за контакт менеджер, то в существующую контакт/сделку  крепится информация о том, кто принял звонок и записью разговора

Пропущен входящий звонок от нового клиента:

Будут созданы контакт и сделка на старшего менеджера. Также будет поставлена задача связаться с клиентом на старшего менеджера, для дальнейшего распределения сделки на менеджеров.

Пропущен входящий звонок от текущего клиента:

В существующую сделку по этому контакту добавится задача с записью о пропущенном входящем звонке, чтобы менеджер связался с клиентом в ближайшее время.

Успешный исходящий звонок:

После успешного исходящего звонка, в существующем контакте будет создана запись разговора.

При звонке ответственного менеджера к новому клиенту, которого ещё нет в СРМ, необходимо создать сделку с контактом перед звонком. Только тогда запись об исходящем звонке будет добавлена в СРМ в сделку по данному клиенту.

Звонок принят/совершен неизвестным сотрудником.

Если звонок принят/совершен неизвестным сотрудником, будет создана задача на старшего менеджера с информацией об этом звонке для проверки настроек интеграции.

ВАЖНО:

Контакты и сделки в Hubspot будут дублироваться, если номер клиента указан в формате отличном от +380ХХХХХХХХХ или 380ХХХХХХХХХ т.е. от международного формата. Если контакты и сделки в вашей CRM-системе создаются сторонней интеграцией или же вы создаёте их вручную, придерживайтесь международного формата номера без разделителей. В таком случае при добавлении данных по звонку в CRM-систему Ringostat сможет найти ранее созданную сделку и контакт вместо создания дубля.

Умная переадресация 

Ни для кого не секрет, что каждый владелец бизнеса старается максимально автоматизировать бизнес-процессы, увеличить эффективность работы отдела продаж, а также уменьшить время дозвона клиентов в его компанию.

Для решения данных вопросов, а также для удобства использования телефонии, мы рекомендуем настроить "Умную переадресацию звонков", которая позволит правильно распределить звонки между менеджерами и связать клиента с менеджером ответственным за сделку в 1ю очередь.
Принцип работы:

При звонке на схему переадресации с направлением "Ответственный менеджер":

  • Ringostat будет искать открытые сущности согласно последовательности в настройках
  • Звонок будет переадресован на направления ответственного менеджера в первой найденной сущности
  • Если ответственный за сущность не найден — звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме или завершен, если направления отсутствуют.
    Для этого вам необходимо сделать следующие шаги:
    1. Создать блок переадресации, с направлением “Ответственный менеджер"

    2. Выбрать приоритет направлений звонка

    Например при этой настройке Ringostat вначале будет проверять ответственного за контакт и только потом за сделку.

    На этом настройка умной переадресации звонков – завершена!

Была ли статья полезной?